#674 Der visualPM im Urlaubsmodus

Der Urlaub ist zwar schon wieder vorbei, aber trotzdem befindet sich der visualPM noch im Urlaubsmodus. Bei einem Besuch bei Fortnum & Mason in London bin ich über einen Weinführer gestolpert, der gleich mein „visuelles Herz“ hat höher schlagen lassen: Wine Folly. Nachdem hier schon von über visuell gestaltete Kochbücher berichtet wurde, braucht es natürlich auch für Wine Folly einen eigenen Blog-Post – aber seht selbst:

#673 Urlaubstweets zur Arbeitssicherheit

#672 Mockups – kinderleicht

Ein Mockup (englisch für Modell oder Attrappe) kommt u.a. in der Software-Entwicklung oder im Webdesign zum Einsatz. Mockups können mit spezieller Software entwickelt werden, aber im Prinzip auch mit Powerwpoint, Visio & Co. Genauso möglich ist natürlich der Einsatz von Papier und Bleistift, Flipchart oder Whiteboard wie im Beispiel hier von Jonas (12 Jahre) der eindrucksvoll die neu auf seinem Tablet installierte Spider-App mit diesem Mockup nachdokumentiert:

Abgesehen von der Tatsache, dass das Beispiel nicht nur zeigt, dass man auch ohne spezielle Werkzeuge grafisch dokumentieren/arbeiten kann, belegt es weiter, dass visuelles Arbeiten kinderleicht ist.

Danke, Jonas!

#671 How to… openPM

Nicht nur für unsere Freunde vom PMCampHH entstand diese kleine Dokumentationsanleitung für das Wiki von openPM. (Einen Vorläufer in Englisch gab es schon mal für das PMCamp Barcelona.) Jetzt fehlen nur noch mehr Mitstreiter. Egal ob nur ein zusätzlicher Link, eine Grafik oder das Fotoprotokoll eine Barcamp-Session. Jeder geteilte Beitrag ist ein Geschenk für die Community! Also: mitmachen!

#670 Projekmanagement Missverständnisse

Immer wieder gerät man in Projektmanagement-Grundsatzdiskussionen, die letztlich auf grundlegenden Missverständnissen beruhen:

(1) Projektitis – Alles  wird zum Projekt

Natürlich kann man PM-Werkzeuge auch für Nicht-Projektmanagementaufgaben sinnvoll einsetzen, aber bitte mit Sinn und Verstand. Wenn alles – jeder Auftrag, jede Aufgabe – zum Projekt wird und einer vollständigen Projektsystematik unterworfen wird, dann ist der bürokratische Super-Gau vorprogrammiert.

(2) Falsch aufgesetzte Projekte

Wenn ich an einem Projekt beteiligt bin, heißt das noch lange nicht, dass ich für mich dafür ein eigenes Projekt aufsetzen muss. Letztlich gibt es nur ein Projekt und die Projektmananagement-Systematik sollte klar den Verantwortlichkeiten folgen.
Ein konkretes Beispiel: Als Berater in einem IT-Projekt stößt meine eigene Projektplanung an ihre Grenzen, wenn ich die Arbeit von Fachabteilung und IT-Servicemanagement mit plane, obwohl ich die dort anfallenden Aufgaben nicht aussteuern kann, sondern auf den Good-Will der Beteiligten angewiesen bin. Mache ich den Fehler trotzdem Termine für diese Zuarbeiten ohne das Commitment der Beteiligten auszuweisen, werde ich mich für jede Terminänderung in meiner Planung rechtfertigen müssen, ob ich sie zu verantworten habe oder nicht. Und die von mir ausgewiesenen Termine/Planungen könnnen möglicherweise bei anderen Beteiligten wiederum zu Fehlschlüssen führen, wenn sie sich auf diese nicht belastbaren Angaben verlassen. Werde ich möglicherweise von dritter Seite genötigt eine solche Planung auszuweisen (also eine Mischung aus (1) und (2)), dann liefere ich nicht nur inhaltlichen Unsinn, sondern bediene auch noch unnötige und irreführende Formalismen.

(3) Nicht aufgesetzte Projekte

Der dritte Fall sind Projekte, die nicht als solche behandelt werden. Wieder ein Beispiel: Die Entwicklung einer IT-Applikation ohne Projektstrukturen. Ohne definierte Verantwortlichkeiten sind Probleme vorprogrammiert. Auch wenn sich jeder der Beteiligten bemüht: Geteilte Verantwortung ist keine Verantwortung. Wenn jeder unkoordiniert seinen Beitrag leistet, besteht die Gefahr von Stückwerk. Die alte Geschichte von vielen Köchen und dem Brei.
Und bitte diese Forderung nach klaren Strukturen nicht als hierarchisches Modell missverstehen: Klare Verantwortlichkeiten gibt es auch im Agilen und in der Unternehmensdemokratie. Auch hier gibt es klare Rollen und Aufgabenverteilungen. Klare Strukturen statt Beliebigkeit!

#669 Karte der kreativen Methoden/Techniken

Nicht ein Osterei, sondern eine wunderbare Perle findet sich in der Osterausgabe der Süddeutschen Zeitung (26.03.2016). Im Feuilleton Großformat gibt es die Karte der kreativen Methoden/Techniken nach Ferran Adrià. Ja, Ferran Adrià ist dieser Spitzenkoch mit der Molekularküche. Seine Karte ist weit weniger küchenspezifisch als man vermuten möchte. Rein visuell ist die Karte beeindruckend, zum Einen in ihrer Komplexität und Vielfalt zum Anderen in Ihrem persönlichen Stil und Ausdruck eines Meisters seines Fachs.

#668 – 2016 und Office 2016

Neues Jahr, neues Glück und die Weihnachtstage auch noch genutzt um auf Office 2016 umzustellen.

Die Cloud Features interessieren mich dabei nicht. Die sonstigen Änderungen scheinen überschaubar.

Excel kann endlich ein paar neue Graphen (wie z.B. Wasserfälle und Treemaps, da ist Microsoft zuletzt der Konkurrenz hinterhergehängt), mit den neuen Hilfefunktionen Tell Me und Insights fehlt mir noch die Erfahrung, allerdings möchte ich auch nicht im Office mit Bing suchen.

In Outlook unter 2013 hatte ich zuletzt Probleme mit dem Social Media Connector, der Outlook zum Absturz gebracht hat. Seit der Umstellung ist dieses Problem nicht mehr aufgetaucht.
Eine spannende Entwicklungsrichtung zeigt das kostenlose Powerpoint Addin Mix, das soll zwar schon unter 2013 laufen, ich habe es aber erst mit 2016 zum Laufen gekriegt. Noch wirkt Mix etwas beta-mäßig, aber die Ideen könnten richtungsweisend für künftige Powerpoint-Versionen werden, denn plötzlich wird Powerpoint interaktiv, erlaubt Umfragen und unterstützt Medienintegration und das Mitfilmen des Bildschirms. Anbietern von ergänzenden Produkten wie Camtasia wird wahrscheinlich schon bange.

Begleitend zum Officepaket, gibt es auch meine LieblingsMindMapping-Software MindManager von Mindjet in einer Version 2016. Auf den ersten Blick mit ein paar Verbesserungen bzgl. Prozessdarstellungen (Flußdiagramme, Swim-Lanes, etc.), aber alles in allem weiterhin erschlagend mit seinem Funktionsumfang und verhältnismäßig teuer.

Achso, und bevor ich es noch vergesse:

Allen Lesern ein gutes neues Jahr 2016!

#667 Frohe Weihnachten + Futter für die Weihnachtszeit

Es liegt nicht ander „staden Zeit“, wie wir Bayern sagen, dass es hier im Blog etwas ruhig geworden ist. Ganz im Gegenteil. Und jetzt kommt im Weihnachtspost auch noch das Video aus dem Vorjahr, aber ich mag es halt so gerne und außerdem zeigen die Bilder, dass es auch letztes Jahr beim Christbaumschlagen noch sehr mild war.

In diesem Sinne wünsche ich allen Lesern, Mitstreitern und Kollegen frohe Weihnachten und einen guten Rutsch!

Und für alle, denen über die Weihnachtstage langweilig werden sollte auch noch etwas Futter:

Lesefutter: Picture your Business Strategy von Christine Chopyak

Der visualPM ist natürlich immer auf der Suche nach neuen Inspirationen zum Thema Visualisierung und dieses Buch bietet thematisch vor dem Hintergrund von Geschäftstrategien viele Anregungen, Skizzen und Konzepte. Es wird der Bogen geschlagen einmal von Einfachheit bis hin zur Komplexität  und auf der anderen Seite von der Strategie bis hin zur Ausführung/Umsetzung. Der Prozess der Geschäftsprozessvisualisierung wird in drei Akte/Prinzipien eingeteilt: Picture the outcome, Capture complexity, Create possibilities.

Chopyak, Christine; Picture Your Business Strategy. Transform Decisions with the Power of Visuals, New York 2013, ISBN: 978-0-07-181503-1

Was für die Ohren: Gunter Dueck über Schwarmdummheit

Statt Dueck zu lesen, kann man ihn auch hören, z.B. im zweiteiligen Podcast-Interview von Bernd Geropp:

Teil 1 / Teil 2

Was für Augen und Ohren: Niels Pfläging auf Youtube

Niels war nicht nur einer der Impulsgeber auf dem PMCampBER, sondern im Laufe des Jahres habe ich auch ein paar seiner Bücher gelesen und zwar nicht nur die neuen Komplexithoden, sondern auch sein Beyond Budgeting und Führen mit flexiblen Zielen. Jüngst bin ich auf Youtube über einige Videos von ihm gestolpert.

Und noch mehr für die Ohren: Alternativlos.org

Seit geraumer Zeit höre ich Podcasts beim Autofahren. Mit dem Hardcore-Podcast von Frank und Fefe habe ich dabei so einige Stunden verbracht. Die beiden kommen aus dem Umfeld des Chaos Computer Clubs und senden entgegen aller Moden schon mal über 2 Stunden am Stück. Manchmal starker Tobak mit einer Prise Veschwörungsthorie, aber dennoch zwei, die etwas zu sagen haben. Die Themen reichen von Politik, Cyberwar bis hin zur Medienkritik. Mitunter holen sie sich illustre Gäste, wie Sascha Lobo, Frank Schirrmacher oder Mathias Döpfner. Wer also Zeit und Lust hat kann hier reinhören.

#666 Best of… SWOT

Dieser Beitrag entstand ursprünglich in der Beta-Phase von openPM, als ein erster Muster-Artikel für das Wiki und widmet sich der SWOT-Analyse, einem Klassiker der Betriebswirtschaftslehre, die allerdings allzu häufig nur auf eine Vier-Felder-Matrix reduziert wird. Der Artikel hingegen widmet sich hingegen einer ausführichen Beschreibung. Der ursprüngliche Beitrag ist hier zu finden.

Profil/Beschreibung

SWOT steht für Strength, Weaknesses, Opportunities und Threats – also für Stärken, Schwächen, Chancen und Bedrohungen (häufig auch als Risiken übersetzt). Die SWOT-Analyse ist eine Methode zur Entwicklung von Handlungsstrategien, die darauf aufbaut die Ergebnisse einer Analyse der externen Umwelt (Opportunities & Threats) der Analyse der eigenen Stärken und Schwächen gegenüberzustellen und dann zu prüfen welche Handlungsoptionen entstehen, wenn eigene Stärken auf Chancen oder auf Bedrohungen treffen und das gleiche auch für die eigenen Schwächen.

Der Ursprung der SWOT-Analyse kann vermutlich der strategischen Designschule der 80er Jahre zugeordnet werden, wobei die Grundidee eine externe und eine interne Analyse zu kombinieren weit älter ist. Mancherorts wird hierzu bereits Sun Tsu´s Werk „Über die Kriegskunst“ (ca. 500 v. Chr.) angeführt.

Vorgehen/Blueprint

1. Interne Analyse (z.B. in den Bereichen Marketing, Forschung und Entwicklung, Management, operativer Betrieb, Finanzne, HR, etc.) 
|Den ganzen Beitrag lesen…

#665 Mein Selbstorganisations-Setting

Dies ist die Langfassung meines Beitrags zur aktuellen Umfrage auf openPM: „Wie organisiert Ihr euch selbst?

Grundsätzlich folge ich keiner festen Schule/Lehre. In vielen Punkten habe ich mich inspirieren lassen von David Allen (Getting things done). Zeitweise habe ich mich an Inbox-Zero versucht, aber dank vieler Auto-Notifications halte ich das nicht durch. Andere Restriktionen ergaben sich aus Kundenprojekten: auch wenn das heute vielleicht nicht mehr so strikt erforderlich ist, hänge ich deswegen sehr stark in einer Microsoft Windows/Office-Welt, mobil auf Android, zu einer dritten Plattform (das wäre dann Apple) habe ich einfach keine Lust – nicht noch eine Welt administrieren! Angebissenes Obst kommt mir deshalb nicht ins Haus.

Aber bevor ich mich in einer reinen Tool-Auflistung verzettel, fangen wir doch ganz vorne im Prozess an.

Inbox

Als „Inboxen“ nutze ich zuallerst Outlook, Evernote, eine Papierkladde (A4) und meinen heimischen Schreibtisch. Zeitweise war ich auf dem Weg Microsoft OneNote zu nutzen, aber die Arbeit auf verschiedenden Clients (eigene) und Tools mit restriktiven Einschränkungen verbunden beim Kunden, haben Evernote zu meiner ersten Wahl gemacht. Weil mein bevorzugter Browser Chrome teils auch solchen Restriktionen unterliegt und ich meine Bookmarks dann doch nicht über aller Browser synchronisieren kann, sind meine Bookmarks auch nach Evernote gewandert und Chrome ist auf dem absteigendem Ast. Outlook (Kalender & Kontakte) synchronisiere ich mittels gSyncit mit der Android-Welt. Als Backup und für Migrationen von Outlook hat sich MOBackup bewährt. Am Papier geht noch nichts vorbei uns sei es um spontan mit Sketchnotes zu spielen, aber das ist nur temporär und alles was dauerhaft Bestand haben soll wird früher oder später digitalsiert, entweder per Scanner oder mit dem Smartphone abfotografiert. Meinem Schreibtisch kommt insofern eine besondere Rolle zu, als er unter der Woche eben auch als „Inbox“ fungieren muss. Da wandern schnell mal abends nach der Rückkehr vom Kunden noch ein paar Unterlagen auf den Schreibtisch, die dann erst am Wochenende abgearbeitet werden.

Kalender

Terminlich organisiere ich mich, wie nicht anders zu erwarten mit Outlook. Die Aufgaben habe ich zeitweise in Outlook genutzt, derzeit bevorzuge ich aber eher Evernote und tagesweise die Papierkladde. Das Druchstreichen erledigter Aufgaben auf einem Stück Papier ist halt durch nichts zu ersetzen. Temporär kommen auch mal kleine Helferlein, z.B. in Form von Excel-Listen zum Einsatz, deren Einsatz aber immer zeitlich begrenzt ist. Sie dienen eher dem einmaligen Sammeln und Strukturieren als der dauerhaften Abarbeitung.

Archiv

Als Archiv dient mir meine Festplatte, brav regelmäßig auf ein NAS gespiegelt, mit den Schätzen der letzten 20 Jahre, unzählige Beispiele, Vorlagen, Scans. Eigene und gekaufte Powerpoint-Bibliotheken, kleine Werkzeuge, selbst gebaut oder gesammelt,… Die Spiegelung/Synchronisation stelle ich gerade auf FreeFileSync um. Da bin ich aber noch am Erfahrung sammeln.

Werkzeuge

Zu den „großen“ Arbeitswerkzeugen zählt vor allem Office. Im Office Paket nutze ich vor allem Outlook, Excel, Word, Powerpoint, aber auch Access und Visio, gelegentlich auch Project. Beim Kunden kommt auch häufig Sharepoint in Kombination mit Office zum Einsatz (z.B. Accesss als Frontend zum Verbinden von Sharepoint-Tabellen). Ergänzt wird der Office-Einsatz durch einige Zusatzprogramme und Add-Ins. Hier wären zu nennen, der gute alte Mindmanager (ganz frisch in der Version 16), Nuance Dragon Naturally Speaking, think-cell,… Künftig könnte Office Mix interessant werden (scheint unter Office 13 noch nicht sauber zu laufen, könnte aber unter 16 andere Software, die sich im Laufe der Zeit angesammelt hat, wie z.B. Camtasia ersetzen).

Kommen wir zu den kleinen Helferlein: Screenshots mit Greenshot, statt mit Bordmitteln. Keepass als Passwortmanager. GIMP für die Bildbearbeitung. Starmoney für das Online-Banking mit HBCI, obwohl das mittlerweile scheinbar auch im Browser passabel funktioniert. Nachdem Google den FeedReader hat sterben lassen, bin ich zu Feedly gewechselt. XING und LinkedIN dienen als sich selbst aktualisierende Adressbücher.

Mein Office nutze ich normalerweise nicht in der Cloud. Ich schleppe meinen Notebook ja auch überall mit hin. In der Cloud kommt dann die Android-Strategie zum Tragen. Im Kernteam von openPM haben wir uns stark mit Google Bordmitteln von G+, über Hangouts, Hangouts on Air und auch dem GoogleDrive organisiert.  (Was für die Organisation der Erstellung von Inhalten, die später eh unter Creative Commons Lizenz stehen nicht problematisch ist.) Privat kann statt dem GoogleDrive auch mal die DropBox zum Einsatz kommen, aber eben nur sehr zurückhaltend und meist zeitlich begrenzt. Bei Skype bin ich noch nicht richtig angekommen, aber zukünftig dürfte Skype wohl auch immer tiefer in das Microsoft Office integriert werden. Twitter nutze ich auf den PM-Camps und als Marketing-Medium für diesen Blog.

Meinen Kindle möchte ich nicht mehr hergeben. Bei Fachbüchern nutze ich viel die Markierungen und lese meine Markierungen und Notizen am PC aus. Zu meiner persönlichen Weiterbildungsstrategie gehört auch dieser Blog, weil ich mich gezielt mit Themen auseinandersetze und die dazu gehörigen Posts dann hier erscheinen.

Ausstattung

Kommen wir zu guter letzt zur physischen Büroausstattung. Meinen Ultrabook (aktuell ein Acer Tracelmate) schleppe ich in meinem „Berater-Rucksack“ (der wiederum ein Kapitel für sich ist) überall mit. Im heimischen Büro wartet die passende Docking-Station mit zwei Monitoren, die wiederum seit August auf meinem Varidesk platziert sind. Der Varidesk macht im Handumdrehen aus meinem (alten) Schreibtisch ein Stehpult und ist erstaunlich stabil. (Rezensionen zum Varidesk gibt es u.a. bei Gitte Härter oder Stefan List – wahrscheinlich sind wir alle über das gleiche Inserat in der Brandeins gestolpert.)

Um visuelles Arbeiten besser zu unterstützen kann mein Multifunktionsdrucker auch bis zu A3 drucken. Für das Visuelle braucht es natürlich auch Whiteboard, Flipchart und Magnetwände. Diverse A0-Templates wie der openPM-Canvas stehen auch bereit.

Natürlich ist diese Aufzählung auch nicht vollständig und immer wieder treibt der Spieltrieb mich an auch mal was Neues auszuprobieren.