Archiv der Kategorie ‘Projektmanagement‘

 
 

Mit der KI das Bürokratiemonster bezwingen

Bei all meiner Skepsis gegenüber dem Einsatz von KI im Projektmanagement habe ich dann doch einen Anwendungsfall für mich entdeckt: Die Bürokratiebefriedigung.

Zumindest im Konzernumfeld kennt das doch jeder. Da gibt es Applikationen, Checklisten & Formulare, die bedient werden müssen – egal ob Projektmanagement, Risikomangement oder bei anderen Fragestellungen. Mittlerweile natürlich alles digital.

All zu oft werden diese Frage-Antwort-Spielchen dann zum Selbstzweck und wir müssen uns Antworten aus den Fingern saugen, versuchen verzweifelt irgendwelche generischen Aussagen abzuleiten und umzubiegen, aber damit ist jetzt Schluss, dank der KI!

Also nicht dass es jetzt weniger unsinnige Tätigkeiten in der Welt gäbe, aber die KI hilft uns bei der kreativen Beantwortung, bei der Bürokratiebefriedigung oder der Bezwingung des Bürokratiemonsters.

Satya Nadella (Microsoft CEO) hat auf dem Weltwirtschaftsgipfel 2023 in Davos ganz in diesem Sinne über die Möglichkeiten von Chat-GPT & Co berichtet:

[…]  I saw was a rural Indian farmer trying to access some government program, so he just expressed a complex thought in speech in one of the local languages that got translated and interpreted by a bot, and a response came back saying go to a portal and here is how you’ll access the program, and he said look, I’m not going to the portal, I want you to do this for me, and it completed it, and the reason why it completed it was because they had a developer building it who had taken GPT and trained it over all of the government of India documents and then scaffolded it with speech recognition software,“ he said.

Satya Nadella (Microsoft CEO)

Aber jetzt ist auch wieder gut mit den KI Themen hier auf schlossBlog. Also nicht, dass KI künftig als Thema ausgeschlossen ist, aber diese kleine Reihe endet hier.

Anmerkung & Quellen:
Das Logo im Beitrag ist „geklaut“ in der englischen Wikipedia und wurde selbst von der KI (Dall-E) kreiert, mehr dazu auf der dazu gehörigen Wiki-Commons-Seite von Wikipedia (inkl. dem zugrundeliegenden Prompt).
Ein erster Beitrag zur KI auf schlossBlog findet sich hier: Jetzt auch noch KI…
Und dann ging es um Belastbarkeit & Grenzen und um Anwendungsfälle, bis hin zur kognitiven Dissonanz der KI.
Zuletzt haben wir dann rechtliche Aspekte beleuchtet, bevor wir uns dem Projektmanagement zugewendet haben.

openPM Canvas

Nachdem openPM etwas im Dornröschenschlaf weilt, das alte Wiki abgeschaltet ist und die Seiten aktuell nur ohne SSL Zertifikat erreichbar sind, hier ein alternativer Download für die Canvas Vorlagen:

Eine statische Variante des openPM Wikis ist weiterhin verfügbar (allerdings ohne SSL-Zertifikat). Die Canvas-Seite wäre hier zu finden.

Ein älteres Tutorial zum openPM Canvas von mir gibt es auch auf Youtube:

KI und Projektmanagement

Ehrlich gesagt langweilen mich die „KI und….“ Fragestellungen. Jedes Gebiet, jede Branche meint jetzt KI für sich thematisieren zu müssen. Torsten Koerting war einer der ersten im deutschsprachigen Raum (Amazon Affiliate Link), der diese Frage für das Projektmanagement gestellt hat. Das Projektmagazin hat dazu ein Whitepaper und eine Blogparade am Start, auf dem PMCamp Stuttgart 2023 hat uns Oliver Kretzschmar demonstriert, wie die KI Projektmanagement Prüfungsaufgaben vorbildlich löst. Von der GPM gibt es die „KI in der Projektwirtschaft“ (ebenfalls Amazon Affiliate Link).

Alles schön und gut.

Ich bin auch völlig überzeugt davon, dass wir in Projekten mit und an der KI arbeiten werden, aber an den großen Mehrwert für das Projektmanagement glaube ich nicht oder halte ihn zumindest für überbewertet. Vielleicht liegt das an meinem Verständnis von Projekten und Projektmanagement.

Wenn die Einzigartigkeit ein elementares Beschreibungselement von Projekten ist, dann ist auch klar, dass probabilistische Antworten an ihre Grenzen stoßen. In meiner persönlichen Sicht sind die wesentlichen Erfolgsfaktoren für Projekte vor allem Transparenz und Kommunikation. Zur Transparenz kann die KI sicherlich beitragen, natürlich auch für die Kommunikation, allerdings wird sie hier nicht weiche Aspekte ersetzen können. Haben wir nicht heute schon oft das Problem, dass eher technisch getriebene Kommunikation an ihre Grenzen stößt? Good old Watzlawick hat einmal das Wort geprägt „Man kann nicht, nicht kommunizieren.“ Wie geht die KI mit Nicht-Gesagtem um? Wie weit kann die KI unterscheiden zwischen dem was gesagt ist und dem was gemeint ist? Wie weit kann KI (unausgesprochene) Erwartungen antizipieren?

Selbstverständlich werde auch ich KI nutzen. In Projekten und im Projektmanagement. Nur im Projektmanagement sehe ich sie nicht unbedingt als den Game Changer.

Einen Anwendungsfall im Projektmanagement habe ich übrigens durchaus für mich entdeckt, aber der ist Gegenstand des nächsten Beitrags.

Anmerkung & Quellen:
Das Logo im Beitrag ist „geklaut“ in der englischen Wikipedia und wurde selbst von der KI (Dall-E) kreiert, mehr dazu auf der dazu gehörigen Wiki-Commons-Seite von Wikipedia (inkl. dem zugrundeliegenden Prompt).
Ein erster Beitrag zur KI auf schlossBlog findet sich hier: Jetzt auch noch KI…
Und dann ging es um Belastbarkeit & Grenzen und um Anwendungsfälle, bis hin zur kognitiven Dissonanz der KI.
Zuletzt haben wir dann rechtliche Aspekte beleuchtet.

Best of: ZoomIn – Das Projektinterview

Drüben im Projekt-Werkraum auf LinkedIn haben wir eine Reihe mit Projektinterviews gestartet. Unser erster Gast war Ralph Joacham, agiles Urgestein, Trainer und u.a. Autor von „The Professional Product Owner“.

Und als kleines Weihnachstspecial erscheint diese Woche noch Folge 2 mit dem nächsten Gast – seid gespannt!

PVM 2023

Heute frisch angereist zur PVM nach Hagen. Die PVM ist eine Fachtagung zweier Fachgruppen der Gesellschaft für Informatik (Vorgehensmodelle und Projektmanagement) in Kooperation mit der Fachgruppe IT-Projektmanagement der GPM e.V. und PMI Germany Chapter e.V..

Dieses Jahr geht es um nachhaltige IT-Projekte.

Morgen darf ich in einem Kompaktbriefing das Thema Ethik & Compliance in Projekten vorstellen. (Die Folien gibt es hier.)

Ethik und Compliance? Da war doch mal was… Ja, richtig dazu gibt es auch ein LinkedIn Learning Training von uns.

Improvisation bis zum Schluss

Es fehlt noch die letzte und abschließende Folge von „Projekte – spielend erfolgreich“: Improvisation bis zum Schluss

Die ganze Video-Reihe basiert inhaltlich auf einem Vortrag, den ich ursprünglich im Juni 2022 auf den PMDays der Kayenta gehalten habe. Es handelt sich aber nicht um einen Mitschnitt, sondern um eigens produzierte Videos.

Folge 1: Projekterfolg
Folge 2: Dimensionen des Erfolgs
Folge 3: Spiel und Spielen
Folge 4: Gamification und Serious Play
Folge 5: Lego Serious Play
Folge 6: Scrum Simulation & Agile Games
Folge 7: Visualisierung
Folge 8: Storytelling
Folge 9: Die Canvas Idee
Folge 10: Facilitation
Folge 11: Improvisation bis zum Schluss

Eine Übersicht meiner LinkedIn Learning Kurse finden Sie hier: https://www.linkedin.com/learning/instructors/bernhard-schloss

Zwischenfazit

Mit einem Post hier und einem weiteren auf LinkedIn, aber auch in einer ganzen Reihe persönlicher Gespräche habe ich zuletzt die „Krise“ von openPM und den PMCamps thematisiert. Die rückläufige Nachfrage trotz gegenseitiger Wertschätzung (zumindest im Kern) war für mich zunächst nicht nachvollziehbar. Zeit ein kleines Fazit aus den Gesprächen zu ziehen.

Wer geantwortet hat und was geantwortet wurde bestätigt die Wertschätzung, aber zeigt auch eine gewisse Müdigkeit – zumindest in der ersten Generation. Ein möglicher Generationswechsel wurde sicherlich auch von diesem Corona sabotiert, weil genau zum falschen Zeitpunkt die Kontinuität durchbrochen wurde. Als Erklärung für die Krise wäre das aber zu billig, aber vermutlich war dies ein Brandbeschleuniger.

Das gesammelte Feedback ist sehr spannend, weil wirklich jede Antwort ihren Punkt hatte und trotzdem die meisten für mich nicht die eigentlich Ausgangsfrage erklären konnten.

Meine Hypothese war ja, dass Projekte ungebrochen Bedeutung haben, vielleicht sogar mehr denn je und die jüngste Studie „Projetkifizierung 2.0“ der GPM bestätigt das auch.

Unbestritten hat sich das Feld verändert: Stand am Anfang von openPM und den PMCamps noch die Polarität von traditionellem und agilem Projektmanagement, so ist diese längst aufgehoben. Agilität ist im Mainstream angekommen, zudem hybrides Projektmanagement, Kontextorientierung und Tailoring (wie es in der aktuellen PMBOK Version heißt). Gleichzeitig flacht der Hype um dieses „agile“ ab (also nicht das Agilität an Bedeutung verlieren würde, aber Agilität als Modererscheinung ist durch).

Das sind alles Punkte die eine inhaltliche Anpassung erfordern, aber per se nicht den rückläufigen Trend erklären, denn durch die Vielfalt, müsste der Bedarf je sogar noch zugenommen haben.

Kritik alter Kämpen, dass die ursprünglichen Mitstreiter längst andere Bedarfe haben und sich weiterentwickelt haben kann ich nachvollziehen, aber dafür müssten eigentlich andere Interessenten und neue Fragen nachgekommen sein.

Auch die Frage nach Qualität und Substanz kann ich durchaus nachvollziehen, nur – um ehrlich zu sein – das erklärt nicht die Veränderung, denn dieses Qualitätsproblem gab es von Anfang an. Das Substanzproblem hatten wir partiell schon immer.

Persönlich ist für mich auch der wertvollste Beitrag aus der Bewegung mein gewachsenes Netzwerk und Eure Antworten bestätigen mich darin: Vielen lieben Dank allen, die sich an der Diskussion beteiligt haben! Hier scheint das Netzwerk noch zu funktionieren.

Ein Problem ist sicher auch die Freiwilligenkultur. Ehrenamtliches Engagement hat in vielen Bereichen zu kämpfen, vermutlich wegen der zunehmenden Individualisierung unserer Gesellschaft. Hinzu kommt eine fehlende Wertschätzung: „Was nichts kostet, ist nichts wert.“ Das ist tatsächlich ein wiederholtes Feedback aus dem PMCamp Umfeld („Mein Firma zahlt das nicht. Das ist zu billig. Das kann ja nichts taugen.“).

Skurrilerweise scheinen kommerzielle „Konkurrenz“-Angebote durchaus noch zu funktionieren – ich denke da neben den Verbandsaktivitäten an die PMWelt des Projektmagazins, die PMDays der Kayenta oder auch meine eigenen LinkedIn-Learning Angebote. Und auch da treffe ich immer wieder alte Bekannte und Inhalte. Die Themen haben also noch immer eine Relevanz.

Jetzt könnte man noch viel lamentieren über die Generation Z, geändertes Medienverhalten und die Informations-Überflutung („viel zu viel von allem“). Im vorangehenden Beitrag habe ich deswegen die These der Überforderung aufgestellt, aber die Überforderung würde eigentlich eine steigende Nachfrage nach Hilfsangeboten noch viel besser erklären als eine sinkende.

PROJEKTE ABGESCHAFFT

Ein spannender Einwurf kam von Marcus Raitner mit dem Hinweis, dass es Unternehmen gibt, die längst keine Projekte mehr machen. Hinter dem Argument, das auf dem Papier sogar stimmt, steckt aber eine gewisse Polemik (also nicht von Marcus, sondern von der Idee her), denn natürlich haben diese Unternehmen weiter (und zwar ungebremst) Veränderungs- und Entwicklungsvorhaben. Der liebe Kollege Eberhard Huber würde von „projektartigen Strukturen“ sprechen.

Das nur als Etikettenwechsel zu bezeichnen würde aber zu kurz greifen, denn zumindest in ihrer organisatorischen Einbettung, ihren Rollen und ihrer Methodiken gibt es Abweichungen zum Body of Knowledge (egal ob traditionell oder agil) des Projektmanagement (und ich meine hiermit nicht den PMBOK, sondern unsere gesamte Disziplin). Von Christian Vogel kam das Feedback, dass es in seinem Umfeld zwar noch Projekte gibt, aber eher in Produktstrukturen.

Eine interessante Erfahrung durfte ich 2022 in einem Agenturumfeld machen: Dort versicherten mir alle Mitarbeiter, dass sie nahezu 100% in Projekten arbeiten, aber gut 2/3 hatten noch nie ernsthaft von agilem Projektmanagement gehört. In meiner Naivität hätte ich erwartet, dass ein „professioneller Projektarbeiter“, auch wenn es für seinen Kontext vielleicht nicht relevant sein mag, zumindest den Begriff kennt.

Die letzten Punkte führen mich zu einer neuen (überarbeiteten) These:

Projekte sind nicht nur unverändert wichtig, sondern sogar noch wichtiger geworden, allerdings sind wir in unserer Domäne (und das geht weit über openPM und die PMCamps hinaus) dem Trugschluss aufgesessen uns auf „formale“ Projekte zu fokussieren, also auf Projekte, die auch mit einer gewissen Systematik aufgesetzt und verfolgt werden. Das geht aber an den Bedürfnissen vorbei, denn viele „Projekte“ folgen in der Praxis gar nicht diesen formalen Regeln, vielleicht folgen sie sogar ganz eigenen Regeln. Wo man einem formellen Projektmanagement folgt, finden auch etablierte und kommerzielle Angebote. Offene Angebote, wie openPM werden eher als diffus wahrgenommen.

Das soll jetzt weder ein Plädoyer für oder gegen „nicht-formale“ Projekte sein, sondern erstmal rein deskriptiv eine Feststellung über die gängige Praxis.

Zu Projekten, die nicht einer Projektmanagement-Systematik folgen noch ein paar Beispiele:

  • Produktmanagement: Wenn man in Produktlebenszyklen denkt und in Produktgenerationen, dann ist der Zeithorizont nicht nur abweichend von klassischen PM-Systematiken, sondern oftmals auch die Rollen. Im Agilen ist u.a. der Product Owner der Versuch solche Rollen aufzufangen. Die Langläufigkeit führt zu einer engen Verzahnung mit der Regelorganisation.
  • Vertrieb: Na klar, ist hier auch von Projekten die Rede – oder von Kampagnen, aber organisatorisch ist hier mitunter die Regelorganisation dominant.
  • IT: Der Spagat zwischen Entwicklung und Betrieb ist nichts Neues. Konzepte wie DevOps versuchen dies abzubilden. Durch zunehmende Standardisierung, Virtualisierung und Verlagerung in die Cloud verändern sich hier vor allem die Betriebsszenarien, aber das hat auch Auswirkungen wie IT-Lösungen heute entwickelt, eingeführt, kontinuierlich weiterentwickelt und dann letztendlich betrieben werden.

Einen letzten ganz bemerkenswerten Ausreißer liefert uns Reinhard Wagner (ausgerechnet der Autor der Projektifizierungsstudie) in seiner Antwort zu meinem LinkedIn-Post:

Wir sind leider zu stark auf die Wirtschaft und das Management, also die so „professionelle“ Seite des Projekt-MANAGEMENTS fokussiert, dass wir die soziale Seite des Projekt-ORGANISIERENS aus den Augen verloren haben. Schau Dich mal in der Kunstszene um, bei Wohlfahrtsverbänden, in der Bildung (Projektunterricht), im Sport werden Projekte gemacht und auch bei Fridays4Future & Co. werden Projekte realisiert.

Wir sollten uns im Sinne der Vielfalt den Herausforderungen der nicht-formellen oder nach abweichenden Systematiken betriebenen Projekten stellen, statt diesen Teil auszublenden. Das heißt ja nicht PM-Systematiken über Bord zu werfen, aber anscheinend gibt es noch weit mehr Anwendungsfelder und Anforderungen, die bisher ignoriert wurden oder zu kurz gekommen sind.

Wir brauchen wohl einen offeneren Ansatz. Vielleicht findet sich dafür dann auch wieder eine erweiterte Community.

Projekte spielend erfolgreich: Facilitation

In Folge 10 der Reihe „Projekte – spielend erfolgreich“ geht es um Facilitation, also um Meetings, Moderations-Methoden und Rollenmodelle wie Facilitator & Recorder.

Die vorangehenden Folgen der Reihe waren:

Folge 1: Projekterfolg
Folge 2: Dimensionen des Erfolgs
Folge 3: Spiel und Spielen
Folge 4: Gamification und Serious Play
Folge 5: Lego Serious Play
Folge 6: Scrum Simulation & Agile Games
Folge 7: Visualisierung
Folge 8: Storytelling
Folge 9: Die Canvas Idee

Best of schlossBlog: Kontextanalyse & Context Map

Jedes Projekt, jede Aufgabe ist kontext- und situationsspezifisch. Entsprechend von zentraler Bedeutung sind Kontext- und Umweltanalyse. Als Freund von Graphic Facilitation ziehe ich dafür gerne Vorlagen wie die Context Map von The Groove oder in einem betriebswirtschaftlichen Umfeld die Branchenanalyse nach Michael E. Porter heran:

Was mir bisher gefehlt hat ist eine frei verwendbare Vorlage und so entstand meine eigene Fassung einer Context Map, die ich hier gerne teilen möchte und die unter Creative Commons Lizenz jedem zur Nutzung frei steht (pdf-Downloads finden sich am Ende des Artikels):

Unser Ausgangspunkt ist zunächst eine Blackbox. Das kann ein Projekt sein, eine Aufgabe, eine Dienstleistung, eine Problemstellung, ein Prozess,…

Unterzieht man unsere Blackbox einer einfachen Prozessbetrachtung, so wird es Input-Faktoren geben, also Dinge, die direkt in die Blackbox eingehen oder sie bestimmen und Output-Faktoren auf der anderen Seite. Wenn ich mit Porter ein Produkt analysieren würde, dann könnten links die Lieferanten und rechts die Kunden stehen, aber das Schema ist bewusst abstrakt und somit vielseitig einsetzbar.

Die eigentlich Umweltanalyse erfolgt in zwei Sphären oberhalb unserer Kernbetrachtung. Externe Einflüsse können wir auf einer Mikro- und einer Makroebene unterscheiden. Auf der Makroebene würden sich etwa globale Entwicklungen, technische oder volkswirtschaftliche Entwicklungen niederschlagen, diese können sich aber möglicherweise auch auf einer Mikroebene auswirken, z.B. in einem lokalen Bebauungsplan, dem Staudamm vor Ort oder der lokalen Infrastruktur. Die Darstellung verzichtet bewusst auf eine Festlegung der Kategorien einer solchen Betrachtung. Die Anzahl der „Tortenstücke“ ist willkürlich. In der Context Map von The Groove werden beispielsweise politische Faktoren und Trends, Umweltklima und klimatische Trends, technologische Faktoren, Unsicherheiten und Kundenbedürfnisse als Kategorien genannt.

Neben dieser „abstrakt, globalen“ Umweltbetrachtung können wir aber auch unseren Kernprozess noch einer näheren Untersuchung unterziehen, denn Input, der Betrachtungsgegenstand selbst (Blackbox) und Output unterliegen ihrerseits konkreten Entwicklungen und Einflüssen, was im Schema jeweils mit „Disruption & Change“ dargestellt wird. Das können kleine Veränderungen und Einflüsse sein, aber auch grundsätzliche Regeländerungen und disruptive Entwicklungen.

Die Einsatzmöglichkeiten dieser Context Map sind vielseitig. Das Schema selbst ist abstrakt und muss erst von Fall zu Fall befüllt werden, aber bitte nicht als plumpes Formular, sondern als Faciltitation-Technik. (Mehr dazu im Beitrag Canvas-Kritik.)

Hier noch die pdf-Vorlagen der Kontext-Map in verschiedenen Formaten:

Viel Erfolg beim beim praktischen Einsatz dieses Templates!

PS: Und ein Erklärvideo gibt es auch noch zur Context Map.

Bedarf und Überforderung

Gerade führe ich einige Diskussionen, weil wir bei openPM und den PMCamps scheinbar an gewisse Grenzen stoßen.

Der Spirit dahinter ist unbestritten, trotzdem funktionieren die Angebote aktuell nicht.

Kommerzielle Angebote im gleichen Terrain scheinen noch Nachfrage zu finden, egal ob die PMWelt des Projektmagazins oder die PMDays der Kayenta. Was nichts kostest, zählt nichts, scheint ein echtes Argument zu sein. Aber das ist nicht alles.

Klar zwei Entwicklungen haben die Bewegung massiv runter gezogen:

(1) Die alten Kämpen waren jetzt ~10 Jahre am Start und haben wohlverdient zumindest ein Pause verdient. Die ersten Mitstreiter sind im Ruhestand. Fair enough.

(2) Corona hat zugeschlagen. Im ungünstigsten Zeitpunkt. Ja, wir hätten uns vermutlich wieder neu erfinden müssen, aber das ist durch die Corona-Zwangspause ausgeblieben. Zum Einen ging bei Corona die Kontinuität verloren, zum Anderen ist die Aufmerksamkeit und das „Recruitiung“ von Orga-„Nachwuchs“ ausgeblieben. Und das Projekt-Business hat sich in diesen Zeiten verändert.

Projekte sind wichtiger denn je. Wir sind mit mehr Projekten und mehr Projektteams denn je konfrontiert. Aber das spiegelt sich nicht bei openPM & Co wieder. Projektmanagement interessiert immer weniger. Aber eigentlich müssten immer mehr Menschen Fragen zu Projekten haben.

Also Bedarf ist da. Auch wenn kaum jemand drüber sprechen will. (Warum zum Teufel spricht „man“ nicht darüber?)

Der Austausch wird immer weniger.

Die sozialen Medien erleben ihre eigene Degeneration. Die Xing-Gruppen sind tot. LinkedIn profitiert – nur nicht unbedingt inhaltlich. Die Oberflächlichkeit in den einschlägigen Gruppen ist leider unverändert.

Heute habe ich einen Kollegen dazu befragt und der hat ein neues Schlagwort in die Diskussion geschmissen: ÜBERFORDERUNG.

Ist die aktuelle Entwicklung weniger ein Zeichen von von nachlassendem Bedarf sondern eher von Überforderung?

Klar: Diskussionen haben sich verlagert. Vieles von einem Agile Mindset ist mittlerweile Common Sense,. Und trotzdem: durch die Zunahme der Projekte, müsste auch der Bedarf an Austausch zugenommen haben – egal in welchem Medium, in welchem Format.

Aber die spannende Frage: Ist die rückläufige Nachfrage ein Symptom der Überforderung?

Und die nächsten Fragen:

  • Wie könnte man diese Fragen adäquat adressieren?
  • Und in welchen Formaten?

Überforderung könnte ein spannendes Thema sein.

Mir stellen sich aktuell viele Fragen:

  • Welcher Bedarf zum Austausch besteht aktuell wirklich?
  • Ich bin nicht old-school und die Formate und Antworten der Vergangenheit interessieren mich nicht, aber was sind die Formate der Gegenwart?
  • Welche Inhalte bewegen aktuell?
  • Ja, und auch an die old boys and girls: wie würdet ihr eine Fortsetzung sehen?

Und an dieser Stelle endet mein Latein und ihr seid gefordert!

Wie seht ihr den Bedarf, welche Möglichkeiten habe wir, gibt es noch eine Zukunft für openPM und die PMCamps oder sollten wir die lieber einstampfen, bevor es peinlich wird?



bernhardschloss.de