Archiv der Kategorie ‘Projektmanagement‘

 
 

PM-Training als Personalentwicklung

In der vergangenen Woche durfte ich das Team eines Kunden 2-Schulungstage (verteilt auf 3 Arbeitstage durch ein Projektmanagement-Training begleiten. Für die Tage hatten wir kein strenges Curriculum, sondern die Vorgabe war eher als Personalentwicklungs- und Förderungsmaßnahme gedacht. Entsprechend haben wir den Titel „Projektmanagement“ mehr als Thema/Motto verstanden und nicht als harte Vorgabe. Aufgrund der Hinweise und Wünsche des ersten Tages, konnten die Inhalte dann teilnehmerspezifisch für die folgenden Tage angepasst werden.

Nachdem es sich um ein verteiltes Team handelte, haben wir auch MIRO intensiv genutzt- hier ein Eindruck von einem unserer Boards:

Ich bin ja nicht unbedingt ein „Zertifizierungsfan“, aber ein so flexibel gestaltetes interaktives Schulungsangebot kann sicher einen wertvollen Beitrag für alle Teilnehmer leisten. Und wenn sie mich nicht alle angelogen haben (was ich jetzt nicht glaube), dann waren die Tage nicht nur intensiv und zielführend, sondern auch der Spaß in der Gruppe und am Lernen kam nicht zu kurz.

Wir haben ganz gezielt versucht auch über das Kursende hinaus Impulse zu setzen.

Vielen Dank, dass ich dieses Team auf ihrer Reise ein Stück begleiten durfte.

Agiles Projektmanagement auf LinkedIn Learning

Gerade wurde unser Kurs „Agiles Projektmanagement“ im Rahmen der Reihe »Beliebteste Kurse auf LinkedIn Learning« vom 1.9. bis 15.10.2021 für den deutschsprachigen Raum freigeschaltet, d.h. auch ohne Premium-Account habt Ihr kostenlos Zugriff auf den Kurs.

Daneben läuft weiterhin die Microsoft-Kampagne in deren Rahmen unser Lernpfad „Projektmanager:in werden“ ebenfalls kostenlos freigeschaltet ist.

Also los, was hält euch noch ab?

3-C in Project Management

As I am just preparing an English training in project management I am trying to sort my thoughts. I do not want to focus on traditional vs. agile (or even hybride), I would like to focus on what really counts in any kind project management and this is what I would call the 3-C approach, setting a clear focus in three areas – the three Cs:

  • Common Sense
  • Context
  • Communication

I have to admit: these three seem to be quite trivial but even knowing better we are loosing track on those so easily. Actually they even do not seem to be project management specific. But in complex challenges as projects are they are so important.

But let us have a short look on them.

Common Sense

Obviously we should practice common sense in everything. But do we really do that? Nothing against intuition but there are so many biases affecting our perception that we should be aware of.

Having a look on the agile manifesto most of its messages also seem to be just common sense. Even a traditional old school project manager would agree with most of them but why did theys became such a milestone for agile project management? (Got the irony?) Well, practice of traditional project management often became something very formal and bureaucratic. Focus on customers, working results and collaboration got lost. Of course that was not the fault of traditional project management, that´s just the fault of bad practice. And we can find bad practice anywhere – even in agile project management.

A last aspect of common sense I would like to reflect here: Due to their importance and complexity it should be quite obvious that we should try to face projects systematically and in a professional way (independent of the school we are following). Honestly, even this simple truth has to be recalled in our minds from time to time.

Context

Context is everything. There is no simple truth (beside the 3Cs). Most questions can only be answered with yes or no for a specific context. Even that 1+1=2 is only true in our sense of mathematics. The tricky thing with projects is that we usually don´t really know our context enough. That is a major difference to routine jobs and processes. There we do not even have to think about the context – it is a fixed setup. But projects are different. We have to explore the context first. And even worse: the context might not be something fix and can change anytime.

In my personal opinion even the choice of our project management approach (traditional/agile/hybride) should always be the result of our context. Too often this is handled differently: we are pressing our projects and their respecting context in our ideological setup. And later we wonder why we failed.

Communication

The last of the three Cs is communication. Any kind of collaboration needs communication. If we try to explore our context, try to learn, try to solve our problems, try to convince others, and so on. We always depend on communication.

In any complex area we can only reach transparencey through communication.

Again my personal opinion: one of the major success factors in SCRUM is the institutionalization of communication. Daily standups, retrospectives, etc. are a booster for our communication. They are the opposite of paper work and status reports. We shouldn´t take so much political care of the colour of our traffic lights in a status report and focus on our common understanding shared e.g. in our daily or any other form of communication. If a working commuication model is in place, the choice of our project management approach is less important.

There is nothing right or wrong on the various approaches of project management. In the end we well only be asked: Did we succeed? Did we reach our goal?

To be honest: even a perfect implementation of project management might fail. But the 3Cs, I mentioned here, can help to raise the probabilty to succeed – and not only in project management. Loosing the focus on them is a short track to failure.

Best of… Projektleiter „P“ – Wie entstehen Projekte?

Als kleine Fingerübung entstand dieses Erklärvideo über die Entstehung von Projekten.

Mal schauen, vielleicht wird das auch eine lose Video-Reihe hier im Blog. Solche Trainingsvideos sind ein Beispiel für visuelle Kommunikation, deren Bedeutung immer mehr zunehmen wird und deren Einsatzmöglichkeiten immer vielfältiger und auch einfacher werden.

Agiles PM – Requirements der Kunden

Auf LinkedIn hat mich (wohl aufgrund unserer agilen Projektmanagement-Angebote auf LinkedIn Learning) eine Frage erreicht:

„Was sind mögliche Requirements der Kunden?“ – also nicht allgemein, sondern im agilen Umfeld. Ich wurde um ein, zwei Stichworte gebeten.

Hier nun meine Antwort:

Also ganz ohne Kontext ist eine solche Frage nur schwer zu beantworten, da muss ich auf die Metaebene ausweichen:

Der Kunde benötigt frühzeitig erste Ergebnisse um zu Lernen und Feedback geben zu können.

Es gibt ein paar Voraussetzungen, die dafür erforderlich sind und die allzu leicht übersehen werden:

  • Die Requirements/Backlog Items/Users Stories müssen „schneidbar“/modularisierbar sein (historisch war ja auch die modularisierte Webentwicklung eine der Turbostränge des agilen Projektmanagements).
  • Entsprechend ist die Skalierbarkeit des Projekts/der Lösung häufig ein Problem. Es gibt zwar auch hoch skalierte Formen agilen Projektmanagements, ob diese aber immer den Namen „agil“ verdienen darf bezweifelt werden.

Wenn ich über meine Antwort von heute morgen noch weiter nachdenke, dann könnte man auch noch Voraussetzungen für die Zusammenarbeit im Sinne des Mindset des agilen Manifests anführen, aber da verlassen wir die Anforderungsebene noch mehr.

Wem weitere Aspekte dazu einfallen, der ist herzlich eingeladen die Kommentarfunktion zu nutzen.

Und was unsere agilen Projektmanagement-Trainings angeht: Der agile Lernpfad hat jetzt auch ein Prequel zum Berufsbild bekommen. Diesmal mit unserem Daniel im Lead, analog zum Prequel im allgemeinen PM-Lernpfad.

Im „allgemeinen“ Lernpfad finden übrigens agile, wie traditionelle Ansätze gleichermaßen Berücksichtigung. Der allgemeine Lernpfad „Projektmanager:in werden“ ist übrigens auch das von Microsoft für alle kostenlos frei zugänglich geschaltete Kursangebot – also auch ohne LinkedIn Premium Account.

PMCampVirtual

Freitag/Samstag waren wieder intensiv: PMCampVirtual war angesagt.

Eher eine kleine exklusive Runde, aber trotzdem intensiv und kein Abbruch gegenüber anderen PMCamps.

Highlight des PMCampVirtual sicher der Lighting Vortrag von Gitta Peyn.

Ich bin ja durchaus ein „Fan“ sozialer Systeme, selbst á la Luhmann, aber was mir fehlt ist die Verknüpfung materieller und sozialer Systeme. Nicht dass ich ein Technokrat wäre, aber die Entwicklung materieller Systeme kann durchaus zum Gamechanger werden. Regeln könne aus ihren Angeln gehoben werden. Auch Regeländerungen in materiellen Systemen interagieren mit sozialen Systemen.

Gestern im Briefkasten

Hamid Rahebi und Michel Frahm haben ein Buch über Megaprojekte im Bauwesen (Amazon Affiliate Link) geschrieben und u.a. der geschätzte Kollege Thomas Mathoi und meine Wenigkeit durften im Vorfeld ihre 5 Cent beisteuern. Ich glaube, die Autoren haben uns anfangs verflucht, aber unser Input hat sicher geholfen an der einen oder anderen Stelle nachzuschärfen.

Umso mehr freue ich mich für Michel und Hamid, dass sie ihr Werk jetzt auch in gedruckter Form in Händen halten können. Euch beiden herzlichen Glückwunsch!

Und auch Dankeschön für mein Exemplar samt Widmung.

Berufsbild: Projektmanagement

Unseren Lernpfad: Projektmanager:in werden gibt es schon eine ganze Weile und er wurde ja auch von Microsoft in die weltweite Qualifizierungsoffensive aufgenommen.

Jetzt haben wir noch einmal nachgelegt, d.h. eigentlich „vorgelegt“, denn der neue Kurs Berufsbild: Projektmanagement geht eigentlich den anderen Kursen voraus – ein Prequel sozusagen.

Einen Punkt aus dem neuen Kurs möchte ich gerne auch hier aufgreifen: Ja, die Projektmanagement-Standards und Methoden sind nicht in Stein gemeißelt und entwickeln sich weiter, aber: unsere Kursinhalte sind weiter relevant.

Niemand wird Projektmanagement neu erfinden!

Die überarbeitenten Standards der Verbände reflektieren lediglich aktuelle Trends und Entwicklungen. Wir haben nach der Veröffentlichung von ICB 4.0 unsere Kursunterlagen, die vereinzelt auf ICB 3.0 verwiesen haben, gereviewt, aber inhaltlich hat sich kein Änderungsbedarf ergeben, da wir von Haus aus den Blick über die Grenzen der einzelnen Standards hinaus gelenkt haben.

Auch zum Lernpfad agiles Projektmanagement wird ein ähnlicher Kurs, dann eingesprochen von Daniel Reinold folgen.

Eine Besonderheit teilen beide Kurse: Corona-bedingt können wir derzeit nicht in die Grazer Studios von LinkedIn und mussten daher auf einen reinen Screencast ausweichen, das hat aber besser geklappt als gedacht.

Facilitation im Projektmanagement

Neulich fragt Stefan Moser aus unserem Team der Masterclass, wieviel Facilitation denn in unseren Projektmanagement-Trainings steckt.

Nun vorab: Über Facilitation als Geheimwaffe im Projektmanagement habe ich erst im Projektmagazin geschrieben und ganz ehrlich: ich habe mich selbst in der Projektarbeit, sei es in eigenen Projekten oder in Kundenprojekten, immer als Facilitator verstanden – selbst als ich den Begriff noch gar nicht kannte.

Stefans Frage war für mich aber Anlass genug unsere LinkedIn Learning-Trainings noch einmal zu durchforsten.

Gleich zu Beginn ein Zitat aus der fünften Auflage des PMBOK: „Facilitation techniques have broad application within project management processes and guide the development of the project charter.“ (Affiliate Link zur aktuellen Ausagbe)

Das findet sich bereits im Werkzeugkasten für die Auftragsklärung in unserem Kurs zu Initiierung und Setup von Projekten. Es gibt an dieser Stelle auch schon einen Hinweis auf Graphic Facilitation (und Graphic Facilitation ist ja auch eines unserer Steckenpferde, denn Business Visualisierung gibt es von uns sowohl auf LinkedIn als auch in Buchform (Affiliate Link)).

Der PMBOK selbst nennt einige Beispiele für Facilitation-Methoden: „Brainstorming, Konfliktlösung, Problemlösung und das Management von Besprechungen sind Beispiele für Schlüsseltechniken die Moderatoren benutzen um Teams und Einzelpersonen zu helfen Projektaktivitäten erfolgreich durchzuführen.“

Zu den in unserem Kurs behandelten Facilitation-Techniken (ohne Anspruch auf Vollständigkeit) gehören Methoden der Umfeldanalyse, wie Stakeholderanalyse, Stakeholderdiagramm, Multiple-Cause-Diagramm, Context Map, Branchenanalyse, Moderations- und Analysewerkzeuge (angefangen mit der Kartenabfrage, Mindmaps, Gap-Analyse) und last but not least Ishikawa, Problemskizze und Canvas. Und wen wundert es da, dass sich dort auch der openPM-Canvas wiederfindet.

Natürlich geht es auch im Kurs Team, Führung, Zusammenarbeit um Facilitation, auch wenn der Begriff nicht explizit fällt.

Der Kommunikation in Projekten haben wir in unserem Lernpfad einen eigenen Kurs gewidmet. Dabei geht es natürlich auch um Moderation und Moderationskompetenz. Facilitation übersetzen wir an dieser Stelle als Prozessbegleitung und Moderation und geben noch den Tipp: Wirken Sie als Facilitator!

Auch in unserem Kurs zur Qualität stolpern wir wieder auf den PMBOK Hinweis zu Facilitation-Techniken.

Bei den Werkzeugen und Hilfsmitteln tauchen bei uns statt des unvermeidlichen MS Project dann so Konzepte auf, wie Coaching und Gamification und es geht um Lernen (Wissensmanagement hingegen haben wir im Kurs über den Projektabschluss berücksichtigt).

Der Kurs Krisen und Erfolg enthält eines unserer Lieblingskapitel der gesamten Lernpfades: Die Projektgeschichten. Und gleich in zweien dieser Projektgeschichten ist von Facilitation die Rede: Einmal bei den Anfangsschwierigkeiten bei denen wir Facilitation als Möglichkeit anpreisen Kommunikation und Zusammenarbeit in Gang zu bringen und auch auf der psychologischen Seite zur Überwindung von „Scheuklappen“.

Natürlich sind auch unsere agilen Kurse voll mit Hinweisen auf Facilitation. Da finden sich alte Bekannte, wie der openPM Canvas. Facilitation Techniken werden als Werkzeuge aufgeführt. Neben Canvas, Mindmaps und Context Maps tauchen dann auch Boards auf. Ein Scrum Master ist doch ein Facilitator par excellence!

Meetings im agilen Arbeiten haben wir einen eigenständigen Kurs gewidmet und die Retrospektive noch einmal als weiteren Kurs hervorgehoben.

In unserer eigenen Arbeit (und dabei darf ich meine Kollegen Christian, Daniel und Stefan mit einschließen), versuchen wir Facilitation tatsächlich anzuwenden. Entsprechend findet das Thema auch in unseren Trainings einen hohen Stellenwert. Nur logisch, dass auch ein eigenes Facilitation-Training für LinkedIn Learning aktuell in Vorbereitung ist. Diesmal aber „ganz allgemein“ und nicht mit einem projektspezifischen Fokus. Ihr dürft gespannt sein!

Best of… Die Anforderungspyramide

Mit einer auf dem Kopf stehenden Pyramide lassen sich schematisch die Anforderungen (Englisch: Requirements) an ein Produkt, System oder einen Prozess darstellen. Die Pyramidenform ergibt sich aus der Priorisierung der einzelnen Anforderungen. Es wird vermutlich wenige besonders wichtige Anforderungen, aber sehr viele „nette“ Zusatzanforderungen geben – auf die möglicherweise sogar verzichtet werden kann ohne die Grundeigenschaften des Systems zu gefährden.

Grundsätzlich können zwei Arten von Anforderungen unterschieden werden: funktionale und nichtfunktionale Anforderungen.

Funnktionale Anforderungen legen fest, was ein System tun soll. Nichtfunktionale Anforderungen spiegeln eher Qualitätseigenschaften und Randbedingungen wieder. Solche können z.B. Zuverlässigkeit, Look & Feel, Benutzbarkeit, Leistung und Effizienz, Betrieb und Umgebungsbedingungen, Wartbarkeit, Änderbarkeit, Sicherheitsanforderungen, Korrektheit, Flexibilität oder Skalierbarkeit sein.

In der Darstellung hier, werden die nichtfunktionalen Anforderungen noch einmal gebündelt in relativ systemnahe Anforderungen, wie beispielsweise das Handling und die Benutzerführung, Sicherheitanforderungen oder Security-Requirements und sonstige nichtfunktionale Anforderungen.

Der ursprüngliche Post stammt aus dem Jahr 2017.



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