Um den Faden des letzten Office-Beitrags wieder auzugreifen: Wann nutze ich denn besser Excel oder Access als Office-eigene Datenbank für meine Datensammlung, -haltung,  -pflege, -verarbeitung,…?

Die Stärken von Excel liegen klar in seinen „number crunching capabilities“ und den einfachen Datenbankfunkionalitäten für Sortierung, Filterung, Matrixfunktionen, etc..  Berechnungen und Funktionen lassen sich in Excel aus dem Stegreif aufbauen und nutzen, da scheint der Aufbau einer Logik oder Berechnung in einer eigenen Access-Datenbank vergleichsweise umständlich.

Grenzen von Excel erreicht man, u.a. weil die Zahl der Datensätze  auf die Zeilenzahl des Worksheets beschränkt ist.  In älteren Excel-Versionen als 2007 waren dies 65,536 Zeilen. Excel 2007 erlaubt 1,048,576 Zeilen pro Worksheet. Für die meisten Problemstellungen mag dies reichen, aber es gibt noch weitere Restriktionen, die z.B. daraus resultieren, dass die Daten in einem Worksheet in einer „flachen Tabelle“ und nicht in einem relationalen Datenmodell gehalten werden, was schnell dazu führt dass Datenintegrität und Datenqualität zu Fremdwörtern werden. Der Anwender überlistet sich meist selbst, wenn er punktuell doch einmal eine Formel überschreibt oder z.B. Inhalte in Kommentaren versteckt, etc..

Eine Datenbank forder hier mehr Disziplin und auch mehr Vorüberlegungen, belohnt dann aber mit anderen Auswertungs- und Nutzungsmöglichkeiten und schafft erste Voraussetzungen für eine bessere Datenqualität.

Wann ist Access besser geeignet als Excel?

Zunächst einmal ist Access eine relationale Datenbank und bietet uns bei entsprechender Datenmodellierung die Möglichkeit uns von der flachen Tabelle zu verabschieden. Die häufige Verwendung von Matrixfunktionen, z.B sverweis() in unserem Excel-Sheet sind ein Indiz, dass vielleicht eine Datenbanklösung besser geeignet wäre. Gleiches gilt, wenn unsere Tabelle  sehr umfangreich und unübersichtlich geworden ist oder regelmäßig (z.B. monatlich) neue Spalten angefügt werden müssen.

Wenn wir große Datenmengen/Tausende von Datensätzen (Zeilen) erwarten, sollten wir ebenfalls über eine Datenbank nachdenken.

Soll die Anwendung vielen Anwendern zur Verfügung stehen? Die Anmeldeprozeduren von Excel sind dafür aber nicht ausreichend bzw. komfortabel genug. Für eine vernünftige Benutzerführung können in Access komplexe Formulare eingesetzt werden.

Auch wenn unsere Auswertungen regelmäßig  z.B. für den Druck aufbereitet werden müssen, spricht dies für die Berichtsoptionen einer Datenbank.

Quellen: Problemfreecomputing, Access-Tutorial

Genau wie unser Projektalltag, so waren die meisten bisherigen Office-Beiträge auf schlossBlog sehr Excel-lastig (siehe Rückblick). Doch wann setzt man sinnvollerweise Excel für eine Problemstellung ein und wann nicht?

 Häufig nutzen wir Excel, weil es eh da ist, den meisten zur Verfügung steht und wir es einigermaßen kennen. Man fängt schon mal an Daten in einem Excel-Sheet zu sammeln und auch wenn man dies vermeintlich unstrukturiert tut, zwingt uns die Tabellenlogik zu einer ersten Strukturierung, die wir freilich noch wild mit Kommentaren versehen oder wir durchbrechen die Logik stellenweise einfach, indem wir Formeln hart überschreiben oder zeilenweise Spalten unterschiedlich nutzen.

Aber wenn wir die Daten strukturiert gesammelt haben, ist dann Excel wirklich noch das geeignete Tool? Sprechen Auswertbarkeit und Wiederverwerttbarkeit der Daten nicht eher für eine Datenbank oder ein spezifisches Tool wie MS Project im Falle einer Projektplanung oder Sharepoint im Falle einer koloborativen Nutzung der Daten?

Mit Excel ist es ein bisschen so, wie es Paul Watzlawik für ein ganz anderes Werkzeug beschrieben hat:

Wer als einziges Werkzeug einen Hammer hat, für den sehen alle Probleme aus wie Nägel!

Stefan Hagen und Bas de Baar haben ein neues „Spielzeug“ gestartet: Projektmanagement TV. Die beiden PM-Blogger experimentieren mit dem Medium und haben ihre Episode 0 in der sie über ihre Motivation und Ziele sprechen auf Youtube eingestellt. Wir sind gespannt, wo das hinführt, aber das sind die beiden selber auch…

Boris Gloger gibt 10 Tipps zur Gestaltung eines Scrum-Boards – angefangen von Größe, Proportionen, Material bis zur Gestaltung.

An dieser Stelle ein Hinweis auf mein Beratungsansgebot:

Gleich zum Anfang dieser neuen Serie ein Rückblick, denn Beiträge zum Thema gab es vereinzelt auch bisher schon auf schlossBlog.
Hier eine Auswahl:

#339 Risikofaktor Tabellenkalkulation
#333 Selbstorganisation mit Listen – Ein OPL/LOP-Template
#263 Projekt Dashboard mit Excel
#233 VisualPM: GANTT mit PPT 2007
#218 GANTT mit Excel 2007
#217 GANTT mit Excel
#156 Testmanagement in Projekten – Das Excel-Toolset
#139 Lieber Excel als BI
#110 PM-Software: Excel
#55 Excel im Projektmanagement

Neben den hier schon seit längerem gepflegten Serien wie VisualPM , die auch künftig sporadisch fortgesetzt werden sollen, möchte ich hier 2 neue Serien ankündigen:

Office

Office-Produkte von Word bis Access mit einem Abstecher über Sharepoint, Visio und Project prägen unseren Arbeitsalltag nicht nur in der Projektarbeit. In der Serie geht es sowohl um Grundlagen, Einsatzmöglichkeiten als auch um praktische Tipps.

Basisfähigkeiten

Scheinbar im Gegensatz zur Office-Serie geht es hier nicht um Tools und auch nicht um Methoden, sondern um grundlegende Fähigkeiten, die letztlich Erfolgsfaktoren darstellen (und durch den Einsatz von Tools und Methoden zur Entfaltung kommen). Wenn von Fähigkeiten die Rede ist, dann wird das Augenmerk folgenden Themen gelten:

• Wahrnehmung
• Kommunikation
• Problemlösung & Kreativität
• Organisation & Umsetzung

Auch hier gilt, dass diese Fähigkeiten nicht nur im Projekt Erfolg versprechen, aber die Beispiele in dieser Serie werden aus der Projektarbeit stammen.

Gregor Gross hat auf imgriff eine lesenswerte Zusammenfassung und Tipps zum Thema Brainstorming erstellt.

Das Projektmagazin berichtet, dass die Bundesstelle für Informationstechnik (BIT) den neuen Standard V-Modell XT Bund veröffentlicht hat. Details und Download gibt es bei der BIT.

Noch einmal der akutelle RiskNET-Newsletter: Hier wird in gewagter Weise ein Zusammenhang zwischen dem Einsatz der Tabellenkalkulation als einfaches Reporting- und Analysewerkzeug und der Finanzkrise hergestellt. Die Tabellenkalkulation sei aber mit der komplexen Finanzwelt überfordert, heißt es. Diesem Satz würde ich auch noch zustimmen. Die Schlußfolgerung, stattdessen entsprechende „strategische Cockpits“  einzusetzen, verkürzt die erforderliche Diskussion aber dramatisch:

Zum Einen ist sie Ausdruck einer blinden Technologie- und Modellgläubigkeit. Aber gerade die aktuelle Finanzkrise hat uns wieder einmal vorgeführt, wie dürftig selbst die ausgefeiltesten Modelle uns Analysewerkzeuge sind. Und auch der Satz vom Fool with a tool, der immer noch ein Fool ist, wird damit nicht außer Kraft gesetzt. Auch hier hat uns die Finanzkrise wieder gelehrt, wie wichtig es ist zu wissen was man tut und somit auch welchem Modell man folgt und v.a. wo seine Grenzen sind. Je perfekter ein Tool, umso mehr vergessen wir diese Grenzen.

Zum Anderen wird ein weiterer wesentlicher Aspekt vergessen: die eingesetzten Daten und ihre Qualität. Je ausgefeilter unser Werkzeug und je mehr Nachkommastellen es auswirft, umso mehr vertrauen wir ihm und vergessen auch hierbei wieder die Grundlage – nämlich die eingesetzten Daten. Auch hier gilt die alte IT-Weisheit: Garbage in, garbage out. Zugegebenermaßen haben Tabellenkalkulationen in der Regel keine ausgeprägte Validierung der Daten, aber das Problem ist nicht das Tool, sondern die Datenqualität und die Unbedarftheit derjenigen, die sich auf eine schwache Basis verlassen.