#572 Speziell für den Chief Excel Officer (CEO)

Nachdem sich mein lieber openPM-Weggefährte Marcus Raitner selbst zum Chief Excel Officer erkoren hat (ein Schicksal, das wir PMs im allgemeinen miteinander teilen), speziell für ihn noch ein paar weitere Zitate aus Roger Dannenhauers Buch „GEISTESHALTUNG“:

Unser westliches, rational-dualistisches, ego-moralisches Denksystem (der Einfachheit halber in der Folge „Excel-Bewusstsein“ genannt.)…

In Systemen mit Excel-Bewusstsein wird permanent repariert und fast ausschließlich an den Symptomen herum gedoktert.

Der Mc-Excel-Taylorismus täuscht Effizienz vor, wo er in der Realität Ressourcen vernichtet.

#476 Pivot, Kreuztabellen & OLAP

Pivot-Tabellen oder Kreuztabellen sind ein mächtiges Werkzeug zur Auswertung großer Datenmengen. Excel kann es, Access kann es auch. Mittlerweile können sogar die GoogleDocs Pivot-Berichte.

MS SQL kann es nicht – zumindest nicht direkt. Klar mit OLAP-Tools geht das – oder mit diesem Workaround.

 

#464 Mal wieder: GANTT mit Excel

Nachdem hier und hier schon von GANTT-Chart mit Excel die Rede war hier der Link zu einem ausführlichen Tutorial von Debra Dalgleish (in Englisch, mit Video und Demo-File).

#396 Office: Excel kann alles, sogar Prototyping!

Nur für den Fall, dass Sie es noch nicht wussten: Excel kann einfach alles!

In case you’ve been hiding under a rock and haven’t encountered Microsoft Excel, it’s not only a spreadsheet, but one of the most versatile and widely used software applications of all time. Excel is used by a broad spectrum of  people — from Grandma keeping track of her sewing materials to multi-billion dollar international corporations forecasting profits and losses. For a vast number of companies small and large, across many industries, Excel is at the heart of the organization.

aus Ken Withee: Microsoft Business Intelligence for Dummies, Hoboken NJ, 2010, S.  175

Was alles möglich ist zeigen z.B. die Jungs von Effective Prototyping mit ihrem Buch: Mit Excel kann man einfach und erfolgreich Prototyping für grafische Benutzeroberflächen betreiben. Auch wenn andere Office-Tools wie z.B. Visio oder insbersondere in 2010 Access im Layout-Modus besser geeignet erscheinen, entwickelt Excel seinen Charme in seiner einfachen Bedienbarkeit (die Mockup-Konzepte gehen kaum über Copy & Paste hinaus) und in seiner weitgehenden Verfügbarkeit bei allen Stakeholdern und Entwicklern.

#388 Office: Mal wieder GANTT-Diagramme mit Excel

Ein viel geliebter Klassiker ist die Erstellung von GANTT-Diagrammen mit Excel. Wir hatten das Thema wiederholt schon hier. Chandoo.org hat sich mal wieder mit einer neuen Variante hervorgetan: Das GANTT-Box-Chart.

Grundsätzlich gibt es mit Excel einige sehr verschiedene Ansätze GANTT-Diagramme zu realisieren. Wer sich näher damit auseinander setzen  möchte sei auf einen entsprechenden Thread (inkl. Beispieldatei)  in Office-Lösung – einem Office-Forum – verwiesen.

#369 Office: Mit Excel zur Fußball-WM

Passend zu gerade laufenden Fußball-WM gibt es auf Chandoo.org alles wissenswerte über Excel-Anwendungen für den Fußball-Fan.

#363 Office: Excel 2010 auf Chandoo.org

Chandoo.org (formerly known as Pointy Haired Dilbert) hat bereits eine ganze Reihe von (englischsprachigen) Beiträgen zu Excel 2010:

What is new in Excel 2010?
What are Excel sparklines and how to use them?
Conditional Formatting
How to make new Ribbons
Understanding Backstage

#346 Office: Excel vs. Access

Um den Faden des letzten Office-Beitrags wieder auzugreifen: Wann nutze ich denn besser Excel oder Access als Office-eigene Datenbank für meine Datensammlung, -haltung,  -pflege, -verarbeitung,…?

Die Stärken von Excel liegen klar in seinen „number crunching capabilities“ und den einfachen Datenbankfunkionalitäten für Sortierung, Filterung, Matrixfunktionen, etc..  Berechnungen und Funktionen lassen sich in Excel aus dem Stegreif aufbauen und nutzen, da scheint der Aufbau einer Logik oder Berechnung in einer eigenen Access-Datenbank vergleichsweise umständlich.

Grenzen von Excel erreicht man, u.a. weil die Zahl der Datensätze  auf die Zeilenzahl des Worksheets beschränkt ist.  In älteren Excel-Versionen als 2007 waren dies 65,536 Zeilen. Excel 2007 erlaubt 1,048,576 Zeilen pro Worksheet. Für die meisten Problemstellungen mag dies reichen, aber es gibt noch weitere Restriktionen, die z.B. daraus resultieren, dass die Daten in einem Worksheet in einer „flachen Tabelle“ und nicht in einem relationalen Datenmodell gehalten werden, was schnell dazu führt dass Datenintegrität und Datenqualität zu Fremdwörtern werden. Der Anwender überlistet sich meist selbst, wenn er punktuell doch einmal eine Formel überschreibt oder z.B. Inhalte in Kommentaren versteckt, etc..

Eine Datenbank forder hier mehr Disziplin und auch mehr Vorüberlegungen, belohnt dann aber mit anderen Auswertungs- und Nutzungsmöglichkeiten und schafft erste Voraussetzungen für eine bessere Datenqualität.

Wann ist Access besser geeignet als Excel?

Zunächst einmal ist Access eine relationale Datenbank und bietet uns bei entsprechender Datenmodellierung die Möglichkeit uns von der flachen Tabelle zu verabschieden. Die häufige Verwendung von Matrixfunktionen, z.B sverweis() in unserem Excel-Sheet sind ein Indiz, dass vielleicht eine Datenbanklösung besser geeignet wäre. Gleiches gilt, wenn unsere Tabelle  sehr umfangreich und unübersichtlich geworden ist oder regelmäßig (z.B. monatlich) neue Spalten angefügt werden müssen.

Wenn wir große Datenmengen/Tausende von Datensätzen (Zeilen) erwarten, sollten wir ebenfalls über eine Datenbank nachdenken.

Soll die Anwendung vielen Anwendern zur Verfügung stehen? Die Anmeldeprozeduren von Excel sind dafür aber nicht ausreichend bzw. komfortabel genug. Für eine vernünftige Benutzerführung können in Access komplexe Formulare eingesetzt werden.

Auch wenn unsere Auswertungen regelmäßig  z.B. für den Druck aufbereitet werden müssen, spricht dies für die Berichtsoptionen einer Datenbank.

Quellen: Problemfreecomputing, Access-Tutorial

#345 Office: Excel-lastig

Genau wie unser Projektalltag, so waren die meisten bisherigen Office-Beiträge auf schlossBlog sehr Excel-lastig (siehe Rückblick). Doch wann setzt man sinnvollerweise Excel für eine Problemstellung ein und wann nicht?

 Häufig nutzen wir Excel, weil es eh da ist, den meisten zur Verfügung steht und wir es einigermaßen kennen. Man fängt schon mal an Daten in einem Excel-Sheet zu sammeln und auch wenn man dies vermeintlich unstrukturiert tut, zwingt uns die Tabellenlogik zu einer ersten Strukturierung, die wir freilich noch wild mit Kommentaren versehen oder wir durchbrechen die Logik stellenweise einfach, indem wir Formeln hart überschreiben oder zeilenweise Spalten unterschiedlich nutzen.

Aber wenn wir die Daten strukturiert gesammelt haben, ist dann Excel wirklich noch das geeignete Tool? Sprechen Auswertbarkeit und Wiederverwerttbarkeit der Daten nicht eher für eine Datenbank oder ein spezifisches Tool wie MS Project im Falle einer Projektplanung oder Sharepoint im Falle einer koloborativen Nutzung der Daten?

Mit Excel ist es ein bisschen so, wie es Paul Watzlawik für ein ganz anderes Werkzeug beschrieben hat:

Wer als einziges Werkzeug einen Hammer hat, für den sehen alle Probleme aus wie Nägel!

#342 Office: Rückblick

Gleich zum Anfang dieser neuen Serie ein Rückblick, denn Beiträge zum Thema gab es vereinzelt auch bisher schon auf schlossBlog.
Hier eine Auswahl:

#339 Risikofaktor Tabellenkalkulation
#333 Selbstorganisation mit Listen – Ein OPL/LOP-Template
#263 Projekt Dashboard mit Excel
#233 VisualPM: GANTT mit PPT 2007
#218 GANTT mit Excel 2007
#217 GANTT mit Excel
#156 Testmanagement in Projekten – Das Excel-Toolset

#139 Lieber Excel als BI
#110 PM-Software: Excel
#55 Excel im Projektmanagement



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