Um den Faden des letzten Office-Beitrags wieder auzugreifen: Wann nutze ich denn besser Excel oder Access als Office-eigene Datenbank für meine Datensammlung, -haltung,  -pflege, -verarbeitung,…?

Die Stärken von Excel liegen klar in seinen „number crunching capabilities“ und den einfachen Datenbankfunkionalitäten für Sortierung, Filterung, Matrixfunktionen, etc..  Berechnungen und Funktionen lassen sich in Excel aus dem Stegreif aufbauen und nutzen, da scheint der Aufbau einer Logik oder Berechnung in einer eigenen Access-Datenbank vergleichsweise umständlich.

Grenzen von Excel erreicht man, u.a. weil die Zahl der Datensätze  auf die Zeilenzahl des Worksheets beschränkt ist.  In älteren Excel-Versionen als 2007 waren dies 65,536 Zeilen. Excel 2007 erlaubt 1,048,576 Zeilen pro Worksheet. Für die meisten Problemstellungen mag dies reichen, aber es gibt noch weitere Restriktionen, die z.B. daraus resultieren, dass die Daten in einem Worksheet in einer „flachen Tabelle“ und nicht in einem relationalen Datenmodell gehalten werden, was schnell dazu führt dass Datenintegrität und Datenqualität zu Fremdwörtern werden. Der Anwender überlistet sich meist selbst, wenn er punktuell doch einmal eine Formel überschreibt oder z.B. Inhalte in Kommentaren versteckt, etc..

Eine Datenbank forder hier mehr Disziplin und auch mehr Vorüberlegungen, belohnt dann aber mit anderen Auswertungs- und Nutzungsmöglichkeiten und schafft erste Voraussetzungen für eine bessere Datenqualität.

Wann ist Access besser geeignet als Excel?

Zunächst einmal ist Access eine relationale Datenbank und bietet uns bei entsprechender Datenmodellierung die Möglichkeit uns von der flachen Tabelle zu verabschieden. Die häufige Verwendung von Matrixfunktionen, z.B sverweis() in unserem Excel-Sheet sind ein Indiz, dass vielleicht eine Datenbanklösung besser geeignet wäre. Gleiches gilt, wenn unsere Tabelle  sehr umfangreich und unübersichtlich geworden ist oder regelmäßig (z.B. monatlich) neue Spalten angefügt werden müssen.

Wenn wir große Datenmengen/Tausende von Datensätzen (Zeilen) erwarten, sollten wir ebenfalls über eine Datenbank nachdenken.

Soll die Anwendung vielen Anwendern zur Verfügung stehen? Die Anmeldeprozeduren von Excel sind dafür aber nicht ausreichend bzw. komfortabel genug. Für eine vernünftige Benutzerführung können in Access komplexe Formulare eingesetzt werden.

Auch wenn unsere Auswertungen regelmäßig  z.B. für den Druck aufbereitet werden müssen, spricht dies für die Berichtsoptionen einer Datenbank.

Quellen: Problemfreecomputing, Access-Tutorial

Genau wie unser Projektalltag, so waren die meisten bisherigen Office-Beiträge auf schlossBlog sehr Excel-lastig (siehe Rückblick). Doch wann setzt man sinnvollerweise Excel für eine Problemstellung ein und wann nicht?

 Häufig nutzen wir Excel, weil es eh da ist, den meisten zur Verfügung steht und wir es einigermaßen kennen. Man fängt schon mal an Daten in einem Excel-Sheet zu sammeln und auch wenn man dies vermeintlich unstrukturiert tut, zwingt uns die Tabellenlogik zu einer ersten Strukturierung, die wir freilich noch wild mit Kommentaren versehen oder wir durchbrechen die Logik stellenweise einfach, indem wir Formeln hart überschreiben oder zeilenweise Spalten unterschiedlich nutzen.

Aber wenn wir die Daten strukturiert gesammelt haben, ist dann Excel wirklich noch das geeignete Tool? Sprechen Auswertbarkeit und Wiederverwerttbarkeit der Daten nicht eher für eine Datenbank oder ein spezifisches Tool wie MS Project im Falle einer Projektplanung oder Sharepoint im Falle einer koloborativen Nutzung der Daten?

Mit Excel ist es ein bisschen so, wie es Paul Watzlawik für ein ganz anderes Werkzeug beschrieben hat:

Wer als einziges Werkzeug einen Hammer hat, für den sehen alle Probleme aus wie Nägel!

An dieser Stelle ein Hinweis auf mein Beratungsansgebot:

Gleich zum Anfang dieser neuen Serie ein Rückblick, denn Beiträge zum Thema gab es vereinzelt auch bisher schon auf schlossBlog.
Hier eine Auswahl:

#339 Risikofaktor Tabellenkalkulation
#333 Selbstorganisation mit Listen – Ein OPL/LOP-Template
#263 Projekt Dashboard mit Excel
#233 VisualPM: GANTT mit PPT 2007
#218 GANTT mit Excel 2007
#217 GANTT mit Excel
#156 Testmanagement in Projekten – Das Excel-Toolset
#139 Lieber Excel als BI
#110 PM-Software: Excel
#55 Excel im Projektmanagement

Neben den hier schon seit längerem gepflegten Serien wie VisualPM , die auch künftig sporadisch fortgesetzt werden sollen, möchte ich hier 2 neue Serien ankündigen:

Office

Office-Produkte von Word bis Access mit einem Abstecher über Sharepoint, Visio und Project prägen unseren Arbeitsalltag nicht nur in der Projektarbeit. In der Serie geht es sowohl um Grundlagen, Einsatzmöglichkeiten als auch um praktische Tipps.

Basisfähigkeiten

Scheinbar im Gegensatz zur Office-Serie geht es hier nicht um Tools und auch nicht um Methoden, sondern um grundlegende Fähigkeiten, die letztlich Erfolgsfaktoren darstellen (und durch den Einsatz von Tools und Methoden zur Entfaltung kommen). Wenn von Fähigkeiten die Rede ist, dann wird das Augenmerk folgenden Themen gelten:

• Wahrnehmung
• Kommunikation
• Problemlösung & Kreativität
• Organisation & Umsetzung

Auch hier gilt, dass diese Fähigkeiten nicht nur im Projekt Erfolg versprechen, aber die Beispiele in dieser Serie werden aus der Projektarbeit stammen.

Gregor Gross hat auf imgriff eine lesenswerte Zusammenfassung und Tipps zum Thema Brainstorming erstellt.

Im aktuellen RiskNET Newsletter wird der Status Quo der Compliance-Aktvitäten deutscher Unternehmen beschrieben.

Anscheinend herrscht zumeist noch Zurückhaltung, auch wenn es wohl unfreiwillige Vorreiter, wie die Siemens AG gibt, aber das Compliance-Schiff wird immer mehr (zumindest große Unternehmen) einholen, man denke an MAN oder tagesaktuell: Daimler… (Die Beispiele stammen jetzt nicht aus dem Artikel sondern aus der Tagespresse.)

Viele scheuen den Aufwand und fürchten die damit verbundene Bürokratie. Wenn man sich einzelne Beispiele anschaut, kann man diese Befürchtungen durchaus nachvollziehen. Um Compliance erfolgreich umzusetzen, kommt es aber nicht unbedingt auf große, bürokratische Programme an, sondern auf ein anderes Schlüsselwort, das ebenfalls im Artikel fällt: die Unternehmenskultur.

Bei der Arbeit mit Listen stellen sich immer wieder die gleichen Grundfragen, deren Beantwortung aber entscheidend dafür ist, ob eine Liste nutzbringend eingesetzt wird oder ob sie in einen Dornröschenschlaf versinkt ohne jemals wieder aufzuwachen oder noch schlimmer: Die Arbeit mit falschen oder veralteten Informationen behindert.

Verantwortlichkeit

Für jeden Punkt einer Liste sollte die Verantwortlichkeit eindeutig definiert sein. Streng nach dem Highlander-Prinzip („Es kann nur einen geben!“) gehört zu jedem Punkt genau ein Name. Das schließt nicht aus, das noch mehr Personen an dem Punkt beteiligt sind (diese können auch z.B. in einem Kommentarfeld dokumentiert werden) , aber dieser eine ist es, der auch für die Einbindung aller weiteren Beteiligten, die Bearbeitung des Punktes und auch die Rückmeldung verantwortlich ist. Geteilte Verantwortung ist keine Verantwortung, dann kann sich jeder fälschlich auf den anderen verlassen.

Verantwortung darf auch nicht falsch verstanden werden indem in der Hierarchie nach oben deligiert wird. Klar ist der Chef oder der Projektleiter irgendwie auch für alles verantwortlich, aber er hat bestimmt nicht jeden Punkt zu jeder Zeit im Blick und ist auch darüber auskunftsfähig.

Wenn Sie ehrliche Rückmeldungen und nicht belogen werden wollen, dann dürfen Sie auch Verantwortung nicht mit Schuld verwechseln. Es geht nicht m Sanktionierung, sondern um Problemlösung und dabei hilft es rechtzeitig über den aktuellen Stand im Bilde zu sein.

Granularität

Die einzelnen Punkte sollten in einer angemessenen Granularität erfasst sein. Angemessen heißt hier häufig relativ fein aufgedröselt. Mehrere kleine Punkte sind häufig besser als ein großer, denn ein kleiner Punkt kann auch schneller wieder abgeschlossen werden, weil er besser abgegrenzt werden kann. Zu weit gefasste Punkte haben ein Beharrungsvermögen, können häufig noch nicht abgeschlossen werden, weil irgendeine Kleinigkeit noch offen ist und tragen so zu einer Unübersichtlichkeit in unserer Liste bei.  Ein Indiz für zu weit gefasste Punkte sind überquellende Kommentarfelder, die den Verlauf dokumentieren sollen. Lieber einen Punkt für jede Aktion und für Folgeaktivitäten neue Punkte (ggf. mit Referenz auf die Vorgänger).

Detailliertheit

Wie detailliert Sie einen Punkt in einer Liste dokumentieren ist Geschmackssache, aber der Informationsgehalt sollte doch soweit vorhanden sein, dass auch ein Dritter diesen Punkt noch nahvollziehen kann.

Verlässlichkeit

Mit der eindeutigen Definiton der Verantwortlichkeit ist ein Schritt getan, aber dafür, dass man sich auf die Inhalte einer Liste verlassen kann, braucht es noch mehr: eine entsprechende Pflegekultur und –disziplin, de dafür sorgt, dass die Liste auch aktuell ist und eine entsprechende Datenqualität aufweist. Praktisch funktioniert dies meist nur mit einem „Kümmerer“, der sich einer Liste annimmt und ggf. Statusaktualisierungen und Feedback „eintreibt“. Aber Achtung es geht hier nicht um ein Strafkommando! Wir unterstellen niemanden, dass er aus Boshaftigkeit unsere Liste torpediert, aber zur „Hygiene“ gehört es auch, dass unsere Liste regelmäßig aufgeräumt und gesäubert wird.

Wir kennen sie alle: die Offene Punkte Liste (OPL), Liste offener Punkte (LOP), Action Item Liste oder wie auch immer das Kind heißen soll. Egal ob sie an an einem Whiteboard im Teamraum geführt wird, toolgestützt, als Sharepoint-Liste, …

Ihr Einsatzfeld ist weit: Von der reinen Aufgabenüberwachung bis hin zum Protokollersatz.

Wie immer kann man streiten, ob es sinnvoll ist eine solche Liste in Excel zu führen. Excel ist nicht unbedingt ein Collaboration-Tool, aber für den ad hoc-Einsatz durchaus ok. Außerdem kommt es viel mehr auf die Inhalte und deren Pflege an. Das beste Tool mit lausiger Datenqualität ist weniger wert als ein gut gepflegter Schmierzettel.

Für den Hausgebrauch ist so ein kleines Template entstanden. Es verzichtet bewusst auf den Einsatz von Makros (ja, dann könnte man vieles noch bequemer machen, aber die Sicherheitseinstellungen haben bei der Nutzung durch mehrere Nutzer durchaus ihre Tücken). Verschiedene Felder sind mit Gültigkeitsprüfungen hinterlegt, um die Datenqualität zu verbessern. Die entsprechenden Stammdaten finden sich in einem eigenen Reiter. Ein Autofilter, der die erledigten Punkte ausblendet, sorgt ggf. auch schnell wieder für Übersicht – selbst in einer größeren Liste. Natürlich werden Sie nicht alle Spalten brauchen (dann blenden Sie sie doch einfach aus) oder andere (tun Sie sich keinen Zwang an und benennen Sie sie um). Der letzte Änderer und das Änderungsdatum wird nicht automatisch gepflegt (da bräuchten wir wieder Makros), dafür erfolgt die Zeilennummerierung automatisch (was es uns aber wieder verbietet Zeilen zu löschen, weil dann die IDs nicht mehr eindeutig wären – also überflüssige Zeilen deshalb als geschlossen markieren und entsprechend kommentieren). Das Template nutzt das Tabellen-Konzept von Excel 2007. Die runterkonvertierte Version für 2003 funktioniert ebenso. Statt der Tabellen kommen Listen zum Einsatz und die Datei ist nicht ganz so hübsch durchformatiert, aber ebenfalls voll einsatzfähig.

Fehlt nur noch die Link auf die Templates:

• Offene Punkte Liste (Template) für Excel 2007 (falls Ihr Rechner die Datei als Zip-Datei erkennt, einfach die Datei mit der Endung .xlsx speichern. Dies ist eine Tücke des neuen Excel-Formats, das letztlich ein verkapptes Zip-Format ist.)
• Offene Punkte Liste (Template) für Excel 2003

Die einfachste Form Aufgaben zu organisieren, egal ob für sich selbst oder im Team, ist die Liste. Sie dient unserem lausigen Gedächtnis als „extended memory“, hilft uns mehr als 7 Dinge im Kopf zu behalten und wer kennt nicht das befriedigende Gefühl, erledigte Aufgaben von einer Liste einfach streichen zu können.

Florian Steglich hat jetzt eine ganze Ausstellung zum Thema Listen ausgegraben. In der Lawrence A. Fleischmann Gallery in Washington gibt es Listen von Künstlern und Architekten zu bewundern.