An dieser Stelle ein Hinweis auf mein Beratungsansgebot:

Gleich zum Anfang dieser neuen Serie ein Rückblick, denn Beiträge zum Thema gab es vereinzelt auch bisher schon auf schlossBlog.
Hier eine Auswahl:

#339 Risikofaktor Tabellenkalkulation
#333 Selbstorganisation mit Listen – Ein OPL/LOP-Template
#263 Projekt Dashboard mit Excel
#233 VisualPM: GANTT mit PPT 2007
#218 GANTT mit Excel 2007
#217 GANTT mit Excel
#156 Testmanagement in Projekten – Das Excel-Toolset
#139 Lieber Excel als BI
#110 PM-Software: Excel
#55 Excel im Projektmanagement

Neben den hier schon seit längerem gepflegten Serien wie VisualPM , die auch künftig sporadisch fortgesetzt werden sollen, möchte ich hier 2 neue Serien ankündigen:

Office

Office-Produkte von Word bis Access mit einem Abstecher über Sharepoint, Visio und Project prägen unseren Arbeitsalltag nicht nur in der Projektarbeit. In der Serie geht es sowohl um Grundlagen, Einsatzmöglichkeiten als auch um praktische Tipps.

Basisfähigkeiten

Scheinbar im Gegensatz zur Office-Serie geht es hier nicht um Tools und auch nicht um Methoden, sondern um grundlegende Fähigkeiten, die letztlich Erfolgsfaktoren darstellen (und durch den Einsatz von Tools und Methoden zur Entfaltung kommen). Wenn von Fähigkeiten die Rede ist, dann wird das Augenmerk folgenden Themen gelten:

• Wahrnehmung
• Kommunikation
• Problemlösung & Kreativität
• Organisation & Umsetzung

Auch hier gilt, dass diese Fähigkeiten nicht nur im Projekt Erfolg versprechen, aber die Beispiele in dieser Serie werden aus der Projektarbeit stammen.

Gregor Gross hat auf imgriff eine lesenswerte Zusammenfassung und Tipps zum Thema Brainstorming erstellt.

Im aktuellen RiskNET Newsletter wird der Status Quo der Compliance-Aktvitäten deutscher Unternehmen beschrieben.

Anscheinend herrscht zumeist noch Zurückhaltung, auch wenn es wohl unfreiwillige Vorreiter, wie die Siemens AG gibt, aber das Compliance-Schiff wird immer mehr (zumindest große Unternehmen) einholen, man denke an MAN oder tagesaktuell: Daimler… (Die Beispiele stammen jetzt nicht aus dem Artikel sondern aus der Tagespresse.)

Viele scheuen den Aufwand und fürchten die damit verbundene Bürokratie. Wenn man sich einzelne Beispiele anschaut, kann man diese Befürchtungen durchaus nachvollziehen. Um Compliance erfolgreich umzusetzen, kommt es aber nicht unbedingt auf große, bürokratische Programme an, sondern auf ein anderes Schlüsselwort, das ebenfalls im Artikel fällt: die Unternehmenskultur.

Bei der Arbeit mit Listen stellen sich immer wieder die gleichen Grundfragen, deren Beantwortung aber entscheidend dafür ist, ob eine Liste nutzbringend eingesetzt wird oder ob sie in einen Dornröschenschlaf versinkt ohne jemals wieder aufzuwachen oder noch schlimmer: Die Arbeit mit falschen oder veralteten Informationen behindert.

Verantwortlichkeit

Für jeden Punkt einer Liste sollte die Verantwortlichkeit eindeutig definiert sein. Streng nach dem Highlander-Prinzip („Es kann nur einen geben!“) gehört zu jedem Punkt genau ein Name. Das schließt nicht aus, das noch mehr Personen an dem Punkt beteiligt sind (diese können auch z.B. in einem Kommentarfeld dokumentiert werden) , aber dieser eine ist es, der auch für die Einbindung aller weiteren Beteiligten, die Bearbeitung des Punktes und auch die Rückmeldung verantwortlich ist. Geteilte Verantwortung ist keine Verantwortung, dann kann sich jeder fälschlich auf den anderen verlassen.

Verantwortung darf auch nicht falsch verstanden werden indem in der Hierarchie nach oben deligiert wird. Klar ist der Chef oder der Projektleiter irgendwie auch für alles verantwortlich, aber er hat bestimmt nicht jeden Punkt zu jeder Zeit im Blick und ist auch darüber auskunftsfähig.

Wenn Sie ehrliche Rückmeldungen und nicht belogen werden wollen, dann dürfen Sie auch Verantwortung nicht mit Schuld verwechseln. Es geht nicht m Sanktionierung, sondern um Problemlösung und dabei hilft es rechtzeitig über den aktuellen Stand im Bilde zu sein.

Granularität

Die einzelnen Punkte sollten in einer angemessenen Granularität erfasst sein. Angemessen heißt hier häufig relativ fein aufgedröselt. Mehrere kleine Punkte sind häufig besser als ein großer, denn ein kleiner Punkt kann auch schneller wieder abgeschlossen werden, weil er besser abgegrenzt werden kann. Zu weit gefasste Punkte haben ein Beharrungsvermögen, können häufig noch nicht abgeschlossen werden, weil irgendeine Kleinigkeit noch offen ist und tragen so zu einer Unübersichtlichkeit in unserer Liste bei.  Ein Indiz für zu weit gefasste Punkte sind überquellende Kommentarfelder, die den Verlauf dokumentieren sollen. Lieber einen Punkt für jede Aktion und für Folgeaktivitäten neue Punkte (ggf. mit Referenz auf die Vorgänger).

Detailliertheit

Wie detailliert Sie einen Punkt in einer Liste dokumentieren ist Geschmackssache, aber der Informationsgehalt sollte doch soweit vorhanden sein, dass auch ein Dritter diesen Punkt noch nahvollziehen kann.

Verlässlichkeit

Mit der eindeutigen Definiton der Verantwortlichkeit ist ein Schritt getan, aber dafür, dass man sich auf die Inhalte einer Liste verlassen kann, braucht es noch mehr: eine entsprechende Pflegekultur und –disziplin, de dafür sorgt, dass die Liste auch aktuell ist und eine entsprechende Datenqualität aufweist. Praktisch funktioniert dies meist nur mit einem „Kümmerer“, der sich einer Liste annimmt und ggf. Statusaktualisierungen und Feedback „eintreibt“. Aber Achtung es geht hier nicht um ein Strafkommando! Wir unterstellen niemanden, dass er aus Boshaftigkeit unsere Liste torpediert, aber zur „Hygiene“ gehört es auch, dass unsere Liste regelmäßig aufgeräumt und gesäubert wird.

Wir kennen sie alle: die Offene Punkte Liste (OPL), Liste offener Punkte (LOP), Action Item Liste oder wie auch immer das Kind heißen soll. Egal ob sie an an einem Whiteboard im Teamraum geführt wird, toolgestützt, als Sharepoint-Liste, …

Ihr Einsatzfeld ist weit: Von der reinen Aufgabenüberwachung bis hin zum Protokollersatz.

Wie immer kann man streiten, ob es sinnvoll ist eine solche Liste in Excel zu führen. Excel ist nicht unbedingt ein Collaboration-Tool, aber für den ad hoc-Einsatz durchaus ok. Außerdem kommt es viel mehr auf die Inhalte und deren Pflege an. Das beste Tool mit lausiger Datenqualität ist weniger wert als ein gut gepflegter Schmierzettel.

Für den Hausgebrauch ist so ein kleines Template entstanden. Es verzichtet bewusst auf den Einsatz von Makros (ja, dann könnte man vieles noch bequemer machen, aber die Sicherheitseinstellungen haben bei der Nutzung durch mehrere Nutzer durchaus ihre Tücken). Verschiedene Felder sind mit Gültigkeitsprüfungen hinterlegt, um die Datenqualität zu verbessern. Die entsprechenden Stammdaten finden sich in einem eigenen Reiter. Ein Autofilter, der die erledigten Punkte ausblendet, sorgt ggf. auch schnell wieder für Übersicht – selbst in einer größeren Liste. Natürlich werden Sie nicht alle Spalten brauchen (dann blenden Sie sie doch einfach aus) oder andere (tun Sie sich keinen Zwang an und benennen Sie sie um). Der letzte Änderer und das Änderungsdatum wird nicht automatisch gepflegt (da bräuchten wir wieder Makros), dafür erfolgt die Zeilennummerierung automatisch (was es uns aber wieder verbietet Zeilen zu löschen, weil dann die IDs nicht mehr eindeutig wären – also überflüssige Zeilen deshalb als geschlossen markieren und entsprechend kommentieren). Das Template nutzt das Tabellen-Konzept von Excel 2007. Die runterkonvertierte Version für 2003 funktioniert ebenso. Statt der Tabellen kommen Listen zum Einsatz und die Datei ist nicht ganz so hübsch durchformatiert, aber ebenfalls voll einsatzfähig.

Fehlt nur noch die Link auf die Templates:

• Offene Punkte Liste (Template) für Excel 2007 (falls Ihr Rechner die Datei als Zip-Datei erkennt, einfach die Datei mit der Endung .xlsx speichern. Dies ist eine Tücke des neuen Excel-Formats, das letztlich ein verkapptes Zip-Format ist.)
• Offene Punkte Liste (Template) für Excel 2003

Die einfachste Form Aufgaben zu organisieren, egal ob für sich selbst oder im Team, ist die Liste. Sie dient unserem lausigen Gedächtnis als „extended memory“, hilft uns mehr als 7 Dinge im Kopf zu behalten und wer kennt nicht das befriedigende Gefühl, erledigte Aufgaben von einer Liste einfach streichen zu können.

Florian Steglich hat jetzt eine ganze Ausstellung zum Thema Listen ausgegraben. In der Lawrence A. Fleischmann Gallery in Washington gibt es Listen von Künstlern und Architekten zu bewundern.

Olesya Gileva wendet auf PM Hut konsequent Visualisierungstechniken für Projektmeetings an.

Genau wie Stefan Hagen von PM-Blog (hier sein letzter Beitrag zum Thema Business Mapping), habe ich mich schon wiederholt als Fan von Mindmaps geoutet; sei es beim klassischen Brainstorming,  sei es bei der Ersterstellung eines Projektplans (Ein Mindmap lässt sich leicht auch als Projektstrukturplan interpretieren. Toolgestützt kann man dann den Plan per Drag-and-Drop beliebig in Form bringen.), als Moderations- oder Dokumentationstool, bei der Einarbeitung in neue Themengebiete,…

Auf der Seite Wikimindmap.org kann man nun basierend auf den Beiträgen der Wikipedia automatisch Mindmaps generieren und diese sogar lokal speichern. Allerdings nur im Freemind-Format. Ein Import in Mindmanager oder XMind (den von mir favorisierten Mindmapping-Tools) ist mir leider auf Anhieb nicht gelungen.

Klassenbester unter den mittlerweile zahlreichen Mindmapping-Programmen ist in meinen Augen immer noch der Mindmanager von Mindjet, insbesondere aufgrund seiner Office-Integration, angefangen von Word, Excel bis hin zu MS Project. Aus lizenzrechtlichen Gründen arbeite ich aber sporadisch auch mit der freien Software XMind.

Alle bisherigen Beiträge und Beispiele auf schlossBlog zum Thema Mindmapping finden Sie hier.