Bei der Arbeit mit Listen stellen sich immer wieder die gleichen Grundfragen, deren Beantwortung aber entscheidend dafür ist, ob eine Liste nutzbringend eingesetzt wird oder ob sie in einen Dornröschenschlaf versinkt ohne jemals wieder aufzuwachen oder noch schlimmer: Die Arbeit mit falschen oder veralteten Informationen behindert.

Verantwortlichkeit

Für jeden Punkt einer Liste sollte die Verantwortlichkeit eindeutig definiert sein. Streng nach dem Highlander-Prinzip („Es kann nur einen geben!“) gehört zu jedem Punkt genau ein Name. Das schließt nicht aus, das noch mehr Personen an dem Punkt beteiligt sind (diese können auch z.B. in einem Kommentarfeld dokumentiert werden) , aber dieser eine ist es, der auch für die Einbindung aller weiteren Beteiligten, die Bearbeitung des Punktes und auch die Rückmeldung verantwortlich ist. Geteilte Verantwortung ist keine Verantwortung, dann kann sich jeder fälschlich auf den anderen verlassen.

Verantwortung darf auch nicht falsch verstanden werden indem in der Hierarchie nach oben deligiert wird. Klar ist der Chef oder der Projektleiter irgendwie auch für alles verantwortlich, aber er hat bestimmt nicht jeden Punkt zu jeder Zeit im Blick und ist auch darüber auskunftsfähig.

Wenn Sie ehrliche Rückmeldungen und nicht belogen werden wollen, dann dürfen Sie auch Verantwortung nicht mit Schuld verwechseln. Es geht nicht m Sanktionierung, sondern um Problemlösung und dabei hilft es rechtzeitig über den aktuellen Stand im Bilde zu sein.

Granularität

Die einzelnen Punkte sollten in einer angemessenen Granularität erfasst sein. Angemessen heißt hier häufig relativ fein aufgedröselt. Mehrere kleine Punkte sind häufig besser als ein großer, denn ein kleiner Punkt kann auch schneller wieder abgeschlossen werden, weil er besser abgegrenzt werden kann. Zu weit gefasste Punkte haben ein Beharrungsvermögen, können häufig noch nicht abgeschlossen werden, weil irgendeine Kleinigkeit noch offen ist und tragen so zu einer Unübersichtlichkeit in unserer Liste bei.  Ein Indiz für zu weit gefasste Punkte sind überquellende Kommentarfelder, die den Verlauf dokumentieren sollen. Lieber einen Punkt für jede Aktion und für Folgeaktivitäten neue Punkte (ggf. mit Referenz auf die Vorgänger).

Detailliertheit

Wie detailliert Sie einen Punkt in einer Liste dokumentieren ist Geschmackssache, aber der Informationsgehalt sollte doch soweit vorhanden sein, dass auch ein Dritter diesen Punkt noch nahvollziehen kann.

Verlässlichkeit

Mit der eindeutigen Definiton der Verantwortlichkeit ist ein Schritt getan, aber dafür, dass man sich auf die Inhalte einer Liste verlassen kann, braucht es noch mehr: eine entsprechende Pflegekultur und –disziplin, de dafür sorgt, dass die Liste auch aktuell ist und eine entsprechende Datenqualität aufweist. Praktisch funktioniert dies meist nur mit einem „Kümmerer“, der sich einer Liste annimmt und ggf. Statusaktualisierungen und Feedback „eintreibt“. Aber Achtung es geht hier nicht um ein Strafkommando! Wir unterstellen niemanden, dass er aus Boshaftigkeit unsere Liste torpediert, aber zur „Hygiene“ gehört es auch, dass unsere Liste regelmäßig aufgeräumt und gesäubert wird.

Wenn der von mir sehr geschätzte Eberhard Huber etwas zu sagen hat, dann lohnt sich das zuhören. Aktuell zum Thema Projekterfolg. Seine Aussagen sind empirisch untermauert und sein Fazit, wann ein Projekt als erfolgreich angesehen werden kann, mag überraschen:

„Das hängt von der Zufriedenheit der Stakeholder ab.“

Ich kann diese Aussage nur unterstreichen und meine Weihnachtsanekdote von vergangenem Jahr zur Bestätigung herauskramen…

Das Verhältnis von Business und IT war z.B. hier oder hier  schon öfters thematisiert. Das CIO-Magazin berichtet aktuell über Verständnisprobleme zwischen diesen beiden Welten und zitiert mal wieder eine aktuelle Umfrage.

Wir kennen sie alle: die Offene Punkte Liste (OPL), Liste offener Punkte (LOP), Action Item Liste oder wie auch immer das Kind heißen soll. Egal ob sie an an einem Whiteboard im Teamraum geführt wird, toolgestützt, als Sharepoint-Liste, …

Ihr Einsatzfeld ist weit: Von der reinen Aufgabenüberwachung bis hin zum Protokollersatz.

Wie immer kann man streiten, ob es sinnvoll ist eine solche Liste in Excel zu führen. Excel ist nicht unbedingt ein Collaboration-Tool, aber für den ad hoc-Einsatz durchaus ok. Außerdem kommt es viel mehr auf die Inhalte und deren Pflege an. Das beste Tool mit lausiger Datenqualität ist weniger wert als ein gut gepflegter Schmierzettel.

Für den Hausgebrauch ist so ein kleines Template entstanden. Es verzichtet bewusst auf den Einsatz von Makros (ja, dann könnte man vieles noch bequemer machen, aber die Sicherheitseinstellungen haben bei der Nutzung durch mehrere Nutzer durchaus ihre Tücken). Verschiedene Felder sind mit Gültigkeitsprüfungen hinterlegt, um die Datenqualität zu verbessern. Die entsprechenden Stammdaten finden sich in einem eigenen Reiter. Ein Autofilter, der die erledigten Punkte ausblendet, sorgt ggf. auch schnell wieder für Übersicht – selbst in einer größeren Liste. Natürlich werden Sie nicht alle Spalten brauchen (dann blenden Sie sie doch einfach aus) oder andere (tun Sie sich keinen Zwang an und benennen Sie sie um). Der letzte Änderer und das Änderungsdatum wird nicht automatisch gepflegt (da bräuchten wir wieder Makros), dafür erfolgt die Zeilennummerierung automatisch (was es uns aber wieder verbietet Zeilen zu löschen, weil dann die IDs nicht mehr eindeutig wären – also überflüssige Zeilen deshalb als geschlossen markieren und entsprechend kommentieren). Das Template nutzt das Tabellen-Konzept von Excel 2007. Die runterkonvertierte Version für 2003 funktioniert ebenso. Statt der Tabellen kommen Listen zum Einsatz und die Datei ist nicht ganz so hübsch durchformatiert, aber ebenfalls voll einsatzfähig.

Fehlt nur noch die Link auf die Templates:

• Offene Punkte Liste (Template) für Excel 2007 (falls Ihr Rechner die Datei als Zip-Datei erkennt, einfach die Datei mit der Endung .xlsx speichern. Dies ist eine Tücke des neuen Excel-Formats, das letztlich ein verkapptes Zip-Format ist.)
• Offene Punkte Liste (Template) für Excel 2003

Die einfachste Form Aufgaben zu organisieren, egal ob für sich selbst oder im Team, ist die Liste. Sie dient unserem lausigen Gedächtnis als „extended memory“, hilft uns mehr als 7 Dinge im Kopf zu behalten und wer kennt nicht das befriedigende Gefühl, erledigte Aufgaben von einer Liste einfach streichen zu können.

Florian Steglich hat jetzt eine ganze Ausstellung zum Thema Listen ausgegraben. In der Lawrence A. Fleischmann Gallery in Washington gibt es Listen von Künstlern und Architekten zu bewundern.

PM-Werkzeuge müssen nicht immer IT-gestützt und fancy sein. Allzuleicht lassen wir uns von den Tools ablenken und vergessen die Inhalte. Visualisierungen mitten im Raum regen die Kommunikation an und sorgen u.a. für Transparenz, können aber auch die Kreativität anregen.

In seinem Blog über Software Project Management bekennt Pawel Brodzinski sich leidenschaftlich zum Einsatz von Wihteboards:

if I could name only one tool I’d be left with to manage a project it would be a whiteboard with a set of markers.

Und dass er nicht IT-afin wäre, kann man dem guten Pawel beim besten Willen nicht nachsagen!

Olesya Gileva wendet auf PM Hut konsequent Visualisierungstechniken für Projektmeetings an.

Das CIO-Magazin und natürlich auch schlossBlog berichteten schon im vergangenen Dezember über Peter Hinssen´s Thesen zur IT. Nun berichtet auch die Computerwoche.

Betrachtet man die Entwicklung vieler IT-Abteilungen kann man Peter Hinssen durchaus nachvollziehen, denn die IT(-Abteilungen) managen häufig nur noch sich selbst, die Fachabteilungen und die Dienstleister. Mitunter bilden sich Ketten von Managern an deren einem Ende das operative Business und am anderen Ende operative IT-Dienstleister hängt. Der Wasserkopf hat ein bedenkliches Ausmaß erreicht.

Heise online meldet, dass der IT-Anbieter Bull seine eigenen Arbeitsplätze von Microsoft Office auf das freie OpenOffice umstellt.

Freie Software wie das OpenOffice hat sich in den letzte Jahren gewaltig gemausert. Ohne Frage: dem Normalanwender reicht der Funktionsumfang vollkommen aus. Erst in den Tiefen stösst man gegenüber kommerziellen Konkurrenzprodukten auf Grenzen. Weitere Grenzen tun sich in der Integration weiterer Produkte, wie z.B. Sharepoint oder Project auf – aber wer das nicht braucht… Auch wenn OpenOffice Microsoft Dateiformate verarbeiten kann, ist für mich die Kompatibilität der Dateiformate noch ein Argument für die Konkurrenz aus Redmond. Gerade wer z.B. mit Kunden Dokumente austauschen will, wird hier keine Kompromisse eingehen, sofern andere Standards wie PDF nicht genutzt werden können.

Hinter dem Wechsel von Bull stecken übrigens nicht eine reine Kostenabwägung, sondern zu allererst ein taktisches Kalkül: Man will Kompetenz im OpenSource-Bereich unter Beweis stellen. Doch die Frage aus dem Titel (To buy or not to buy…) ist nicht die richtige Frage. Es geht nicht um kaufen oder nicht kaufen, sondern darum, ob die eigenen Anforderungen von einer Software zu einem angemessenen Preis adäquat erfüllt werden. Und zum Preis gehören nicht nur die reinen Lizenzkosten, sondern auch die Kosten für die Administration und Konfiguration.

Für viele „Normalanwender“ wird die Antwort lauten: naja, für mich tut es OpenOffice allemal, ein paar Poweruser bei Bull oder vielleicht auch Vertriebler, die auf den Austausch mit den Kunden angewiesen sind, werden hingegen mit einem weinenden Auge da stehen.

Und noch einmal Pawel Brodzinski, der sich mit einem Beitrag von Jennifer Bedell auf PMStudent zum Thema Testmanagement auseinander setzt: Testen kann auch ausufern, wenn der Scope des Projekts aus dem Auge verloren wird und weit über die ursprünglichen Projektauftrag hinaus getestet wird. Zurecht weist Pawel darafhin, dass die Erfüllung von Spezifikationen mitunter noch wenig über die tatsächliche Qualität des Ergebnisses aussagt. Auch wenn alle Anforderungen erfüllt sind, kann der Patient bereits tot sein. Der Test der Spec stelllt quasi den minimalen Testumfang dar,  aber um die Qualität sicherzustellen braucht es „mündige Tester“, die auch nach rechts und links schauen, aber mit Augenmaß, um nicht einfach den Projektauftrag beliebig zu erweitern und die Kosten aus dem Ruder laufen zu lassen.