1. Projektbegleitendes Qualitätsmanagement beginnt vorbeugend und nicht nachträglich.
2. „Qualitätsmanagement ist nicht nur eine Sache es Qualitätsbeauftragten oder des Qualitätsprüfers, sondern geht, wie sich aus der […] Definition für TQM ergibt, jeden Mitarbeiter an, insbesondere auch das Top-Management.“
3. „Die frühen Phasen eines Projekts sind von ausschlaggebender Bedeutung für die Qualität eines Produkts.[…]“
4. „Der Auftraggeber muss an der Festlegung der Projektziele beteiligt werden […].“

Schelle, H.: Projekte zum Erfolg führen, 4. Auflage, München 2004, S.200f. (Amazon)

Aufbewahrungspflichten für Projektunterlagen richtet sich in erster Linie nach dem Projektgegenstand (sind buchhalterische Fragen betroffen, handelt es sich um ein Vertriebsprojekt, sind Zoll und Außenhandel betroffen, handelt es sich um eine Produktentwicklung,etc.).

Aufbewahrungspflichten resultieren dabei teils aus gesetzlichen,aus „quasi-gesetzlichen“ oder aus nicht gesetzlichen Anforderungen. Ein Beispiel für quasi-gestzliche Anforderungen wären die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) nach denen Wirtschaftprüfer Buchführungsrelevante DV-Systeme prüfen. Nicht gesetzliche Anfoderungen können beispielsweise aus dem Qualitätsmanagement oder dem Internen Kontrollsystem (obwohl man das mitunter schon wieder als quasi-gestzlich sehen könnte) bestehen. Bei den gesetzlichen Anforderungen ist neben Handels- und Steuerrecht, auch das Außenhandelsrecht, die Produkthaftung und unter Umständen auch das Zivilrecht (Vertrags- und Prozessunterlagen) zu nennen.

Die meisten Aufbewahrungspflichten schreiben in der Tat eine Aufbewahrungfrist von 10 Jahren vor. Dabei sind aber 10 Jahre nicht gleich 10 Jahre. Nimmt man wieder das Beispiel einer Buchhaltungssoftware so beginnt die 10jährige Aufbewahrungsfrist nicht mit der Einführung des Systems sondern mit dessen Ablösung! Letztlich ist die Projektdokumentation erforderiich um belegen zu können, dass auch der letzte Beleg des System ordnungsgemäß zustande gekommen ist. Die Aufbewahrungsfrist kann sich so weit über 10 Jahre hinaus verlängern.

Auswahl und Umfang der aufbewahrungspflichtigen Dokumente sind in der Tat leider interpretationsbdürftig. Teilweise gibt es bei Wirtschaftsprüfern Kataloge über aufbewahrungspflichtige Unterlagen nach GoBS.

Mit Aufbewahrungfristen von 10 Jahren und mehr können auch besondere Archivierungsanforderungen einhergehen (z.B. dauerhafte Lesbarkeit der Dokumente) oder die Sicherstellung, dass die archivierten Dokumente nicht mehr verändert wurden (z.B. mittels digitaler Signatur).

Was sind die Aufgaben des (Projekt) Portfolio Management?

(1) Bewertung, Priorisierung und Selektion von Vorhaben
(2) Ausführung von Projekten & regelmäßige Projektbewertung anhand messbarer Kriterien
(3) Abschluss von Projekten und Prüfung auf Zielerreichung.

(in Anlehnung an: Litke, Hans-Dieter (Hrsg.), Projektmanagement Handbuch für die Praxis, München, Wien 2005) (Amazon)

Ziele erlauben einen Soll-Ist-Vergleich, machen Erfolg messbar und trage zu unserem Selbstwertgefühl bei

Also noch mehr Zielarbeit: Jetzt sollen wir uns auch noch an den eigenen Zielen messen lassen. Grössenwahn wird gleich bestraft. Die eigenen Ziele rücken ins Unermessliche, sind unerreichbar.

Aber wenn wir eine eigene Zielhierarchie aufgebaut haben, dann können wir ganz klein anfangen. Haben erste kleine, mehr als realistische Ziele und können uns steigern, wenn wir diese erreicht haben. Die motivierende Wirkung ist nicht zu unterschätzen. Es ist äußerst befriedigend einen lang gehegten Wunsch, den man in harter Arbeit zunächst konkretisiert , in gegenüber anderen Wünschen und Ideen abgewogen und zuletzt hoch engeschätzt hat, plötzlich abhaken zu können und sich dem nächsten oder vielleicht sogar einem höheren Ziel widmen zu können.

Aus erreichten Zielen gewinnen wir Befriedigung und Motivation.

Ein Grund mehr unsere Ziele konkret und messbar zu formulieren.

Ziele beeinflussen unsere Wahrnehmung und helfen uns selbst zu steuern

Unser Ziele haben wir vor Augen. Das was wir vor Augen haben wirkt wie ein Filter auf das, was wir wahrnehmen. Wer davon träumt einmal in seinem Leben mit einem Heißluftballon zu fahren wird plötzlich über jedes Inserat stolpern in dem solche Fahrten angeboten werden.

Wenn wir jemanden unsere Ziele anvertrauen, werden wir plötzlich auch von anderen auf diese Inserate, eine Flugschau oder einen Freund, der jemanden kennt, der so etwas anbietet aufmerksam gemacht.

Nur wer mit dem Gedanken spielt sich selbständig zu machen, wird dies eines Tages tun…

Die Filter unserer Wahrnehmung können tückisch sein. Wir können uns in eine fixe Idee verrennen, aber auf der anderen Seite können wird diese Filter auch nutzen, wenn wir ihre Vorzüge kennen.

Mit diesem Filter kann man auch Chancen erkennen und diese beim Schopfe packen.

Ziele ändern sich

Ziele sind nichts statisches. Sie verändern sich, wie wir uns verändern.
Spätestens wenn ein Ziel erreicht ist, stellt sich die Frage nach dem nächsten Ziel.

Vielleicht ändern sich auch nicht die Ziele, aber möglicherweise ändert sich ihre Wertschätzung und Priorisierung. Wer krank ist, weiß Gesundheit mehr zu schätzen.

Es ist kein Zeichen von Schwäche an seinen Zielen zu arbeiten und sie zu ändern. Im Gegenteil. Die Betonung liegt auf „arbeiten“. Es geht nicht darum Moden zu folgen: heute hüh und morgen hot, sondern sich ernsthaft mit den eigenen Zielen und Werten auseinander zu setzen.

Zielsetzungen lassen sin konkretisieren und verbessern

Je konkreter ein Ziel, umso besser können wir es uns vorstellen. Auf der anderen Seite: es gibt zwar tausend Dinge, die wir uns wünschen, aber abstrahiert man ein bisschen, bleiben meist nur wenige wirkliche Ziele übrig: vielleicht Unabhängigkeit, Gesundheit, Familie, …

Es gilt nicht zwischen dem konkreten und dem Abstrakten abzuwägen – wir brauchen beides.

Letztlich kristallisiert sich bei intensiver Auseinandersetzung mit den eigenen Zielen eine Zielhierarchie heraus.

Je mehr wir uns mit dieser Hierarchie beschäftigen, je mehr werden wir damit arbeiten. Schwerpunkte verschieben, Einzelziele konkretisieren, mehrere Ziele in einer Kategorie zusammenfassen.
Je mehr wir uns mit dieser Form der Zielarbeit befassen, desto mehr werden wir lernen was wir wirklich wollen und was uns wichtig ist.

Ziele sind nichts gegebenes.

Wir haben viele Wünsche, aber wodurch unterscheiden sich Ziele und Wünsche?

Während ein Wunsch lediglich etwas angenehmes ist, was wir uns vorstellen, ist ein Ziel erstrebenswert. Und erstrebenswert ist in diesem Fall wörtlich zu nehmen: Ein Ziel ist uns so viel Wert, dass wir bereit sind dafür etwas zu tun.

Unser Wünsche mögen uns gegeben sein, aber um von unseren Wünschen zu unseren Zielen zu gelangen ist Arbeit gefordert: Unsere wünsche wollen reflektiert, bewertet und priorisiert werden. Welche Wünsche sind uns wirklich wert etwas dafür zu tun? Für welchen Wunsch würden wir wie weit gehen?

Ja, ja, klar, Ziele sind wichtig.

Ziele helfen uns oder einem Projekt eine Richtung zu geben, mit Zielorientierung gelingt es auf konkrete Resultate hinzuarbeiten, Pläne hierfür zu konzipieren, Prioritäten zu setzen und ein Team zu motivieren. Im Projektmanagement gilt als eiserne Regel, dass mit das wichtigste die Auftragsklärung sei, denn nur anhand der dort vorgegebenen Ziele lässt sich ein Projekterfolg überhaupt erreichen und feststellen.

Aber warum ist die Auseinandersetzung mit den eigenen Zielen gleich Arbeit?

(1) Ziele sind nichts gegebenes
(2) Zielsetzungen lassen sich konkretisieren und verbessern
(3) Ziele ändern sich
(4) Ziele beeinflussen unsere Wahrnehmung und helfen uns selbst zu steuern
(5) Ziele erlauben einen Soll-Ist-Vergleich, machen Erfolg messbar und tragen zu unserem Selbstwertgefühl bei.

Typische Risiken bei IT-Einführungen während der Produktivsetzung sind:

Typische Risiken nach Produktivsetzung sind: