#26 Dokumentationspflichten/Archivierung in Projekten
Aufbewahrungspflichten für Projektunterlagen richtet sich in erster Linie nach dem Projektgegenstand (sind buchhalterische Fragen betroffen, handelt es sich um ein Vertriebsprojekt, sind Zoll und Außenhandel betroffen, handelt es sich um eine Produktentwicklung,etc.).
Aufbewahrungspflichten resultieren dabei teils aus gesetzlichen,aus „quasi-gesetzlichen“ oder aus nicht gesetzlichen Anforderungen. Ein Beispiel für quasi-gestzliche Anforderungen wären die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) nach denen Wirtschaftprüfer Buchführungsrelevante DV-Systeme prüfen. Nicht gesetzliche Anfoderungen können beispielsweise aus dem Qualitätsmanagement oder dem Internen Kontrollsystem (obwohl man das mitunter schon wieder als quasi-gestzlich sehen könnte) bestehen. Bei den gesetzlichen Anforderungen ist neben Handels- und Steuerrecht, auch das Außenhandelsrecht, die Produkthaftung und unter Umständen auch das Zivilrecht (Vertrags- und Prozessunterlagen) zu nennen.
Die meisten Aufbewahrungspflichten schreiben in der Tat eine Aufbewahrungfrist von 10 Jahren vor. Dabei sind aber 10 Jahre nicht gleich 10 Jahre. Nimmt man wieder das Beispiel einer Buchhaltungssoftware so beginnt die 10jährige Aufbewahrungsfrist nicht mit der Einführung des Systems sondern mit dessen Ablösung! Letztlich ist die Projektdokumentation erforderiich um belegen zu können, dass auch der letzte Beleg des System ordnungsgemäß zustande gekommen ist. Die Aufbewahrungsfrist kann sich so weit über 10 Jahre hinaus verlängern.
Auswahl und Umfang der aufbewahrungspflichtigen Dokumente sind in der Tat leider interpretationsbdürftig. Teilweise gibt es bei Wirtschaftsprüfern Kataloge über aufbewahrungspflichtige Unterlagen nach GoBS.
Mit Aufbewahrungfristen von 10 Jahren und mehr können auch besondere Archivierungsanforderungen einhergehen (z.B. dauerhafte Lesbarkeit der Dokumente) oder die Sicherstellung, dass die archivierten Dokumente nicht mehr verändert wurden (z.B. mittels digitaler Signatur).
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