Durfte Mittwoch bei einem Kunden eine Session über effiziente und nachhaltige Meeting halten.
Natürlich sind viele Meetings Zeitfresser. Meetings machen unsere Arbeit kaput, aber wir tun nichts dagegen.
Dabei geht es doch nur um Ergebnisse. Und Ergebnisse sind das Produkt aus Prozessen und dem Input, den Menschen in diese Prozesse geben. Es geht also immer nur um Menschen, Ergebnisse und Prozesse.
Nur vergessen wir das allzu gerne und dann kommen sie zum Tragen – die Meeting-Killer:
In dieser Liste fehlt noch good old Watzlawick („Wir können nicht nicht-kommunizieren.“) – ebenfalls 70ies.
Und was haben wir seit dem gelernt?
Klar:
Outlook
Wir wissen jetzt wie wir möglichst viele Leute einladen können.
Unabhängig von der Relevanz für das Thema
Wenn dann die Kalender (hoffentlich) vernünftig gepflegt sind.
Und wir nicht in die cc und bcc Falle tappen.
Teams. Zoom, Webex & Co
Das ging schon vor der Pandemie los mit dem Management-Radio, das alle konsumieren und nebenher eh etwas anders machen, aber spätestens seit Corona sind wir alle Remote-Profis.
Und jetzt müssten wir halt nur mehr das umsetzen, was wir gelernt haben….
Unser neuer Kurs auf LinkedIn Learning: Facilitation.
Wir wollen alle erfolgreiche Meetings, Workshops und Projekte.
Und wie das geht, das zeigen wir in diesem Kurs. In unserem Projektmanagement-Trainings, den LinkedIn-Video-Trainings und auch ansonsten widerholen wir uns wie ein Papagei. Facilitation ist eine Geheimwaffe, sagt das Projektmagazin, naja, ich im Projektmagazin 😉
Nun vorab: Über Facilitation als Geheimwaffe im Projektmanagement habe ich erst im Projektmagazin geschrieben und ganz ehrlich: ich habe mich selbst in der Projektarbeit, sei es in eigenen Projekten oder in Kundenprojekten, immer als Facilitator verstanden – selbst als ich den Begriff noch gar nicht kannte.
Stefans Frage war für mich aber Anlass genug unsere LinkedIn Learning-Trainings noch einmal zu durchforsten.
Gleich zu Beginn ein Zitat aus der fünften Auflage des PMBOK: „Facilitation techniques have broad application within project management processes and guide the development of the project charter.“ (Affiliate Link zur aktuellen Ausagbe)
Das findet sich bereits im Werkzeugkasten für die Auftragsklärung in unserem Kurs zu Initiierung und Setup von Projekten. Es gibt an dieser Stelle auch schon einen Hinweis auf Graphic Facilitation (und Graphic Facilitation ist ja auch eines unserer Steckenpferde, denn Business Visualisierung gibt es von uns sowohl auf LinkedIn als auch in Buchform(Affiliate Link)).
Der PMBOK selbst nennt einige Beispiele für Facilitation-Methoden: „Brainstorming, Konfliktlösung, Problemlösung und das Management von Besprechungen sind Beispiele für Schlüsseltechniken die Moderatoren benutzen um Teams und Einzelpersonen zu helfen Projektaktivitäten erfolgreich durchzuführen.“
Zu den in unserem Kurs behandelten Facilitation-Techniken (ohne Anspruch auf Vollständigkeit) gehören Methoden der Umfeldanalyse, wie Stakeholderanalyse, Stakeholderdiagramm, Multiple-Cause-Diagramm, Context Map, Branchenanalyse, Moderations- und Analysewerkzeuge (angefangen mit der Kartenabfrage, Mindmaps, Gap-Analyse) und last but not least Ishikawa, Problemskizze und Canvas. Und wen wundert es da, dass sich dort auch der openPM-Canvas wiederfindet.
Natürlich geht es auch im Kurs Team, Führung, Zusammenarbeit um Facilitation, auch wenn der Begriff nicht explizit fällt.
Der Kommunikation in Projekten haben wir in unserem Lernpfad einen eigenen Kurs gewidmet. Dabei geht es natürlich auch um Moderation und Moderationskompetenz. Facilitation übersetzen wir an dieser Stelle als Prozessbegleitung und Moderation und geben noch den Tipp: Wirken Sie als Facilitator!
Auch in unserem Kurs zur Qualität stolpern wir wieder auf den PMBOK Hinweis zu Facilitation-Techniken.
Bei den Werkzeugen und Hilfsmitteln tauchen bei uns statt des unvermeidlichen MS Project dann so Konzepte auf, wie Coaching und Gamification und es geht um Lernen (Wissensmanagement hingegen haben wir im Kurs über den Projektabschluss berücksichtigt).
Der Kurs Krisen und Erfolg enthält eines unserer Lieblingskapitel der gesamten Lernpfades: Die Projektgeschichten. Und gleich in zweien dieser Projektgeschichten ist von Facilitation die Rede: Einmal bei den Anfangsschwierigkeiten bei denen wir Facilitation als Möglichkeit anpreisen Kommunikation und Zusammenarbeit in Gang zu bringen und auch auf der psychologischen Seite zur Überwindung von „Scheuklappen“.
Natürlich sind auch unsere agilen Kurse voll mit Hinweisen auf Facilitation. Da finden sich alte Bekannte, wie der openPM Canvas. Facilitation Techniken werden als Werkzeuge aufgeführt. Neben Canvas, Mindmaps und Context Maps tauchen dann auch Boards auf. Ein Scrum Master ist doch ein Facilitator par excellence!
In unserer eigenen Arbeit (und dabei darf ich meine Kollegen Christian, Daniel und Stefan mit einschließen), versuchen wir Facilitation tatsächlich anzuwenden. Entsprechend findet das Thema auch in unseren Trainings einen hohen Stellenwert. Nur logisch, dass auch ein eigenes Facilitation-Training für LinkedIn Learning aktuell in Vorbereitung ist. Diesmal aber „ganz allgemein“ und nicht mit einem projektspezifischen Fokus. Ihr dürft gespannt sein!
Mit Facilitation als Moderationsmethode/Einstellung gelangt man zu besseren Ergebnissen in Meetings, Prozessen und Entscheidungen. Ein eigenes LinkedIn-Learning Training dazu wird im Juni aufgezeichnet und unsere Masterclass ist auch am Start.
Im Artikel geht es darum, was Facilitation überhaupt ist, sie sie funktioniert und wie der Facilitation-Prozess aussieht. Weiter geht es um die Grundlagen der Facilitation und dann um deren Anwendung im Projektmanagement, denn deren gibt es genug und im Beispiel muss dann der openPM-Canvas ran.
Aber auch etwaige Fallstricke werden thematisiert.
Facilitation bietet auch im Projektmanagement viele Chancen und Möglichkeiten.
Facilitation ist vor allem ein Rollenverständnis. Prozess und Inhalte werden entkoppelt. Konflikte werden dadurch vorwiegend auf die Sachebene verlagert. Gleichzeitig ist der Facilitator der Gralshüter für methodisch sauberes Vorgehen und Zielorientierung.
Beiträge zur Facilitation auf schlossBlog gab es schon zur Genüge:
Facilitation is something magical to make meetings, workshops, projects or processes successful. Usually blog posts here are in German so this is an exception. It is a translation of the previous post which is a summary of a small series I recently posted on Twitter and LinkedIn:
Definition: Facilitation is a form of moderation supporting a group to meet their goals in meetings, decisions, in problem solving or in processes.
Facilitation ist eine Zauberwaffe um Meetings, Workshops, Projekte oder Prozesse erfolgreich zu gestalten. In den letzten Wochen habe ich in einer kleinen Reihe auf Twitter und LinkedIn „spielerisch“ erklärt worum es geht. Hier die Zusammenfassung:
Definition:
Facilitation ist eine Moderationsform, die einer Gruppe erleichtern soll ihre Ziele in Meetings, Entscheidungen, bei der Problemlösung und in Prozessen zu erreichen.
Unser organisatorisches Umfeld ist häufig geprägt von hierarischen Strukturen, aber:
Diskussionen über Hierarchiegrenzen sind selten ergebnisoffen.
In Modul 2 der Facilitation Masterclass geht es um das Navigieren im Workshop oder in Entscheidungssituationen. Es geht um die Moderation von Gruppen im Detail.
Sie eignen sich die nötigen Fähigkeiten an, um Potentiale von kleinen und großen Gruppen zu entfalten. Sie lernen Workshops zu designen und zu moderieren. Nehmen Sie selbst das Ruder in die Hand und entwickeln Sie Ihren persönlichen Facilitation-Mix aus Planung und Improvisation.
Ja, richtig gehört: Es bedarf einerseits einer sorgfältigen Vorbereitung, dem richtigen Design und andererseits der Flexibilität situativ auf Teilnehmer und die Entwicklung eingehen zu können.
Aber wie lernt man Improvisation? Kann man das überhaupt lernen?
Klar, Übung macht den Meister und darum geht es in der Masterclass: Das Anwenden und Tun. Das Ausprobieren in einem geschützten Raum unter Gleichgesinnten.
Aber selbstverständlich hilft auch das richtige Fundament, ein griffbereiter Werkzeugkasten. In Modul 1 haben Sie schon die ersten Kniffe zur Visualisierung kennen gelernt, aber es gibt darüber hinaus natürlich noch jede Menge Handwerkszeug mehr. Wie heißt es so schön: Wenn ein Hammer dein einziges Werkzeug ist, dann wird jedes Problem zum Nagel. Damit das nicht so bleibt werden wir im Modul „Navigieren.“ die Ärmel hochkrempeln und uns in die Facilitation stürzen.
Ganz konkret an einem Beispielprojekt werden Sie einen Workshop entwickeln und systematisch verbessern. Und Sie werden diesen Workshop auch durchführen.
Facilitation als Moderation zu übersetzen greift viel zu kurz.
Facilitation ist mehr als eine Methode, es ist eine Einstellung (Neu-Deutsch: Mindset) und ein Rollenverständnis.
Wörtlich heißt Facilitation so viel wie Ermöglichung oder Erleichterung. Facilitation soll dabei einer Gruppe helfen, ihre Ziele zu erreichen, jedoch ohne dabei selbst Partei zu ergreifen.
Zielorientierung, Prozessorientierung und Neutralität sind die wesentlichen Merkmale von Facilitation.
Mittels Facilitation haben wir bessere und effizientere Meetings, Entscheidungen und Problemlösungen. Wir können damit auch Prozesse moderieren, z.B. Lernprozesse.
Neugierig geworden?
Gemeinsam mit meinen Kollegen Christian und Daniel von ViusalBraindump und Stefan Moser geht demnächst die Facilitation Masterclass an den Start und auch hier im Blog wird noch das eine oder andere zum Thema zu finden sein.
Ein Facilitator ist so etwas wie ein Katalysator für Gruppenprozesse. Ein Facilitator, also die Person, der Mensch, der versucht in unserer Gruppe als Katalysator zu wirken, nimmt sich selbst zurück, bleibt neutral und ist lediglich dem Prozess und den Gruppenzielen verpflichtet.
Die Masterclass ist blended Learning, also eine Mischung aus Präsenztraining und Online-Begleitung. Das „Machen“/ die Anwendung steht im Vordergrund. Und das gemeinsame Lernen und Feedback beflügelt zusätzlich.
Sie lernen mit uns, sich im Dschungel von Agilität, VUCA und New Work zu orientieren, aktiv mit einer Vielfalt an Methoden zu experimentieren und damit sicher durch das Dickicht zu kommen.
Wir haben das erforderliche Handwerkszeug in drei Module gepackt mit denen wir Sie durch dieses Jahr begleiten:
Orientieren
Navigieren
Experimentieren
Auch für LinkedIn Learning bereiteten Christian, Daniel und ich derzeit ein eigenes Videotraining vor.
More to come. Und versprochen: Auch hier auf schlossBlog wird es noch mehr zum Thema geben.
Auf der diesjährigen PVM der Gesellschaft für Informatik in Lörrach darf/durfte ich über Canvas als Facilitation-Technik (um genauer zu sein als Visual Faciliation Technik) referieren.
Die wichtigsten Infos und Referenzen zum Kompaktbriefing gibt es hier:
Die Canvas Idee
Canvas ist der englische Begriff für Leinwand.
Canvas als „Methode“ ist eine Facilitation-Technik bei der es darum geht eine Idee, ein Thema oder ein Konzept auf eine „Leinwand“ zu projizieren. Im Falle der Canvas-Methode nutzt man nun nicht eine leere Leinwand, sondern eine Leinwand mit Hilfslinien und Feldern.
Facilitation-Techniken sind Schlüsseltechniken, die Moderatoren benutzen um Teams und Einzelpersonen zu helfen Aktivitäten und Meetings ergebnisorientiert voranzutreiben.
Prominentester Vertreter ist der Business Modell Canvas von Osterwalder/Pigneur, der der Darstellung/Entwicklung eines Geschäftsmodells dient. Dieser entstand im Rahmen einer Online-Community und wurde mit dem Buch „Business Model Generation“ (Amazon Affiliate Link) bekannt.
Canvas Beispiele
Eine Sammlung von Beispielen zum Thema Canvas findet sich z.B. auf openPM.
Value Proposition Canvas (Osterwalder/Pigneur) (Amazon Affiliate Link)
Das folgende Bild zeigt ein mögliches Zusammenspiel von Business Model Canvas, Value Proposition Canvas, System Footprint und Projekt Canvas.
Einsatzmöglichkeiten & Grenzen
Der Einsatz eines Canvas macht Sinn da, wo wir Facilitation benötigen. Wo wir die Gruppe benötigen, gleiches Verständnis und Commitment brauchen.
Ein Canvas ist nur eine grobe Darstellung. Vielleicht braucht es punktuell Ausarbeitung und Detaillierung.
Aber bei aller Unschärfe – das Grundkonzept ist klar.
Ein Canvas will insofern auch keine anderen Artefakte ersetzen, weil es gar nicht um das fertige Bild am Ende geht, sondern viel mehr um den Entwicklungsprozess und seine Moderation.
Wenn wir diesen Entwicklungs- und Moderationsgedanken verfolgen, dann ist klar, dass es auch nicht um das Ausfüllen eines Formulars geht.
Einen Canvas wie ein Formular zu bearbeiten ist wie Kochen mit Tütensuppen (Referenz an Tim Themann – Den Computermaler).
Ein Canvas dient uns als Projektionsfläche. Das Schema stellt nur Hilfslinien dar. Ein Maler hat die Freiheit sich über Hilfslinien hinwegzusetzen und sie zu übermalen.
Der agile Management-Theoretiker Jurgen Appelo (Amazon Affiliate Link) hat in seinem neuen Buch vorgeschlagen sich bei einem Canvas wie bei einem Quilt zu bedienen. Einzelne Felder von Relevanz für das jeweilige Thema herauszupicken und miteinander zu einem Teppich zu vernähen.
Soweit möchte ich ihm nicht folgen.
Es geht nicht um ein beliebiges Cherry Picking und ja, wir müssen lernen auch weiße Flächen zu ertragen. Vielleicht sind einzelne Felder für unsere konkrete Fragestellung wirklich nicht relevant, aber die weiße Fläche zwingt uns dazu, das auch explizit festzustellen.
Einen eigenen Canvas entwickeln
Aufgabenstellung klären
Identifikation der Felder
Gruppierung und Anordnung
Grafische Gestaltung
Detaillierung
Verprobung
Weiterführendes
Ist Ihr Interesse an Canvas und Graphic Facilitation geweckt? Wenn Sie sich mehr dafür interessieren und offen für einen unkonventionellen/spielerischen Ansatz sind, dann sei Ihnen unser Buch „Business Visualisierung“ (Amazon Affiliate Link) empfohlen. Oder Sie stöbern gleich hier um Blog weiter oder in unserer Business Visualisierungs-Video-Reihe auf LinkedIn Learning.
Das zweite Modul unserer LinkedIn-Learning Reihe mit Projektmanagement-Videotrainings beschäftigt sich mit der Initiierung und dem Setup von Projekten.
Wie kommt es überhaupt zu einem Projekt? Wie kommt es von der Idee zum Projekt?
Und was muss alles bis zum Startschuss für das Projekt passieren?
Sie sehen sich den Startprozess und die Projektvorbereitung im Detail an und widmen sich ausführlich der Projektklärung – angefangen vom Projektauftrag bis hin zu einem Werkzeugkasten für die Auftragsklärung. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Facilitation-Techniken und Umfeldanalyse zur Auftragsklärung einsetzen können, angefangen von der Stakeholderanalyse, der Systemmodellierung, der Context Map oder einer Branchenanalyse. Alternativ oder ergänzend können Sie aber auch Kreativitästechniken wie die Kartenabfrage oder Mindmaps einsetzen oder eine Lückenanalyse (Englisch: Gap-Analysis) durchführen. weitere Werkzeuge wären das Ishikawa-Diagramm, die Problemskizze oder Canvases. Den openPM-Canvas als ein Beispiel für einen Projekt-Canvas stellen wir Ihnen ausführlich vor.
Wie stellen Sie die Arbeitsfähigkeit des Projektteams her? – Von der erforderlichen Projektinfrastruktur bereitstellen und bis hin zum Kick-Off.
