Im vorherigen Beitrag ging es um Planung. Pläne helfen uns, Ziele in konkrete Schritte zu übersetzen, Ressourcen zu koordinieren und Abhängigkeiten sichtbar zu machen. Das gilt für Projekte ebenso wie für persönliche Vorhaben.

Wer regelmäßiger schreiben, sich beruflich verändern oder mehr Zeit für wichtige Beziehungen gewinnen will, braucht ebenfalls eine Vorstellung davon, wie dies gelingen könnte. Im Plan werden aus Zielen Termine, Routinen, Entscheidungen und nächste Schritte.

Doch jeder Plan beruht auf Annahmen über eine Zukunft, die wir noch nicht kennen.

Je größer die Unsicherheit, desto weniger ist ein Plan eine verlässliche Vorhersage. Er beschreibt dann nicht, was geschehen wird, sondern was wir gegenwärtig für einen geeigneten Weg zum Ziel halten.

Ein Plan ist keine Vorschau auf die Zukunft. Er ist eine begründete Hypothese darüber, wie wir ein Ziel erreichen können.

Diese Unterscheidung verändert die Zielarbeit. Abweichungen erscheinen nicht mehr ausschließlich als Störungen, die beseitigt werden müssen. Sie können Informationen darüber liefern, welche Annahmen richtig waren, welche sich nicht bestätigt haben und was wir verändern müssen.

Pläne enthalten mehr Annahmen, als wir sehen

Ein Projektplan enthält Arbeitspakete, Termine, Verantwortlichkeiten und Meilensteine. Auch ein persönlicher Plan kann sehr konkret wirken:

Jeden Morgen stehe ich eine Stunde früher auf und schreibe an meinem Buch.

Hinter dieser einfachen Festlegung stehen zahlreiche Annahmen:

• Ich kann und will dauerhaft früher aufstehen.
• Morgens bin ich konzentriert genug zum Schreiben.
• Die zusätzliche Zeit wird nicht von anderen Aufgaben beansprucht.
• Eine tägliche Routine passt besser zu mir als längere Schreibblöcke.
• Mehr Schreibzeit führt tatsächlich zu sichtbarem Fortschritt.

In der letzten Woche haben Christian, Daniel und ich unter dem Motto #7Tage7Trainings ausgewählte Trainings aus unseren Kursen für LinkedIn-Learning vorgestellt, damit niemand eine Ausrede hat, er könne sich im #Homeoffice nicht fortbilden.

Tag 1: Einführung ins Projektmanagement

Christian hat in seinem Post  den ersten Teil aus unserem Lernpfad „Ihr Weg zum Projektmanager“  vorgestellt. Wir haben uns in dieser gesamten Reihe bemüht sowohl traditionelle als auch agile Ansätze aufzuzeigen zu erklären.

Tag 2: Business Visualisierung

An Tag 2 stellte Daniel unsere ursprünglich als wöchentliche Serie angelegte Reihe zu Business Visualisierung vor. Mehr Input von uns zum Thema gibt es ja auch in Buchform…

Also wer im #Homeoffice mal nicht vor der Kiste sitzen will, kann gerne auch ganz „old school“ zur gebundenen Ausgabe greifen. Wobei so ganz „old school“ ist unser Werk natürlich nicht, denn sonst wäre es kein Roman geworden – alles andere als konventionell. Und zu erhalten u.a. bei Amazon.

Tag 3: Agiles Projektmanagement

Mit diesem Kurs wollen wir speziell einen ersten Einstieg ermöglichen, zeigen, was dieses „komische“ Agile überhaupt ist, am Beispiel SCRUM einen ersten Eindruck vermitteln und über Projekt hinaus die Besonderheiten und Möglichkeiten agilen Arbeitens aufgreifen.

Wer dabei auf den Geschmack kommt, dem seien auch die weiteren Trainings zum Agilen Arbeiten empfohlen.

Tag 4: Risiko und Unsicherheit

Nicht nur in Projekten, sondern wie wir gerade sehen, ganz grundsätzlich sind wir immer wieder mit Risiken und Unsicherheit konfrontiert. Deswegen wollen wir an Tag 4 unserer Reihe #7Tage7Trainings für das #Homeoffice dieses Thema aufgreifen.

Den Risiken gegenüber stehen auch Chancen, aber wie kann eine systematische Auseinandersetzung mit diesen Themen aussehen? Wie kann ein Risikomanagementprozess aussehen und welche Werkzeuge können wir dabei nutzen?

Unser Kurs enthält darüber hinaus auch ein Kapitel über Claims, sprich (Nach-)Forderungen zwischen Projektparteien.

Tag 5: Design Thinking

In einigen Unternehmen ist das Vorgehen schon ein Standard – in anderen Unternehmen wird es noch nicht oder erst vereinzelt eingesetzt: Design Thinking. Ein Ansatz zur systematischen Herangehensweise an komplexe Aufgaben- und Problemstellungen.

Tag 6: Agil arbeiten – Agile Meetings produktiver gestalten

Christian empfiehlt einen Kurs von Daniel am  vorletzten Tag unserer kleinen Reihe.

Tag 7:  Projektmanagement – Ethik und Compliance

Wie schnell doch eine Woche #Homeoffice vergeht.

Zum Abschluss wird es etwas nachdenklicher: Mit Ethik und Compliance im Projektmanagement geht es vor allem um die Reflexion unseres Handelns. Dass dies durchaus praktische Relevanz hat, versuchen wir in unserem Kurs zu zeigen, Dabei geht es um Menschen, Pläne, Ziele, Entscheidungen, Krisen und Konflikte.

Wir hoffen, dass wir für den einen oder anderen Kurs Interesse wecken konnten. Es gibt aber auch darüber hinaus (nicht nur von uns) noch einige Schätze auf der LinkedInLearning-Plattform zu entdecken!

Viel Spaß beim Anschauen und Lernen!

In einem ganz besonderem Workshop gebe ich den Reiseführer im Museum für Dokumentationswerkzeuge in Dokumentswana (wem das jetzt spanisch vorkommt, dem empfehle ich unser demnächst erscheinendes Buch Business Visualisierung).

Die Links für die Themenführung „Empathie“ gibt es hier:

• Was ist Empathie? (Wikipedia)
• Was ist Design Thinking? (openPM)
• Was ist Scrum? (openPM)
• Das Geheimnis der Empathie (schlossBlog)
• 4-Seiten einer Nachricht (Schulz von Thun zusammengefasst auf openPM)
• Empathy Map (agile-teams.de)
• Weiterentwicklung der Empathy Map zu einem Empathy Map Canvas (Gamestorming)
• Graphic Facilitation (englische Wikipedia)
• Stakeholderdiagramm (openPM)
• Taktiktafel (Goolge-Bildersuche)
• Visuelles Denken auf schlossBlog: Im Business Kontext und der Prozess des visuellen Denkens
• Canvas (openPM)

Warum erfreuen sich Konzepte wie Visuelles Denken, Design Thinking oder Werkzeuge wie Canvas immer mehr Beliebtheit?

Nun: Sie bringen Empathie zurück in unsere Unternehmen.

Empathie bezeichnet die Fähigkeit und Bereitschaft, Empfindungen, Gedanken, Emotionen, Motive und Persönlichkeitsmerkmale einer anderen Person zu erkennen und zu verstehen (Wikipedia). Egal ob bezüglich unserer Mitarbeiter, unserer Kunden, Konkurrenten oder anderer Stakeholder.

Beispielsweise mit einer Empathy Map können wir uns das Empfinden einer Person vor Augen führen.

Das Scientific Management von Taylor ist alt, aber Management by Objectives und amerikanisches Management Denken haben sich in den letzten Jahren immer mehr durchgesetzt.

Was auf der Strecke geblieben ist, sind einfühlsames Denken und gesunder Menschenverstand.

Visuelles Denken und Prozesse wie Design Thinking sprechen auch unsere emotionale Intelligenz an.

Haben wir zuletzt einseitig auf die eine Seite geschielt, dann verspricht ein Schielen auf die andere Seite verblüffende Einsichten und Erkenntnisgewinn.

Einseitige Gefühlsduselei ist natürlich genau derselbe Quatsch, wie blinder Rationalismus. Ein konsequentes Management by Objectives – ohne Sinn und Verstand – führt selbstverständlich genauso ins Verderben, wie wenn wir unseren Namen tanzen…

Man kann diesen Schalter aber nicht steuern. Man kann nicht wählen: 10% Gefühl, 90% Kalkül. Es ist immer ein sowohl als auch.

Und wer an den Werten von Zielvorgaben oder Command & Control blind festhält wird nie wirklich Empathie entwickeln.

Beitrag #717 auf schlossBlog

Nachdem hier schon einmal ausführlich das Thema Design Thinking im Projekt-Kontext diskutiert wurde hier der Hinweise auf eine Session-Doku des PM-Camps Stuttgart 2015 (Twitter: #pmcampstr). Auch hier gab es eine Session zum Design Thinking:

Hier der Link zum Foliensatz auf openPM.

Und der Link zur Dokumentation des PM Camp Stuttgart 2015.

In dieser kleinen Reihe über Design Thinking haben wir uns bislang mit den Kernelementen und Grundlagen auseinander gesetzt, aber wie kann ich diese in meiner eigenen Arbeit umsetzen?

Meine persönliche Antwort hierauf ist der Innovation-Kanban.

Als Basis verwende ich eine Mischung aus den Design Prozessen von HPI und Martin/Hanington: Der HPI-Prozess wird noch um Planung und Umsetzung/Markteinführung ergänzt

Ausgangspunkt des Innovation-Kanban ist die Problemstellung, wie man in Innovationsprozessen, bzw. im Design Thinking Prozess den Überblick über die verschiedenen Ideen/Prototypen/Releases behalten kann, also sowohl über parallele Projekte/Vorhaben als auch über Lösungsvarianten.

Während ich für Planung & Orientierung meistens MindMaps einsetze, versuche ich den  Kern des Design Thinking-Prozesses in einer KANBAN-Tafel abzubilden.

Kanban (Wikipedia) ist ursprünglich eine Methode zur Produktionsprozesssteuerung nach dem Pull-Prinzip. In einem vorgegebenen Prozess kommt es zur Selbststeuerung. Eine  Kanban-Karte ist der Informationsträger aufgrund dessen die Prozessbeteiligten wissen, was sie zu tun haben. Visuell lässt sich dies an einem KANBAN -Board darstellen. Im Innovation-Kanban repräsentiert jede Kanban-Karte eine Idee, einen Prototypen oder ein Release und wandert auf dem Board durch die Prozessschritte. Die Platzierung der Karte auf dem Board spiegelt die aktuelle Bearbeitungsposition im Prozess.

Zur Zeit experimentiere ich noch etwas mit dem Format zwischen A0-Plot und A3-Ausdruck. Als Kanban-Karten kommen Stattys zum Einsatz, weil man die so schön „Verschieben“ kann. Da kommt dann zur visuellen Komponente auch noch das Haptische hinzu.

Im Hintergrund gibt es je Protoyp eine eigene Spezifikation/Dokumentation, in der die Konfiguration, aber auch die jeweiligen Testergebnisse festgehalten werden.

Außerdem experimentiere ich noch mit einem Innovation-Repository, einer flachen Tabelle mit einem Eintrag je Kanban-Karte mit mehreren Attribut- und Bewertungsspalten. Diese dienen dazu verschiedene Ausprägungen miteinander inhaltlich (Attribute) und bewertungstechnisch (welche Alternative ist zu bevorzugen?) vergleichen zu können. Hier kann der Excel-Freak nach Belieben Filtern und Sortieren…

Und hiermit endet die Design Thinking Serie. Es ist zwar bestimmt nicht der letzte Beitrag zu Design Thinking auf schlossBlog. Und auch der visualPM wird sich hier weiterhin zu Wort melden, aber dieser erste Überblick aus der Perspektive eines Projektmanagers ist hiermit abgeschlossen.

Bisher erschienen sind:

Der visualPM und Design Thinking – Der Design-Prozess – „Sprünge“ im Design Thinking Prozess – klassisch, agil Design Thinking – Design Thinking – Mehr als nur ein Prozess – Design Thinking mit dem Innovation-Kanban

Wesentliche weitere Bestandteile des Design Thinking (neben dem Prozess) sind vor allem die Interdisziplinarität und der Raum.

Interdisziplinarität ist uns in der Projektwelt nur allzu geläufig, deswegen wollen wir hier gar nicht näher darauf eingehen. In einem komplexen Umfeld sind einfach vielfältige Skills, Methoden und Perspektiven erforderlich um erfolgreiche Projektarbeit zu leisten.

Hinter dem Raum verbirgt sich nicht nur der physische Ort an dem unser Projekt stattfindet, sondern auch die visuellen (auch haptischen und andere) Komponenten. (Wie könnte der visualPM das vergessen!). Hier dürfen wir Kreativitätstechniken einsetzen, experimentieren, Prototypen entwickeln, mit Lego spielen,… Einfach kreativ sein. Pinwände, Flipcharts, Boards, Modelle,… alles gehört dazu. Allerdings sollte uns der Raum als Gestaltungsspielraum, gerade in Zeiten virtueller Projekte und verteilter Projektteams, auch ein bisschen zur Besinnung bringen. Nicht alles, was geht, ist auch sinnvoll. Face-to-Face-Kommunikation ist unheimlich wertvoll und kraftvoll. Nichtsdestotrotz erlauben uns virtuelle Konzepte auch die Zusammenarbeit mit Experten, die wir sonst nicht in unser Team einbinden könnten, aber da sind wir schon wieder bei der Interdisziplinarität…

Bei ideo werden explizit auch noch die Werte als elementarere Bestandteil des Design Thinking  angeführt. Ich bin allerdings kein Freund der Verquickung von Werten und Methoden, weil uns das im Projektmanagement beispielsweise auch die Kluft zwischen klassisch und agil zementiert hat. Mein geschätzter Kollege und Mitstreiter Eberhard Huber würde jetzt einwerfen, dass man nicht wertfrei handeln kann. Damit hat er selbstverständlich auch Recht (so wie man auch nicht Nicht-Kommunizieren kann). Meine Kritik an der Verknüpfung von Werten und Methoden bezieht sich vor allem auf eine Ideologisierung, die meist kontraproduktiv und missverständlich ist. Auch ein klassischer PM kann ein humanistisches Weltbild haben und hinter den Werten des agilen Manifests stehen. Leider haben wir schon allzu viele Diskussionen erlebt, wo diese Logik umgedreht wurde: Du bist nicht agil, also lehnst du diese Werte ab.

Was bei ideo bzgl. Werten angeführt wird, geht aber gar nicht soweit ins Ideologische. Es handelt sich eher um „Brainstorming-Regeln“:

• Arbeite visuell (be visual)

• Nur einer spricht (one conversation at a time)

• Fördere verrückte Ideen (encourage wild ideas)

• Stelle Kritik zurück (defer judgement)

• Quantität ist wichtig (go for quantity)

• Bleib beim Thema (stay on topic)

• Baue auf den Ideen anderer auf (build on the ideas of others)

Auch wenn wir hier etwas einseitig auf die Prozessperspektive des Design Thinking blicken, so ist das doch ein hilfreicher Ansatz um auch Projektmanagement-Schulen zu reflektieren.

Das „klassische“ PM unterstellt fast schon tayloristisch den „one best way“ zum Projektziel, der anfangs geplant und dann konsequent sequentiell in einem Wasserfallmodell abgearbeitet wird. Dieses Bild ist natürlich stark vereinfacht, denn auch die „agilen“ Oesterreich und Weiß weisen bereits darauf hin, dass die Väter des Wasserfallmodells durchaus (Rück-)Sprünge zwischen Prozesschritten/-phasen gesehen haben.

Im agilen PM wird die Idee der Umsetzung auf dem direkten Weg in einem großen Wurf aufgegeben. Der Fokus bleibt zwar auf der Umsetzung einer Lösung, aber nicht auf der Umsetzung eines großen Plans, sondern auf der Umsetzung der Anforderungen im Backlog in vielen kleinen Schritten/Iterationen. Iteratives Vorgehen lässt bewusst Platz für permanente Changes, die den klassischen PM doch in Verzweiflung treiben. Schrittweises Vorgehen und die permanente Integration erlauben von Anfang an einen Lernprozess. Risiken werden durch die laufende Integration minimiert, da Fehler schnell erkannt werden und korrigiert werden können. Änderungen können problemlos in den laufenden Prozess einfließen. Was gerne vernachlässigt wird ist aber, dass agiles PM auch einige implizite Annahmen mit sich bringt, z.B. bzgl. der Skalierbarkeit von Anforderungen/Features und der Skalierbarkeit des Teams.

Während diese beiden Ansätze also auf die Umsetzung von Anforderungen fokussieren, fokussiert Design Thinking auf den kreativen Prozess, auf die Gestaltung und Problemlösung. Wir entwickeln ja erst die Lösung und auch nicht die EINE Lösung, sondern möglicherweise erst einmal eine ganze Reihe verschiedener Lösungsansätze, die wir parallel verfolgen und weiterentwickeln, bevor wir uns für eine Variante entscheiden. Wir suchen quasi die Lösung für ein komplexes Problem, statt von Anfang an einen mehr oder weniger komplizierten Plan zu verfolgen.

STOP. Denkpause.

Aber eigentlich ist doch Komplexität ein konstituierendes Merkmal der Projektdefinition. Heißt das dann nicht im Umkehrschluss, dass wir im Projektmanagement (egal ob klassisch oder agil) auf der Suche nach dem einen Weg zum Ziel die Komplexität (trotz besserem Wissen) ignorieren bzw. vernachlässigen?

Kein Wunder, dass so viele Projekte scheitern…

Umgekehrt benötigt der kreative Prozess aber Freiraum, Zeit und Ressourcen. Er ist vielleicht effektiv, aber möglicherweise nicht so effizient, wie es sich der eine oder andere Stakeholder erhofft.

Folgende Grafik skizziert noch einmal die drei Herangehensweisen, vom klassischen direkten Weg zum Projektziel, über das agile Herantasten, bis hin zur parallelen Entwicklung von Lösungsalternativen im Design Thinking:

Wie bereits im vorangegangenem Beitrag angesprochen: Design Prozesse sind „sprunghaft“. Sie erlauben nahezu beliebige Sprünge zwischen den einzelnen Prozessschritten. Der Design Prozess ist kein Wasserfall-Modell, das sequentiell durchlaufen wird.

Das obige Bild zeigt anhand des Design Thinking Prozess des HPI, dass aufgrund neuer Erkenntnisse oder Ideen, jeder Prozessschritt beeinflusst werden kann und es vor allem zu Sprüngen zurück im Prozess kommen kann. Design Prozesse bekommen so eine eigene Agilität, wobei diese nicht wie im agilen Projektmanagement in geplanten Iterationen erfolgen muss. Design Prozesse sind hier weit freier, losgelöst von organisatorischen Hilfskonstrukten wie Iterationen oder getakteten Sprints. Auch optimierende Betrachtungen von Velocity oder Burn-Down-Charts gibt es natürlich nicht. Wir sind ja auch in einem kreativen Prozess und nicht in einem (reinen) Produktionsprozess.

Design Thinking hat einige wenige ganz zentrale Elemente auf die wir zum Teil später noch näher eingehen werden:

• Design Prozess
• Interdisziplinarität
• Raum

Und bei ideo werden explizit auch noch Werte angeführt.

Gleich zum Start dieser kleinen Serie eine kleine Übersicht von Design-Prozessen:

Den Anfang machen die prominenten Vertreter des Design Thinking: Das  Modell des Hasso-Plattner-Instituts (HPI) und die Prozessdarstellung der ideo. Während die ersten drei Schritte beim HPI, bzw. die ersten beiden bei ideo im wesentlichen einer Orientierung entsprechen (der Projektmanager würde vielleicht von Auftragsklärung sprechen), widmen sich die letzten drei Schritte dem kreativen Prozess von der Ideengenerierung über die experimentelle Prototypenentwicklung bis hin zur evolutorischen Weiterentwicklung der Ideen/Prototypen.

In der Darstellung vernachlässigt sind zunächst mögliche Sprünge im Design Prozesses, sprich: Es handelt sich keinesfalls um ein Wasserfallmodell, das sequentiell durchlaufen wird. Der Prozess erlaubt vielmehr nahezu beliebige Sprünge zwischen den Prozessschritten. Dies ist Gegenstand der nächsten Folge dieser kleinen Serie.

Den Prozessvarianten der beiden Platzhirsche sei bewusst noch eine weitere Variante eines Design Prozesses gegenübergestellt: Der Design Prozess nach Bella Martin und Bruce Hanington. Die Prozesse  á la HPI und ideo finden sich quasi im Kern dieses Prozesses. Vorangestellt wird aber so etwas „profanes“ wie eine Planung und für den Erfolg einer Entwicklung wahrscheinlich noch entscheidend: Der nachgelagerte Schritt der Markteinführung. Auch Design-Prozesse sind schließlich kein Selbstzweck.

Design Prozesse sind kein Vorgehensmodell für Projekte, sondern eine „Problemlösungsmethodik“ aus dem Kreativbereich, die wir selbstverständlich auch in Projekten anwenden können. Wenn wir hier Design Thinking mit Projektmanagement-Methodiken vergleichen, dann nur um daraus zu lernen und die Welt des Projektmanagement zu reflektieren.

Quellen:

• http://www.hpi.uni-potsdam.de/d_school/designthinking
  
• http://www.gruenderszene.de/lexikon/begriffe/design-thinking
• Bella Martin, Bruce Hanington, Designmethoden – 100 Recherchemethoden und Analysetechniken für erfolgreiche Gestaltung, München 2013 (Amazon)