Neulich fragt Stefan Moser aus unserem Team der Masterclass, wieviel Facilitation denn in unseren Projektmanagement-Trainings steckt.

Nun vorab: Über Facilitation als Geheimwaffe im Projektmanagement habe ich erst im Projektmagazin geschrieben und ganz ehrlich: ich habe mich selbst in der Projektarbeit, sei es in eigenen Projekten oder in Kundenprojekten, immer als Facilitator verstanden – selbst als ich den Begriff noch gar nicht kannte.

Stefans Frage war für mich aber Anlass genug unsere LinkedIn Learning-Trainings noch einmal zu durchforsten.

Gleich zu Beginn ein Zitat aus der fünften Auflage des PMBOK: „Facilitation techniques have broad application within project management processes and guide the development of the project charter.“ (Affiliate Link zur aktuellen Ausagbe)

Das findet sich bereits im Werkzeugkasten für die Auftragsklärung in unserem Kurs zu Initiierung und Setup von Projekten. Es gibt an dieser Stelle auch schon einen Hinweis auf Graphic Facilitation (und Graphic Facilitation ist ja auch eines unserer Steckenpferde, denn Business Visualisierung gibt es von uns sowohl auf LinkedIn als auch in Buchform (Affiliate Link)).

Der PMBOK selbst nennt einige Beispiele für Facilitation-Methoden: „Brainstorming, Konfliktlösung, Problemlösung und das Management von Besprechungen sind Beispiele für Schlüsseltechniken die Moderatoren benutzen um Teams und Einzelpersonen zu helfen Projektaktivitäten erfolgreich durchzuführen.“

Zu den in unserem Kurs behandelten Facilitation-Techniken (ohne Anspruch auf Vollständigkeit) gehören Methoden der Umfeldanalyse, wie Stakeholderanalyse, Stakeholderdiagramm, Multiple-Cause-Diagramm, Context Map, Branchenanalyse, Moderations- und Analysewerkzeuge (angefangen mit der Kartenabfrage, Mindmaps, Gap-Analyse) und last but not least Ishikawa, Problemskizze und Canvas. Und wen wundert es da, dass sich dort auch der openPM-Canvas wiederfindet.

Natürlich geht es auch im Kurs Team, Führung, Zusammenarbeit um Facilitation, auch wenn der Begriff nicht explizit fällt.

Der Kommunikation in Projekten haben wir in unserem Lernpfad einen eigenen Kurs gewidmet. Dabei geht es natürlich auch um Moderation und Moderationskompetenz. Facilitation übersetzen wir an dieser Stelle als Prozessbegleitung und Moderation und geben noch den Tipp: Wirken Sie als Facilitator!

Auch in unserem Kurs zur Qualität stolpern wir wieder auf den PMBOK Hinweis zu Facilitation-Techniken.

Bei den Werkzeugen und Hilfsmitteln tauchen bei uns statt des unvermeidlichen MS Project dann so Konzepte auf, wie Coaching und Gamification und es geht um Lernen (Wissensmanagement hingegen haben wir im Kurs über den Projektabschluss berücksichtigt).

Der Kurs Krisen und Erfolg enthält eines unserer Lieblingskapitel der gesamten Lernpfades: Die Projektgeschichten. Und gleich in zweien dieser Projektgeschichten ist von Facilitation die Rede: Einmal bei den Anfangsschwierigkeiten bei denen wir Facilitation als Möglichkeit anpreisen Kommunikation und Zusammenarbeit in Gang zu bringen und auch auf der psychologischen Seite zur Überwindung von „Scheuklappen“.

Natürlich sind auch unsere agilen Kurse voll mit Hinweisen auf Facilitation. Da finden sich alte Bekannte, wie der openPM Canvas. Facilitation Techniken werden als Werkzeuge aufgeführt. Neben Canvas, Mindmaps und Context Maps tauchen dann auch Boards auf. Ein Scrum Master ist doch ein Facilitator par excellence!

Meetings im agilen Arbeiten haben wir einen eigenständigen Kurs gewidmet und die Retrospektive noch einmal als weiteren Kurs hervorgehoben.

In unserer eigenen Arbeit (und dabei darf ich meine Kollegen Christian, Daniel und Stefan mit einschließen), versuchen wir Facilitation tatsächlich anzuwenden. Entsprechend findet das Thema auch in unseren Trainings einen hohen Stellenwert. Nur logisch, dass auch ein eigenes Facilitation-Training für LinkedIn Learning aktuell in Vorbereitung ist. Diesmal aber „ganz allgemein“ und nicht mit einem projektspezifischen Fokus. Ihr dürft gespannt sein!

Mit einer auf dem Kopf stehenden Pyramide lassen sich schematisch die Anforderungen (Englisch: Requirements) an ein Produkt, System oder einen Prozess darstellen. Die Pyramidenform ergibt sich aus der Priorisierung der einzelnen Anforderungen. Es wird vermutlich wenige besonders wichtige Anforderungen, aber sehr viele „nette“ Zusatzanforderungen geben – auf die möglicherweise sogar verzichtet werden kann ohne die Grundeigenschaften des Systems zu gefährden.

Grundsätzlich können zwei Arten von Anforderungen unterschieden werden: funktionale und nichtfunktionale Anforderungen.

Funnktionale Anforderungen legen fest, was ein System tun soll. Nichtfunktionale Anforderungen spiegeln eher Qualitätseigenschaften und Randbedingungen wieder. Solche können z.B. Zuverlässigkeit, Look & Feel, Benutzbarkeit, Leistung und Effizienz, Betrieb und Umgebungsbedingungen, Wartbarkeit, Änderbarkeit, Sicherheitsanforderungen, Korrektheit, Flexibilität oder Skalierbarkeit sein.

In der Darstellung hier, werden die nichtfunktionalen Anforderungen noch einmal gebündelt in relativ systemnahe Anforderungen, wie beispielsweise das Handling und die Benutzerführung, Sicherheitanforderungen oder Security-Requirements und sonstige nichtfunktionale Anforderungen.

Der ursprüngliche Post stammt aus dem Jahr 2017.

Zahlen haben fast schon eine „magische“ Wirkung auf uns. Wir schenken ihnen Vertrauen und sie liefern uns exakte Aussagen.

Schön wäre es, denn im Detail liegen ein paar Tücken: Messen bzw. zeigen die Zahlen tatsächlich das, was sie vermeintlich vorgeben zu zeigen? Und mit welcher Zuverlässigkeit und Genauigkeit tun sie es?

Die Krux mathematischer Modelle und Berechnungen liegt darin, dass sie uns Ergebnisse mit Nachkommastellen liefern. Das aber ist lediglich eine Scheingenauigkeit, denn das Ergebnis kann nicht besser sein als das zugrundeliegende Modell. Wie sehr uns das überfordert, zeigt der aktuelle Umgang mit den Covid Statistiken. Von uns Laien werden Zahlen vogelwild interpretiert ohne das wir wirklich wissen, was sie aussagen, ohne das wir statistische Effekte aus Erfassung und Verarbeitung, wie z.B. durch die Änderung der Teststrategie oder das Meldeverhalten, berücksichtigen.

Wir sind in guter Gesellschaft. Seit langem bemängelt  Gerd Gigerenzer (Amazon Affiliate Link), dass die meisten Mediziner, medizinische Wahrscheinlichkeitsaussagen nicht interpretieren können. Wie soll das dann bei Covid anders sein?

Oder im Risikomanagement?

Die bekannteste Quantifizierung eines Risikos ergibt sich aus der versicherungmathematischen Formel als Produkt von Eintritswahrscheinlichkeit und potentiellem Schaden, dem sogenannten Erwartungwert.

Aber welche Aussagekraft hat der Erwartungswert?

Nun statistisch gesehen, ist das der durchschnittlich zu erwartende Schaden. Aber nutzt uns das was? Das ist in etwas wie die durchschnittliche Fiebertemperatur aller Krankenhauspatienten. Nehmen wir einmal an, ein Unternehmen würde aufgrund eines solchen Modells finanzielle Rückstellungen in Höhe des Erwartungswerts treffen. Bei Risiken die digital eintreten, d.h. sie treten entweder ein oder sie treten nicht ein, stecken wir in dem Dilemma, dass wir im einen Fall zu niedrige und im anderen Fall zu hohe Rückstellungen getroffen haben. Worst case ist beides existenzbedrohend, z.B. im Falles des Eintretens eines „schwarzen Schwans“ (Amazon Affilitate Link), also eines äußerst unwahrscheinlichen Ereignisses – z.B. einer Covid-Pandemie….

Hier ist ja zuletzt immer wieder von Facilitation die Rede gewesen. Und jetzt schon wieder. Denn heute ist im Projektmagazin mein Artikel: „Facilitation: eine Geheimwaffe im Projektmanagement?“ erschienen.

Mit Facilitation als Moderationsmethode/Einstellung gelangt man zu besseren Ergebnissen in Meetings, Prozessen und Entscheidungen. Ein eigenes LinkedIn-Learning Training dazu wird im Juni aufgezeichnet und unsere Masterclass ist auch am Start.

Im Artikel geht es darum, was Facilitation überhaupt ist, sie sie funktioniert und wie der Facilitation-Prozess aussieht. Weiter geht es um die Grundlagen der Facilitation und dann um deren Anwendung im Projektmanagement, denn deren gibt es genug und im Beispiel muss dann der openPM-Canvas ran.

Aber auch etwaige Fallstricke werden thematisiert.

Facilitation bietet auch im Projektmanagement viele Chancen und Möglichkeiten.

Facilitation ist vor allem ein Rollenverständnis. Prozess und Inhalte werden entkoppelt. Konflikte werden dadurch vorwiegend auf die Sachebene verlagert. Gleichzeitig ist der Facilitator der Gralshüter für methodisch sauberes Vorgehen und Zielorientierung.

Beiträge zur Facilitation auf schlossBlog gab es schon zur Genüge:

• Zuletzt die „spielerische Erklärung„
• Was ist Facilitation?
• Facilitation Masterclass: Orientieren
• Facilitation Masterclass: Navigieren
• Facilitation Masterclass: Expermentieren

Und weitere werden bestimmt folgen…

Seit langem mal wieder ein reinrassiger Projektmanagement Beitrag. Jüngst bin ich über einen Artikel von Ron Quartel auf medium gestolpert: „Why Story Pointing Needs to Die„

Wortwörtlich ins Auge gefallen sind mir vor allem die beiden Zitate in der Illustration:

„I may have invented points. If I did, I´m sorry now.“ – Ron Jeffries

„Velocity is killing agility!“ – Jom Highsmith

Vor allem das zweite spricht mir aus der Seele. Das Konzept der Velocity wollte mir nie so recht eingehen.

Also nicht, dass ich nicht verstanden hätte, worum es dabei geht und wie es funktioniert, aber Velocity-Betrachtungen laufen meinem Verständnis von Projekten fundamental entgegen.

Projekte sind einzigartige, komplexe Herausforderungen und Velocity zielt auf die Optimierung einer gleichmäßigen und prognostizierbaren Teamauslastung. Finde den Fehler!

Klar, wenn sich ein Projekt an das andere reiht, dann können wir nicht immer auf 120% fahren. Das macht uns kaputt. Aber die Vorstellung Projektfortschritt sei ein kontinuierlicher Prozess ist schon schizophren, denn sind nicht Disruption und sprunghafte Entwicklungen gerade in komplexen Projekten zu beobachten?

Nichts gegen eine Auslastungsoptimierung. Sie sichert Effizienz. In Projekten steht aber vor der Effizienz vor allem die Effektivität. Erreichen wir überhaupt, was wir erreichen wollen?

Effizient Scheitern ist keine Option!

Ich will das Konzept Velocity gar nicht in Frage stellen. Dafür gibt es sicher Anwendungsfälle, aber eher weniger in Projekten.

Bevor ich nun wieder in die Schublade des traditionellen Projektmanagements gesteckt werde, will ich dem schon vorab widersprechen. „Gutes“ Projektmanagement hatte immer schon agile Züge, denn nur mit einer solchen Einstellung kann man komplexen Anforderungen gerecht werden. Das hat aber nur bedingt mit der Umsetzung agiler Projektmanagement-Ansätze zu tun. Die großen Stärken von beispielsweise Scrum sind für mich, die Stärkung des Teams, Facilitation (in der Rolle des Scrum Masters), die intensive Einbindung der Anforderungsseite (Product Owner) sowie die Etablierung von Lernprozessen und Kommunikation. Diese Dinge helfen aber in jeder Form des Projektmanagements weiter und erhöhen unsere Erfolgswahrscheinlichkeit. Lediglich formale Implementierungen von Scrum sind wie alle halbherzigen Projektmanagementimplementierungen zum Scheitern verurteilt.

Überbewertete Konzepte gibt es aber auch im traditionellen Projektmanagement. Mein „Lieblingsbeispiel“ hier ist der Earned Value, also die laufende Quantifizierung des Projektfortschritts. Der bereits geschaffene Wert im Projekt wird kontinuierlich ermittelt. Ich halte diesen Ansatz für gefährlich. Er suggeriert, dass tatsächlich bereits ein Wert geschaffen wurde. Der Wert eines Projektgegenstandes ist mitunter aber digital zu sehen: Das fertige Produkt funktioniert oder funktioniert nicht. Zugegeben, die Argumentation ist stark vereinfacht. Vielleicht haben wir tatsächlich etwas gelernt oder es sind brauchbare Zwischenprodukte entstanden, gemessen an unserm Projektauftrag sind wir aber gescheitert. Als Gegenpol dazu gefällt mir hingegen die Idee des „Minimum Viable Product“, die zu einer Rückbesinnung und Ergebnisorientierung führt. Mit dem MVP ist ein Projekt zwar in der Regel noch nicht am Ziel, aber das Risiko des Scheiterns wird minimiert.

Alle Earned Value-Implementierungen, die ich in der Praxis gesehen habe, dienten – böse gesagt – auch eher der Befriedigung des Management Reportings, als dem Projekterfolg.

Facilitation is something magical to make meetings, workshops, projects or processes successful. Usually blog posts here are in German so this is an exception. It is a translation of the previous post which is a summary of a small series I recently posted on Twitter and LinkedIn:

Definition: Facilitation is a form of moderation supporting a group to meet their goals in meetings, decisions, in problem solving or in processes.

Facilitation ist eine Zauberwaffe um Meetings, Workshops, Projekte oder Prozesse erfolgreich zu gestalten. In den letzten Wochen habe ich in einer kleinen Reihe auf Twitter und LinkedIn „spielerisch“ erklärt worum es geht. Hier die Zusammenfassung:

Definition:

Facilitation ist eine Moderationsform, die einer Gruppe erleichtern soll ihre Ziele in Meetings, Entscheidungen, bei der Problemlösung und in Prozessen zu erreichen.

Unser organisatorisches Umfeld ist häufig geprägt von hierarischen Strukturen, aber:

Diskussionen über Hierarchiegrenzen sind selten ergebnisoffen.

Warum wohl?

Wir haben ja schon mehrfach auf die aktuelle Qualifizierungsoffensive von Microsoft hingewiesen (PM für die COVID 19 Economy oder in den Higlights 2020). Gebündelt in der IT-Fitness Akademie gibt es eine ganze Reihe von zukunftsweisenden kostenlosen(!) Qualifizierungsangeboten.

Teil der IT-Fitness Akademie ist auch unser LinkedIn Projektmanagement-Training, d.h. der Lernpfad „Projektmanager:in werden„, denn mittlerweile haben wir ja noch weit mehr Kursangebote auf LinkedIn Learning.

Parallel zur IT-Fitness Akademie gibt es im Blog des Microsoft Newscenters auch einen Qualifizierungstalk in dem Isabel Richter Interviews über lebenslanges Lernen und die Veränderung in der Arbeitswelt in Zeiten der Pandemie führt.

Die Journalistin Katie Gallus empfiehlt dort schon aus ihrem beruflichen Interesse den Lernpfad zur Datenanalyst:in.

Unternehmer Jörg Rheinboldt bezeichnet sich selbst als „Dauerlerner“ und will sich nicht auf ein einzelnes Angebot festlegen, alle Pfade sind in seinen Augen zukunftssicher.

Die Social-Media-Beraterin Christiane Germann interessiert sich für Grafikdesign.

Der Futurologe Max Thinius empfiehlt gleich ein ganzes Bündel von Angeboten., u.a. unser Projektmanagement-Programm, denn „Projektmanagement ist die Mutter aller aktuellen Kompetenzen,“ so Thinius. Und weiter: „Den empfehle ich sogar gestandenen Projektmanager:innen.“

Danke für die Blumen.

Na, Lust bekommen, selbst in die Qualifizierungsoffensive einzuschwenken? Dann nur zu, denn ein Credo verbindet alle vier Interviewten: „Machen!“. Ohne „Machen!“ gibt es kein Lernen!

Über 2300 Aufrufe auf Youtube für das Erklärvideo für den openPM-Canvas.

Hinter dem openPM-Canvas verbirgt sich die Idee anhand eines vorgegebenen Rasters auf einer „Leinwand“ in grafisch, visueller Form ein Projekt samt seiner Besonderheiten und Restriktionen darzustellen. Es handelt sich dabei um eine Art Mischung aus Strukturierung, Visualisierung & Storytelling.

Der openPM-Canvas steht unter Creative Commons-Lizenz jedem zur Nutzung/Weiterentwicklung auf openPM zur Verfügung: https://www.openpm.info/display/openPM/Canvas

Dieser Beitrag erschien ursprünglich hier.

Die Frage nach Empfehlungen kommt immer wieder. Einmal habe ich schon versucht darauf zu antworten und die Liste auf openPM ist auch von mir initiiert.

Dir Projektmanagement-„Schwarten“ sind nicht unbedingt eine Empfehlung. Um ehrlich zu sein nutze ich sie nur zum Nachschlagen und für unsere Trainings. Da wären:

• Der „PMBOK“ (Amazon Affiliate Link) – The Project Management Body of Knowledge des PMI, der suggeriert alles zu beantworten, was wir schon immer über Projektmanagement wissen wollten, aber dann doch sehr auf seine prozessorientierte Darstellung fokussiert.
• Die Konkurrenz von IPMA/GPM heißt übrigens: Kompetenzbasiertes Projektmanagement (PM4) (Amazon Affiliate Link) und ist mit ihren über 1700 Seiten erschlagend

Die „historischen“ Einträge in meinem Bücherregal will ich an dieser Stelle ersparen.

Das Standards nicht unbedingt ausufernd (und teuer) sein müssen zeigt der Scrum-Guide, der die Grundlagen von Scrum als einer der zentralen agilen PM-Konzepte beschreibt.

Erwähnt seien nur mehr die Beiträge, die mich wirklich beeindruckt haben und bei den PM-Schwarten zählt da  Bea/Scheuerer/Hesselmann (Amazon Affiliate Link) mit einer betriebswirtschaftlichen Sicht auf Projekte, die ich lange gesucht habe, weil die ganze Disziplin doch stark im ingenieurswissenschaftlichen Bereich wurzelt. Neuere Werke, die auch dem hybriden Projektmanagement Rechenschaft (auch wenn ich den Begriff nicht mag) tragen finden sich z.B. bei Timinger (Amazon Affiliate Link). Den betriebswirtschaftlichen Faden UND das hybride PM im Sinne eines situativen PM greift Oliver Lehmann („Situational Project Management“ (Amazon Affiliate Link) und „Project Business Management“ (Amazon Affiliate Link)) auf.

Für den Einstieg würde ich allerdings ganz andere Werke empfehlen:

Sehr inspirierend sind „Der Termin“ (Amazon Affiliate Link), ein Roman über Projektmanagement, von Tom DeMarco und auch „Wien wartet auf dich“ (Amazon Affiliate Link) als Klassiker.

Wer an der Romanform Gefallen findet, dem sei noch Goldratt mit seiner Theory of Constraints (Amazon Affiliate Link) oder unser eigenes Buch Business Visualisierung (Amazon Affiliate Link) empfohlen- genauso spielerisch, aber etwas spezieller.

Wirklich empfehlen möchte ich ansonsten eher zu Detailthemen, wie Tom DeMarcos „Bärentango“ (Amazon Affiliate Link) zum Thema Risikomanagement, Manfred Noé mit seinem „Projektbegleitendes Qualitätsmanagement„, „Claim Management“ von Gregorc und Weiner, speziell für Projekt die auf der Kippe stehen „Turn/around“ von Dannenhauer/Koerting/Merkwitza und „#PM2025“ von Heiko Bartlog und Olaf Hinz., letzteres ist ein Update zu PM-Methoden und Practices und von daher sehr empfehlenswert (alles Amazon Affiliate Links).

Schätze findet man mitunter auch im Projektmagazin – und ratet mal, wer da gelegentlich publiziert…