Lessons Learned, Projektretrospektiven werden häufig zitiert, gelegentlich sogar umgesetzt (in agilen Projekten angeblich sogar regelmäßig), miunter werden sie pro forma abgewickelt und gelernt wird doch noch zu wenig.

Ron Rosenhead berichtet über den Psychologen Peter Honey (Original in Englisch), der darüber philosophiert, ob wir unsere Lektionen jemals wirklich lernen und darauf hinweist, wie wichtig es ist auch zu artikulieren, was wir gelernt haben. Angesicht der im Projektalltag oft traurigen Praxis (siehe Einleitung) fordert Rosehead dazu zu auf :

to build into projects a much stronger process to capture and share learning. […] No learning and the same mistakes will be made…… over and over again?

Passend zum Thema Lessons Learned hat Stefan Hagen das Agile Retrospective Resource Wiki ausgegraben. Das Wiki scheint noch im Aufbau, verspricht aber ein interessanter Methodenbaukasten zu werden.

Bas de Baar von Project Shrink zieht den Kreisverkehr, wie wir ihn von unseren Straßen her kennen, als treffende Metapher für die Selbstorganisation heran (Original in Englisch). Im Kreisverkehr regelt sich der Verkehr von alleine. Es braucht keinen Polizisten und statistisch gesehen passiert weit weniger und harmoloseres als an Ampelkreuzungen.  Die Metapher zeigt aber auch, dass Selbstorganisation nicht mit völliger Freiheit zu verwechseln ist. Auch im Kreisverkehr gibt es Regeln und auch der Kreisel muss erst gebaut und eingerichtet werden, erst dann kann die Selbstorganisation funktionieren.

Passend zu unserer losen Reihe mit Visualisierungastechniken im Projektmanagement: Auf Greenlight, dem Corporate Blog von Braintool findet sich jüngst ein Beitrag über die Darstellung und Visualisierung von großen Zahlen mit einem Link zu einem inspirenden Vortrag von Chris Jordan. Chris Jordan spricht nicht über Projekte, sondern über seine Arbeit als Fotograf in der er immer wieder versucht große Zahlen visuell darzustellen.

Sehr lesenswert hierzu auch ein sehr ausführlicher Beitrag auf Überzeugend Präsentieren, der ebenfalls den TED-Vortrag von Chris Jordan zitiert, aber auch noch weitere Beispiele enthält.

Mind Mapping ist eine meine favorisierten Visualisierungstechniken – nicht nur im Projektmanagement.
Mind Maps sind nicht nur zum Brainstorming geeignet, sondern auch zur Einarbeitung in neue Themen, zur Erstellung von PSP/WBS, aber auch zur Moderation…
Mind Maps funktionieren ohne technische Unterstützung, aber trotzdem bin ich eifriger Nutzer des Mindmanagers (wer ohne MS Office- und MS Project-Integration auskommt ist auch mit XMind hervorragend bedient).
Stefan List hat jüngst eine Übersicht über die Verwendung von Map-Markierungen im Mindmanager zu einer Artikel-Serie von Michael Deutch zusammengetragen.

Visualisierungen können im Projektalltag weiterhelfen. Das gute alte GANTT-Chart ist nur ein Beispiel, Visualisierungstechniken können für Analyse, Planung, Dokumentation und Kommunikation zum Einsatz kommen.
Ein paar gelungene Beispiele für Visualisierungen von SCRUM zeigt uns Xavier Quesada Allue im Visual Management Blog.

Quelle: Visual Management Blog

Die grafische Darstellungen entstammen aus der SCRUM-Methodik. Das Aufstellen einer solchen Pinwand mitten im Team hat aber vor allem auch gruppendynamische und teambildende Auswirkungen. Solche Darstellungen dürfen nicht zum Selbstzweck werden, der eine oder andere Projektcountdown zum Produktivstart wird schnell als reine Marketingmaßnahme entlarvt und verliert seine Wirkung (oder kehrt diese sogar noch um, wenn sich die Mitarbeiter nicht ernst genommen vorkommen). Die Gefahr besteht im Beispiel nicht, denn mit allem, was auf der Tafel zu sehen ist, wird in SCRUM auch gearbeitet.

Wie im vorangehenden Beitrag angekündigt, hier eine kurze Beschreibung zum Projektplan-Template:

• Die Datei hat drei Reiter, zwei davon mit Planungstemplates, einer mit Hilfsdaten. Auf den Einsatz von Makros wurde bewusst verzichtet.
• Aus den Angaben Projektbeginn (B2) und Projekteende (B3) in den Template-Reitern wird die Beschriftung der Datumsachse abgeleitet.
• Der Zellbereich A5:G1005 ist in den beiden Templates als Tabelle definiert. und dient der Erfassung der Planungsdaten.
• Im Reiter berechnete Dauer wird davon ausgegangenen, dass in der Tabelle Anfangs- und Enddatum zu jedem Vorgang erfasst werden. Die Berechnung der Dauer in Arbeitstagen (und nicht in Kalendertagen) erfolgt dann automatisch per Excel-Formel.
• Im Reiter berechnetes Ende wird wiederum aus der Eingabe von Vorgangsdauer und Anfangstermin, das Endedatum ermittelt.
• Für die Zuordnung der Verantwortlichen für einen Vorgang kommt die Namensliste aus dem Hilfsblatt (ebenfalls als Tabelle definiert) zum Einsatz. Mittels Gültigkeitsüberprüfung wird in den entsprechenden Eingabefeldern der Planungsreiter eine Dropdwonliste mit den Namen aus dem Hilfsblatt angezeigt.
• Die Vorgangsbalken, sowie die graue Hinterlegung der Wochenenden (zur besseren Orientierung) erfolgt über bedingte Formatierungen. Excel 2007 ist im Gegensatz zu den Vorgängerversionen hier nicht auf drei Regeln beschränkt.

Die Frage ist müßig: Warum sollte man ein GANTT-Chart (Balkendiagramm) in Excel erstellen? MS Project macht das doch automatisch.

Und trotzdem: Im Projektalltag verfolgen uns diese Excelplanungen dann doch. Nicht jeder, der den Plan lesen muss, hat auch einen Project Client, Excel ist sowieso zur Hand, diverse Listen und Planungen liegen bereits im Exel-Format vor,…

Ich glaube, ich habe schon mehr Excle-Templates für Planungen gesehen, als es PM-Tools gibt. Ignatz Schels ist ein Meister solcher Excel-Tools, aber auch im Internet wird man fündig: Stefan Hagen hat jüngst eine Variante mit GoogleDocs eingestellt, die sich nach Excel exportieren lässt. Bei Microsoft findet sich eine Variante, die die Diagramm-Funktionen von Excel nutzt. Hier ein ähnlicher Vorschlag auf Online-Excel.de. Auch im Abo-Dienst des Projekt-Magazins sind schon einige Beiträge zum Einsatz von Excel erschienen. Auch mein Testmanagement-Toolset im Projekt-Magazin, enthielt eine Variante. Als kleine Spielerei habe ich die darin enthaltene Lösung noch etwas aufgebohrt. Den Download für dieses Templates für Excel 2007(!) finden Sie hier. Die Datei ist bewusst im XLSX-Format, da einige Funktionen genutzt werden, die in älteren Excel-Versionen nicht zur Verfügung stehen. Eine Beschreibung zum Template finden Sie im nächsten Beitrag.

Agile PM-Methoden sind nicht nur populär sondern durchdringen immer mehr die traditionellen Schulen und Institutionen. Da widmet projektMANAGEMENT aktuell als Organ der GPM in der aktuellen Ausgabe 4/2009 das Titelthema SCRUM: Von der Planung zur Selbstabstimmung. Aber nicht nur bei der GPM finden die Themen Niederschlag, sondern auch beim PMI. So wurde jüngst die Agile Community of Practice des PMI® gestartet. Andreas Heilwagen berichtet.

Der kritische Ton in den vorangegangen Beiträgen soll keineswegs die Sinnhaftigkeit von BI-Lösungen in Frage stellen, aber auch hier gilt es das richtige Augenmaß zu finden.

BI-Projekte können erst dann als erfolgreich gewertet werden, wenn sie tatsächlich zu den Unternehmenszielen beitragen. Ist dies nicht der Fall, ist es egal ob es am falschen Umgang mit den Ergebnissen, den falschen Fragestellungen/Anforderungen, der Datengrundlage oder der Programmierung lag.

Wenn Sie weitere Informationen zum Thema BI suchen, empfehle ich Ihnen einige aktuelle Beiträge der Computerwoche:

• Sascha Alexander versucht in seinem Artikel einige Empfehlungen für den Start von Business Intelligence Projekten zu geben, damit Ihnen das nicht passiert.
• Heinrich Vaske beschreibt: So managen Sie BI-Projekte.
• Christa Manta schildert, dass CIOs beim Thema BI häufig in der Falle sitzen.

In diesem Sinne wünsche ich Ihren BI-Projekten zum Abschluss dieser kleinen Reihe:

Gutes Gelingen!

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BI auf schlossBlog:
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In Teil 1 der Reihe finden sie eine Definition von BI und grundlegende Anforderungen von Kennzahlsystemen.
In Teil 2 wurde das Anforderungsdilemma in BI-Projekten beschrieben.
In Teil 3 rückt das Augenmerk auf die Unternehmensleitung und deren Umgang mit BI.
Teil 4 beschäftigt sich mit den elementaren Themen Datenqualität und Datenbereitstellung.
Im vorliegenden fünften Teil wird resümiert, was ein erfolgreiches BI-Projekt ausmacht.

Nachdem BI die Unternehmensziele im Visier hat, geniessen BI-Projekte meist auch eine überproportionale Management Attention. Mitunter tappt dann auch die Unternehmensleitung selbst in das Anforderungsdilemma. Interessant ist, was mit den Ergebnissen aus den BI-Systemen passiert:

Dienen sie als Entscheidungsgrundlage?

Oder lediglich der Rechtfertigung längst getroffener Entscheidungen?

Werden Sie überhaupt genutzt?

In einem Unternehmensbereich eines Großkonzerns wurden aufwändig die FuE-Kosten ermittelt. Es wurde eigens ein zusätzliches Kontierungstool mit SAP-Anbindung eingeführt. Die Berichterstattung ging an drei Köpfe in der Bereichsleitung. In einem Gespräch Jahre später bestätigte mir der Assistent einer der drei Köpfe, dass zwei der drei Adressaten nie auch nur einen der Berichte angeschaut hätten. Der Dritte nahm die Berichte um seine eigenen Hochrechnungen in Excel zu plausibilisieren. Ausschlaggebend war aber Excel und nicht die Kostenauswertung aus SAP.