Die GPM verweist auf ihrer Homepage mittlerweile auf schlossBlog als Working Paper.

Die GPM (Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V.) ist der deutsche Berufs- und Fachverband für Projektmanagement. Im Internet zu finden unter: www.gpm-ipma.de

Das amerikanische Pendant und Herausgeber des PMBOK (Project Management Body of Knowledge) ist das Project Management Institute (PMI): www.pmi.org

Mittlerweile gibt es auch einige deutsche Chapter des PMI, z.B. die Münchner Sektion: www.pmi-muc.de

1. Projektbegleitendes Qualitätsmanagement beginnt vorbeugend und nicht nachträglich.
2. „Qualitätsmanagement ist nicht nur eine Sache es Qualitätsbeauftragten oder des Qualitätsprüfers, sondern geht, wie sich aus der […] Definition für TQM ergibt, jeden Mitarbeiter an, insbesondere auch das Top-Management.“
3. „Die frühen Phasen eines Projekts sind von ausschlaggebender Bedeutung für die Qualität eines Produkts.[…]“
4. „Der Auftraggeber muss an der Festlegung der Projektziele beteiligt werden […].“

Schelle, H.: Projekte zum Erfolg führen, 4. Auflage, München 2004, S.200f. (Amazon)

Aufbewahrungspflichten für Projektunterlagen richtet sich in erster Linie nach dem Projektgegenstand (sind buchhalterische Fragen betroffen, handelt es sich um ein Vertriebsprojekt, sind Zoll und Außenhandel betroffen, handelt es sich um eine Produktentwicklung,etc.).

Aufbewahrungspflichten resultieren dabei teils aus gesetzlichen,aus „quasi-gesetzlichen“ oder aus nicht gesetzlichen Anforderungen. Ein Beispiel für quasi-gestzliche Anforderungen wären die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) nach denen Wirtschaftprüfer Buchführungsrelevante DV-Systeme prüfen. Nicht gesetzliche Anfoderungen können beispielsweise aus dem Qualitätsmanagement oder dem Internen Kontrollsystem (obwohl man das mitunter schon wieder als quasi-gestzlich sehen könnte) bestehen. Bei den gesetzlichen Anforderungen ist neben Handels- und Steuerrecht, auch das Außenhandelsrecht, die Produkthaftung und unter Umständen auch das Zivilrecht (Vertrags- und Prozessunterlagen) zu nennen.

Die meisten Aufbewahrungspflichten schreiben in der Tat eine Aufbewahrungfrist von 10 Jahren vor. Dabei sind aber 10 Jahre nicht gleich 10 Jahre. Nimmt man wieder das Beispiel einer Buchhaltungssoftware so beginnt die 10jährige Aufbewahrungsfrist nicht mit der Einführung des Systems sondern mit dessen Ablösung! Letztlich ist die Projektdokumentation erforderiich um belegen zu können, dass auch der letzte Beleg des System ordnungsgemäß zustande gekommen ist. Die Aufbewahrungsfrist kann sich so weit über 10 Jahre hinaus verlängern.

Auswahl und Umfang der aufbewahrungspflichtigen Dokumente sind in der Tat leider interpretationsbdürftig. Teilweise gibt es bei Wirtschaftsprüfern Kataloge über aufbewahrungspflichtige Unterlagen nach GoBS.

Mit Aufbewahrungfristen von 10 Jahren und mehr können auch besondere Archivierungsanforderungen einhergehen (z.B. dauerhafte Lesbarkeit der Dokumente) oder die Sicherstellung, dass die archivierten Dokumente nicht mehr verändert wurden (z.B. mittels digitaler Signatur).

Was sind die Aufgaben des (Projekt) Portfolio Management?

(1) Bewertung, Priorisierung und Selektion von Vorhaben
(2) Ausführung von Projekten & regelmäßige Projektbewertung anhand messbarer Kriterien
(3) Abschluss von Projekten und Prüfung auf Zielerreichung.

(in Anlehnung an: Litke, Hans-Dieter (Hrsg.), Projektmanagement Handbuch für die Praxis, München, Wien 2005) (Amazon)

Warum muss sich ein Projektmanager (PM) und Berater jetzt auch noch mit Coaching auseinandersetzen?

Vielleicht deshalb, weil er es schon immer getan hat.

Versteht man Coaching als Hilfe zur Selbsthilfe und stützt man sich in einem moderenen Projektmanagement auch stark auf die Soft Facts und Skills, so wird schnell klar, dass der Berater und PM immer auch in Coaching-Prozesse involviert ist und als Coach agiert.

Jedes Phasenmodell veranschaulicht die sich im Projektverlauf verändernden Aufgaben und Anforderungen. Im Zeitverlauf immer wichtiger werden dabei soziale Transformationsprozesse bzw. das Change Management um dies sozialen Transformationsprozesse sicherzustellen.

Stehen anfangs nur die zentralen Stakeholder und das Projektteam im Fokus des Changemangements, dehnt sich im Projektverlauf die Zeilgruppe immer weiter aus und die Intensität des Change Management nimmt zu.

Die konzeptionell/inhaltlichen Themen nehmen hingegen ab, je mehr der Lösungsweg bekannt und die Umsetzung fortgeschritten ist. Die spiegelt sich in den Problemlösungs- und Entscheidungsprozessen, bzw. der Umsetzungsfortschritt in den Produktions- und Transformationsprozessen.

Ganz im Gegensatz zu den zuvor behandelten neuen Medien wie Blogs und Wikis, sind Logbuch/Projekttagebuch gutes altes Handwerkszeug, weniger „sexy“, aber bewährt.

Die chronologische Aufzeichnung in einem Journal dient in erster Linie der Dokumentation. Während diese Werkzeuge bei komplexen Projekten schnell an ihre Grenzen stoßen, bieten sie sich hervorragend an z.B. bei Urlaubvertretungen, um den Urlaubenden anschließend schnellst möglich wieder aufnorden zu können oder in frühen, unsstrukturierten Projektphasen, um Informationsverlust zu vermeiden oder in „brenzligen“ Phasen zur Dokumentation und Absicherung.

Für die Aufzeichnung wichtig ist der Zeitstempel, bei mehreren Autoren die Signatur, sowie ggf. eine Verschlagwortung bzw. geeignete Überschriften, um eine schnelle Übersicht zu gewährleisten.

Das Medium kann unterschieldich sein. Für kurze Vertretungen reicht mitunter schon eine Zusammenfassung in einer einfachen Email.

Wiederholt wird die Frage diskutiert, inwiefern Wikis und Blogs im Projektmanagement eingesetzt werden können.

Wikis sind von den Benutzern online editierbare Hypertexte wie z.B. die freie Online-Enzyklopädie Wikipedia. Ein Blog oder Weblog ist hingegen eine Website, die periodisch neue Einträge enthält, die in umgekehrter chronologischer Reihenfolge (der jüngste Eintrag an erster Stelle) dargestellt werden. schlossBlog ist ein Beispiel für einen Blog.

Für mich sind Blogs und Wikis nichts anderes als eine sehr freie und variable Form der Groupware oder von Content Management Systemen.

Der Einsatz von Groupware ist heutezutage im Projektmanagement nichts Besonderes mehr.

Blogs und Wikis werden n der Praxis auch als Ersatz von Groupware „missbraucht“, wenn solche aus lizenztechnischen oder finanziellen Gründen nicht zur Verfügung steht.

Während Wikis eher einen iterativen Entstehungsprozess unterstützen, ist für Blogs tendenziell ein Einsatz im Changemanagement („Letter from CEO“) denkbar. Blogs sind somit eher ein Kommunikationskanal, Wikis eine basisdemokratische Arbeits- und Dokumentationsplattform.

Während Wikipedia allen „basisdemokratischen“ Tücken des Web 2.0 unterliegt handelt es sich beim Projektmagazin um einen gebührenpflichtigen Online-Abodienst, dessen Beiträge im Gegensatz zu Wikipedia redaktionell betreut werden. 14tägig erscheinen die online-abrufbaren Beiträge. Verschiedene Inhalte, wie das Projektmanagement-Glossar sind auch frei verfügbar. Als Weiterentwicklung des freien Glossars bietet das Projektmagazin auch das von Georg Angermeier erstellte (kostenpflichtige) eBook Projektmanagement-Lexikon.

Von mir erschien jüngst im Projektmagazin der Beitrag: Risiken richtig formulieren (gebührenpflichtig).