Ein aktueller Thread in einer Xing Gruppe (nur für registrierte Mitglieder):
Wie viel Politik verträgt ein Projekt und wo steht dann PM wenn es zu unrealistischen Zielen kommt?

Weg mit der Polemik und dem Selbstmitleid!

Rufen wir uns in Erinnerung, was eigentlich ein Projekt ist: allein seine Einzigartigkeit und seine Bedeutung sind schon hinreichend für die politische Dimension. Natürlich stellen sich abseits jeder Sachfrage bei Themen von solchem Stellenwert machtpolitische Konstellationen ein.

Die Frage ist nicht, ob Politik ein Rolle in Projekten spielt, sondern eher ob Projekte ohne Politik überhaupt Projekte sind….

Projektmanagement wirf häufig als ein formaler Methodenbaukasten verstanden.

Ein solches Verständnis greift allerdings zu kurz: Projektmanagement ist weitaus mehr, denn vor allem: Projektmanagement ist kein Selbstzweck!

Projekte sind eine zielorientierte Veranstaltung und damit dies auch tatsächlich so ist, ist das Projektmanagement gefordert. Projektmanagement muss hierfür vor allem auch erfolgs- und zielorientiert sein. Ein rein formales Projektmanagement kann dies nicht gewährleisten. Bei einer formalen Orientierung wird lediglich der Erfolg oder Misserfolg dokumentiert.

Erfolgreiches Projektmanagement muss sich daher auch mit den Inhalten, die es umzusetzen gilt, beschäftigen.

Der Projektmanager ist kein bürokratischer Verwalter, sondern Umsetzungsberater.

In aktuellen Spotlight des Projektmagazins sind unter dem Motto „Wie manage ich Projekte mit Microsoft Excel?“ diverse bisher erschiene Beiträge zusammengestellt.
Excel ist kein Allheilmittel, aber es ist uns allen vergleichsweise vertraut und die meisten Anwender haben es…
Natürlich gibt es Grenzen für den sinnvollen Einsatz, aber die wenigsten von uns sind sich bewußt wie mächtig Excel auch sein kann.

Nachdem die meisten Beiträge des Projektmgazins nur für Abonennten zugänglich sind, noch ein Tipp: Von Ignaz Schels, ebenfalls Autor im Projektmagazin, sind auch zwei Bücher zum Thema erschienen:

Projektmanagement mit Excel. Projekte budgetieren, planen und steuern. (Amazon)
Gebundene Ausgabe: 452 Seiten
Verlag: Addison-Wesley, München (November 2005)
Sprache: Deutsch
ISBN-10: 3827323096
ISBN-13: 978-3827323095

und

Projektmanagement mit Excel 2007 (Amazon)
Gebundene Ausgabe: 456 Seiten
Verlag: Addison-Wesley, München; Auflage: 1 (19. November 2007)
Sprache: Deutsch
ISBN-10: 3827326001
ISBN-13: 978-3827326003

Jeder Projektarbeiter kennt solche Fragen:

Je nach Erinnerungsvermögen und Dateiablage lassen sich viele Fragen schnell beantworten. Eine ganze Reihe von Fragen sind zwar berechtigt, aber für genau diese Formulierung wurden die Projektergebnisse nie aufbereitet und jetzt wäre an „jahrealten“ Unterlagen weiterzuarbeiten oder diese wären auszuwerten.

Vielleicht erschließt sich uns der Sinn auch nicht… Diese Frage mag berechtigt sein, aber sie bringt uns nicht weiter. Dafür interessiert sich nur mehr die Revision.

Und schon sind wir mitten in meiner „Lieblingsdisziplin“, der Projektarchäologie.

Der Begriff kostet zunächst meist ein Stirnrunzeln, aber wer selbst schon Stunden damit verbracht hat in alten Projektunterlagen zu wühlen, längst vergrabene Informationen und Dokumente wieder freizuschaufeln, der weiß wovon ich spreche! Statt Strinrunzeln folgt ein wissendes Seufzen.

Mindjet, der Hersteller der Mind Map-Software Mindmanager bietet kostenlos eine Sammlung von englischsprachigen Mindmaps zu vielen Themen, u.a. Beispiele für die Projektplanung und Risikoassessment, zum Download an.
Ebenfalls kostenlos erhältlich ist ein Viewer, so dass auch nicht Mindmanager-Besitzer diese Mind Maps nutzen können. Mit dem Viewer ist es allerdings nicht möglich die Mind Maps zu verändern und weiterzuentwickeln.

Mind Maps sind eigentlich ein Kreativwerkzeug, das auf die Ideen von Tony Bzuan zurückkgeht. Sie lassen sich aber auch sehr gut auf andere Aufgabenstellungen, wie z.B. die schnelle Einarbeitung in neue Themen oder Projekte anwenden.
Mind Maps erfassen und strukturieren gleichzeitig Informationen.
Nichts anderes benötigt man bei der Einarbeitung in neue Themengebiete.

Hilfreicher noch als klassische Mind Maps sind hierbei elektronische Mind Maps, z.B. mit dem Mindmanager. Diese haben den Vorteil, dass man durch einfaches Drag and Drop die Struktur leicht wieder verändern kann, dass man z.B. in Kommentarfeldern zusätzliche Informationen hinterlegen kann, ohne das eigentliche Mind Map zu überfrachten oder dass man mehrere Mindmaps miteinander verknüpfen kann. Fehler lassen sich auch wieder leicht korrigieren. Wenn der Kollege Meier eigentlich Mayr heißt, ist das schnell korrigiert.

Wenn Sie der Meinung sind, ihr Einarbeitungs-Mind Map wäre fertig, können sie es schon fast wieder wegschmeißen… Seinen Dienst hat es dann nämlich getan. Die Struktur steht und die Inhalte sind ihnen vertraut. Sie können das Mind Map aber beispielsweise noch als Checkliste für die Einarbeitung neuer Kollegen verwenden. Sie werden es in der täglichen Arbeit aber immer weniger Heranziehen.

Im vorangegangenen Beitrag schwingt latent eine Frage mit:

Wann ist ein Projekt erfolgreich?

Zunächst hört sich diese Frage trivial an. Ein Projekt ist erfolgreich, wenn der Projektauftrag zeit-, termin- und kostengerecht umgesetzt ist.

Ist dem wirklich so?

Diese Liste hat keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Es finden sich sicher noch weitere „Erfolgs-Fälle“.

In der aktuellen Ausgabe des Projektmagazins findet sich ein Praxisbeitrag (nur für Abonnenenten, ansonsten kostenpflichtig) des Internet-Providers 1&1 mit einer provozierenden These: Projekte, die auf allzuviel PM-Methodik verzichten, sind tendenziell erfolgreicher als Projekte mit ausgeprägter PM-Methodik, wenn die Schlüsselfaktoren Mitarbeiterverhalten und Vertrauen gegeben sind.

In meiner persönlichen Interpretation deckt sich dies mit meinem Plädoyer für Selbstorganisation in Projekten. PM-Methodik ist natürlich sinnvoll, wer es aber schafft, den gesunden Menschenverstand der Beteiligten und ihre soziale Kompetenz zu nutzen, ist noch erfolgreicher. Der Artikel verdammt auch keine PM-Methodik, sondern weist auf die zentrale Bedeutung der Schlüsselfaktoren also von Soft-Skills im Projektmanagement hin.

Im Artikel wird aber noch auf einen zweiten Aspekt verwiesen:
PM-Methodik fokussiert sehr stark auf den Zielvereinbarungsprozess zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer. Dabei werden zahlreiche Kompromisse geschlossen. Gemäß PM-Methodik ist ein Projekt erfolgreich, wenn diese Ziele erreicht werden. Die Ziele decken sich aber nicht mehr mit den ursprünglichen Erwartungen der Beteiligten. PM-Methodik verleitet dazu, dass man sich mit den Kompromissen zufrieden zeigt und die maximale Abdeckung der eigentlichen Erwartungen vernachlässigt, selbst wenn mehr erreichbar gewesen wäre. Stellt dies die Zielarbeit und Scopedefiniton in Frage? Nein, nicht wirklich, vielmehr wird die Bedeutung der „richtigen“ Ziele betont.

Ein wesentlicher Punkt wird im Beitrag gar nicht erwähnt:
Das Unternehmen besitzt bereits eine ausgeprägte Projektkultur! Die Mitarbeiter kennen Projektarbeit und sind es gewohnt eigenverantwortlich in Projekten zu arbeiten. Nur weil Projektarbeit im Unternehmen bereits etabliert ist, war die Untersuchung von zahlreichen Projekten, die dem Beitrag zugrunde liegt, erst möglich.

Auf Alexander Vollands Homepage PMQS hatte ich schon früher hingewiesen. Dort finden sich auch eine ganze Reihe von interessanten Beiträgen zum Thema Projektmanagement zum Download:

Christian Henner-Fehr macht in seinem Blog Das Kulturmanagement auf einen Beitrag von Thomas Albrecht aufmerksam, der u.a. zeigt wie die Frage „Wozu?“ als Leitfrage bei der Projektplanung dienen kann. In der Praxis wird das „Wozu?“ häufig durch ein „Warum?“ verdrängt. Bei der Planung geht es aber nicht nur um den Aufbau von reinen Kausalketten, sondern auch um die Frage nach dem Sinn und Zweck – nämlich dem Projektauftrag.