Kennen Sie das Phänomen, das Grossprojekte sich verselbständigen und ein Eigenleben entwickeln? Sich willkürlich von ihrem Projektauftrag entfernen oder im anderen Fall an ihm Festhalten, obwohl die Voraussetzungen dafür längst nicht mehr gegeben sind?

Während im vorangegangenen Beitrag das Autopoiesis-Konzept genutzt wurde, um aufzuzeigen, wie das Zulassen von Selbstorganisation zum Projekterfolg beitragen kann, erklärt uns die gleiche Theorie hier, wie es zu solchen Auswüchsen kommen kann, wie ein Staat im Staat entsteht.

Was heißt dies wiederum für die Projektarbeit?

Klar brauchen wir Selbstorgansiation, aber wir brauchen auch Grenzen. Sozusagen Selbsthygiene für unser soziales System. Auch wenn wir Freiräume für die Selbstorganistion sicherstellen müssen, müssen wir Auftrag und den Weg zum Ziel regelmäßig hinterfragen und verfolgen. Unsere Projektkultur benötigt nicht nur Selbstorganisation, sondern auch Selbstreinigung.

Abseits der bekannten Definitionen von Projekten (siehe auch Wikipedia), lassen sich Projekte auch als soziale Systeme interpretieren. Projekte können als ein Organisationsform sozialer Systeme für komplexe Aufgabenstellungen verstanden werden.

Einige vorangegangene Beiträge auf schlossbBlog haben sich bereits mit dem Thema Projektplanung und insbesondere den Grenzen der Planung beschäftigt.

Hier wird die Interpretation von Projekten als sozialen Systemen wieder interessant:

In der Theorie sozialer Systeme gibt es das Konzept der Autopoiesis. Autopoiesis (Begriffserklärung in Wikipedia) beschreibt die Selbstorganisation sozialer Systeme. In der täglichen Projektarbeit stellt sich die Frage, wie sich solche Selbstorganisationsmechanismen gezielt nutzen lassen. Die Antwort liegt auf der Hand: in der Schaffung einer entsprechenden Projektkultur, die die erforderlichen Freiräume zur Selbstorganisation sicherstellt. Das heißt z.B. für die Planung eines komplexen Projekts, dass diese nicht auf den Level von mehreren Tausend Tasks oder mehr heruntergebrochen werden muss, sofern die Selbstorganisation auf diesen Ebenen gewährleistet ist. Ein Planungsmonster von tausenden Zeilen ist nicht mehr aktuell pflegbar und ein solches Projekt wahrscheinlich mehr tot als lebendig.

Die Forderung: „Selbstorganisation statt Planung“ ist zugegebenermaßen ketzerisch und so nicht haltbar. Auch kleinere Teileinheiten können und müssen ihre Tasks sehr wohl planen. Dies muss aber nicht unbedingt in einer zentralen Gesamtplanung geschehen. Eine solche Planung muss nicht unbedingt deren formalen Anforderungen genügen, kann mitunter auch kurzfristig erfolgen und ist weitaus flexibler.

In der klassischen Projektplanung werden die Beziehungen zwischen einzelnen Tasks in Form von Abhängigkeiten abgebildet. Für den Projekterfolg entscheidend ist aber weniger deren formale Abbildung als das entsprechende Bewußtsein der Beteiligten und die Berücksichtigung im Handeln. Anderenfalls erklären Abhängigkeiten nur die Gründe für das Scheitern. Ein solches Bewußtsein, das Ansprechen und Aufgreifen der „richtigen Themen“ ist der Schlüssel zum Projekterfolg und führt uns wieder zurück zur Theorie sozialer System, insbesondere zu den Arbeiten von Niklas Luhmann (Wikipedia), der soziale Systeme über die Kommunikation definiert. In diesem Sinne liegt in der Kommunikation der Schlüssel zum Projekterfolg (aber auch der Schlüssel für eine erfolgreiche Planung 🙂 ).

Bei weniger technischen Themen, wie z.B. dem Projektmanagement wird die Luft in den Internet-Foren deutlich dünner, als in IT-nahen Themengebieten.

Selbst in Fachpublikationen wie dem Projektmagazin finden sich nur sehr rar Beiträge, auch wenn hier im Laufe der Zeit die Struktur gewachsen ist:

Und selbst bei der GPM wird unter dem Stichwort Diskussionsforum „gemogelt“ oder besser gegoogelt, denn dahinter verbirgt sich kein Forum, sondern eine vorkonfigurierte Google-Suche:

Vielversprechender sind da mitunter die Gruppen der Online-Community/des Abodienstes XING, insbesondere die Gruppe „Projekte oder das Management von Vorhaben“:

Darüber hinaus gibt es aber auch noch eine ganze Reihe von Business-relevanten Gruppen:

Und auch eine eigene GPM-Community findet sich hier:

Bei anderen Office Produkten gibt es vielfach mehr Inhalte und Lösungen zu „ergooglen“, z.B. in den folgenden Foren:

und in Google/Usenet:

Als Schlusspunkt dieser Reihe mit Beiträgen zur Planung noch ein Thesenkatalog über die Grenzen der Planung:

Die Abbildung von Abhängigkeiten in der Projektplanung ist ein zweiseitiges Schwert. Einerseits ist die Kenntnis von Abhängigkeiten erforderlich, um Auswirkungen des Verlaufs von Arbeitspaketen aufeinander abschätzen, sowie Termine und Kosten automatisch bei Planänderungen aktualisieren zu können, auf der anderen Seite sprengt die damit verbundene Komplexität regelmäßig die Projektplanung.
Die Abbildung von generischen Abhängigkeiten – meist auf einem sehr hohen Level – ist zwar noch einfach, ihre Aussagekraft hingegen tendiert gegen Null und grenzt an Trivialität, ja, sie ist mitunter sogar falsch. Einerseits erscheint es logisch, dass die Konzeption abgeschlossen sein muss, bevor eine Realisierung beginnen kann, diese muss wiederum abgeschlossen sein, bevor ein Test erfolgen kann, etc., aber die Wahrheit sieht anders aus, zumindest in einer schnelllebigen Zeit wie der unseren, in der viele Aktivitäten parallelisiert werden. Natürlich muss die Konzeption nicht vollständig abgeschlossen sein, bevor ene Realisierung beginnenen kann. Zunächst sind nur gewisse Eckpunkte erforderlich, die parallel zur Realisierung noch um die fehlenden Details zu ergänzen sind, usw., d.h. aber auch dass eine Pflege von Abhängigkeiten in einer Planung nur dann sinnvoll möglich ist, wenn man die Planung bis auf die kleinste erforderliche Planungeinheit herunterbricht. Dies kann mitunter eine Planung unbeherrschbar machen. Die Planungstiefe und die Detaillierung wird schnell zum Problem.
Für komplexe Planung gab mir einst ein auf MS Project spezialisiertes deutsches Systemhaus mit auf den Weg, dass sie ihren Kunden in komplexen Problemen von der Pflege von Vorgänger-/Nachfolgerbeziehungen (und in solchen werden Abhängigkeiten abgebildet) in den dafür vorgesehenen Feldern abraten würden. Wenn sie diese Beziehungen abbilden, dann würden sie Textfelder hierfür missbrauchen, damit die Plandatei noch pflegbar bleibt.
Natürlich ist es trotzdem sinnvoll, ja auch erforderlich sich mit Abhängigkeiten auseinanderzusetzen. Entscheidend ist, dass in einem Projekt alle voneinander abhängigen Parteien miteinander reden und sich ihrer Abhängigkeiten bewußt sind. Die Abbildung in der Planung ist hingegen eher ein Formalie und darf nur soweit gehen, dass sie den Rahmen der Planung nicht sprengt. Hierfür gibt es aber auch alternative Konzepte, wie z.B. eine DEBI-Matrix, in der je Arbeitspaket definiert wird welche Partei für die Durchführung zuständig ist, wer ein Paket zu verantwortden und darüber zu Entscheiden hat, wer lediglich Beratend mitwirkt und wer Informiert werden sollte.

Wie tief soll geplant werden? Reicht es in einem Projekt die groben Phasen zu planen oder ist eine Planung bis ins letzte i-Tüpfelchen erforderlich? Nun, entscheidend für die Planugstiefe ist vor allem der konkrete Planungszweck. Um Messpunkte für den generellen Fortschritt zu ermitteln oder eine Vorstrukturierung vornehmen zu können reicht bereits eine relativ grobe Planung. Auf der anderen Seite braucht es für die Inbetriebnahme eines Kernkraftwerks oder die die komplexe Produktivsetzung einer neuen IT-Architektur minutiös detaillierte Feinplanungen.

Aber selbst darüber, wie weit die Feinplanungen an die Grobplanungen anknüpfen lässt sich mitunter schon streiten. Was schert mich heute meine Planung von gestern, wenn das einzige was zählt der Projekterfolg ist? Häufig wird gar nicht das gesamte Projekt sondern nur besonders wichtige Abschnitte, wie ein Cutover oder eine Migration detailliert geplant. Für den Rest ist eine Grobplanung vollkommen ausreichend.

Es ist gar nicht notwendig alles bis ins kleinste Detail auszuplanen. Zum Einen, weil man die Kräfte der Selbstorganisation nicht unterschätzen darf, sondern durchaus auch nutzen sollte (einem eigenverantwortlich handelndem Team darf man durchaus zutrauen sich selbst zu koordinieren), zum Anderen, weil uns die Realität schnell wieder einholt und der Plan von gestern heute schon wieder überholt ist. Wir dürfen nicht vergessen, dass eine Planung nur in der Tiefe sinnvoll ist, die wir nachher auch wieder verfolgen und aktualisieren können. Viele Vorurteile über die Bürokraten vom Projektmanagement, die alles mit Formalismen und zusätzlichen Aufgaben überziehen und dabei das Projekt zu Tode planen rühren genau hierher. Weniger Planung ist häufig mehr.

Das Zauberwort zur Planungstiefe heißt daher: Angemessenheit. Es gilt den angemessenen Level einer Planung zu finden. Dieser Level kann durchaus von Projekt zu Projekt unterschiedlich ausfallen.

Gegenstand der Planung ist zunächst das magische Dreieck aus Termin, Kosten und Qualität/Inhalt.

Darüber hinaus auch der Weg zur Zielerreichung (Ablauf/Vorgehen, Personal, Ressourcenbedarf, …)

Dies spiegelt sich in den verschiedenen Arten von Plänen wieder:

(Quelle: Tiemeyer/Chrobok)

Neben den einzelnen Planungen steht die Integration der Einzelpläne, schließlich soll auch eine Ressourcenplanung zur reinen Zeitplanung passen. Die Einzelpläne greifen ineinander. Letztlich stellen sie alle nur Facetten einer Gesamtplanung dar.

Planung ersetzt nicht nur den Zufall durch den Irrtum.

Planung hilft den Arbeitsgegenstand, das Problem und die Vorgehensweise zur Problemlösung zu strukturieren.

Planung macht den Projektfortschritt messbar.

Planung ist ein Instrument der Projektsteuerung.

Die alles sagt aber noch nichts über die Planungstiefe und die Planungskomplexität, die mit einem Plan abzubilden sind.

Es folgen in Kürze einige Beiträge zum Thema Planung. Gleich zu Beginn stellt sich die Frage, was Planung eigentlich ist.

Hier drei Definitionen:

(1) Systematisches, zukunftsbezogenes Durchdenken und Festlegen von Zielen sowie der Wege und Mittel zur Zielerreichung.
Quelle:
www.siegfried- seibert.de/Wissensspeicher/PMGlossar

(2) Planung ist ein soweit als möglich systematischer Entscheidungsprozess mit dem Ziel Handlungsspielräume problemorientiert einzugrenzen und zu strukturieren.
Quelle:
de.wikipedia.org/wiku/Planung

(3) Die Planung eines Projektes besteht in einem systematischen, vorausschauenden Durchdenken des Projekts, einer Analyse des Projektauftrags und der mit ihm angelegten Aufgaben und dem Versuch der Minderung von Risiken.
Quelle:
Tiemeyer/Chrobok