Den zweiten Teil dieser kleinen Reihe, der sich schwerpunktmässig dem Thema Wahrnehmung gewidmet hat, möchte ich gerne noch ergänzen mit dem Link zu einem aktuellen Artikel von Florian Rustler, der sich damit beschäftigt, wie unser Gehirn Innovationen verhindert. Letztlich beschreibt er genau einen dieser Filter, die ich im vorangehenden Beitrag dieser Serie angesprochen habe. Wir haben abzuwägen zwischen Kreativität und Effizienz. Der beschriebene Filter fokusiert auf Effizienz. Wenn wir uns dessen bewusst sind, können wir aber auch eingreifen und je nach situativen Bedürfnissen auf das Postulat der Effizienz oder aber einen kreativen Ansatz setzen.

Unsere Wahrnehmung ist das Tor zur Welt. Sie ist der Filter, der bestimmt, was wir überhaupt weiter verarbeiten können, welche Signale wir interpretieren und worauf wir überhaupt reagieren können.
Mit dem Filter ist es so eine zweischneidige Sache: Er schützt uns vor dem Information Overload und hilft uns auf Dinge zu fokusieren. Er blendet aber auch Dinge aus, die uns helfen könnten oder wichtig für uns wären.
Zunächst ist es wichtig, dass wir uns dieser Mechanismen bewusst sind, dann können wir sie auch für uns einsetzen und sie werden zu Erfolgsfaktoren. Wir können den Filter für uns nutzen, sollten uns aber seiner „blinden Flecken“ bewusst sein und es würde auch nicht schaden ihn regelmäßig zu „reinigen“, so wie man seine Brille regelmäßig putzt.

Zwei Beispiele für die Wirkungsweise unseres Filters:

(1) Machen wir ein kleines Experiment! Sehen Sie sich das folgende kleine Basketball-Video auf Youtube an und zählen dabei genau mit wieviele Pässe die Spieler der weißen Mannschaft werfen.

Haben Sie gut aufgepasst?
Wieviele waren es denn?
Ehrlich gesagt interessiert und das Basketball-Spiel gar nicht, aber haben Sie den Bären gesehen?
Wenn nicht, schauen Sie sich das Video ruhig noch einmal an und diesmal zählen Sie nicht mit, sondern achten darauf, was sonst noch passiert.
Den meisten von uns geht es so, dass sie so auf das Zählen fixiert sind, dass sie nicht einmal registrieren, dass ein Bär das Spielfeld betritt.
Zugegeben, das Experiment war unfair und Sie wurden absichtlich auf die falsche Fährte gesetzt, aber im realen Leben, wissen wir im vorhinein oft auch nicht, wo es lang gehen wird und sind allzu häufig mit „Zählen“ beschäftigt.

(2) Wir können Filter aber auch nutzbringend einsetzen, z.B. beim Management by Objectices (MbO). Die Funktionsweise des Management by Objectives  beruht auf der genannten Filterwirkung indem die Aufmerksamkeit auf die gewünschen Ziele gelenkt wird und verstärkt dies noch durch ein Commitment der beteiligten Parteien.

Wie das Management by Objectives zeigt, können wir nicht nur mit der eigenen Wahrnehmung arbeiten, sondern auch mit der Wahrnehmung anderer. Im Rahmen des MbO geschieht dies in legitimer Form – weil allen Beteiligten transparent -, aber die Grenze zur Manipulation ist natürlich fließend. Hier setzt z.B. auch die Kritik an den Methoden des NLP an. Doch auch hier gilt wieder: Sind wir uns der Zweischneidigkeit unserer Wahrnehmung bewusst, so erleichtert dies den verantwortungvollen Umgang mit Methoden und Werkzeugen und hilft uns gleichzeitig  Manipulatioenn oder Fehlleitungen (z.B. wenn wir uns in eine fixe Idee verrennen) zu erkennen.

Weitere Beiträge dieser Reihe: Teil 1

Kennen Sie das Hey-Joe-Prinzip?
Im Editorial des aktuellen CIO-Magazins widmet sich Horst Ellermann dieser Vorgehensweise(?), dem Management auf Zuruf. Management auf Zuruf hat nichts zu tun mit Just-in-Time, denn gemacht wird nicht was gerade im Moment notwendig ist, sondern gemacht wird das, wonach im Moment am lautesten Geschrien wird. Das Hey-Joe-Prinzip gibt es nicht nur in der IT, aber durch den Servicecharakter der IT ist es hier noch weit verbreitet.
Auch in der Projektarbeit gibt es das Hey-Joe-Prinzip: Dann wird der Projektauftrag und das, was eigentlich im Augenblick ansteht, mal schnell vergessen und man verzettelt sich. Und das ist ganz schnell der Anfang vom Ende.

Lukas Pustina gibt Tipps zum Thema Logbuch.

Auch auf schlossBlog gab es hierzu schon zwei Beiträge:

• #06 Das gute alte Projekttagebuch/Logbuch
• #283 Projekttagebuch selbst gemacht

Nach Project 2010 jetzt eine Übersicht über Powerpoint 2010. Diesmal aus dem CIO-Magazin.

Ausgangspunkt
Wann sind wir mit unserer Arbeit erfolgreich? Wann ist ein Projekt erfolgreich?
So einfach diese Fragestellung auch sein mag, die Antwort ist es keinesfalls.
Aber was können wir dann tun, um „erfolgreicher“ zu werden oder zumindest die Erfolgswahrscheinlichkeit zu erhöhen?

Basisfähigkeiten als „Patentrezept“
Wenn wir uns nun auf die Suche nach einem „Patentrezept“ für erfolgreiches Handeln machen, werden wir nicht bei spezifischen Methoden, Tools und Hilfen landen. sondern bei grundlegenden Kompetenzen und Fähigkeiten. Es geht sozusagen darum, unsere Sinne zu schärfen.
Diese grundlegenden Kompetenze und Fähigkeiten (im Folgenden auch als Basisfähigkeiten bezeichnet) kommen vielleicht erst mit Hilfe von Methoden, Tools und Hilfen zu ihrer vollen Entfaltung, worauf es aber zunächst ankommt sind diese Basisfähigkeiten. Alles andere kommt danach.
Übrigens heißt auch das Standardwerk der GPM Kompetenzbasiertes Projektmanagement (Amazon Affilliate Link), sprich: die Kompetenzen und Fähigkeiten bilden die Basis erfolgreicher Projektarbeit.

Relevante Felder
Also gut, wenn wir uns auf das Konzept der Basisfähigkeiten einlassen, um welche handelt es sich dann? Was sind die relevanten Felder die es zu betrachten gilt? In den weiteren Beiträgen sollen die folgenden näher betrachtet werden:

• Wahrnehmung
• Kommunikation
• Problemlösung & Kreativität
• Organisation & Umsetzung

Die Kollegen von Campana & Schott haben sich für die aktuelle Ausgabe von projektManagement aktuell mit dem neuen Project 2010 auseinandergesetzt:

• Natürlich viele Verbesserungen im Detail
• Eine neue Zeitachsenansicht
• Neue Features für Teamplanung/Taskzuordnung und Auslastung
• Auf Task-Ebene lässt sich von automatischer Planung auf manuelle Planung umschalten
• Und am offensichtlichsten: die Ribbons sind in Project angekommen

Weit wichtiger aber noch einige grundlegende Entwicklungen:

• Project kann auch ohne Project Server mit Sharepoint eingesetzt werden (wenn auch mit Einschränkungen).
• Project Server und Portfolio Server sind vereint!

Und da fangen die Kollegen gleich an zu träumen: Da geht noch mehr! Da könnte man die Features noch ausbauen!

Alles in allem: Der Artikel macht Appetit auf mehr. Da werden wir selber ausprobieren müssen…

Golem berichtet übrigens auch, dass Office 2010 fertig ist.

Wenn wir uns im konkreten Fall für eine Datenbanklösung entschieden haben, sollten wir nicht den gleichen Fehler wie bei Excel („Der Hammer als einziges Werkzeug“) begehen und alle Datenbanklösungen in Access realisieren.

Access ist ein feines Werkzeug mit hoher Office-Integration, Drag-and-Drop-Funktionalitäten und zahlreichen Assisstenten. Ansehnliche Formulare sind im Handumdrehen erstellt,…

Im Vergleich zu anderen Datenbanken haben wir Quick&Dirty-Lösungen schnell umgesetzt, aber an die Grenzen stoßen wir meist schneller als man denkt, z.B. bei einem Mehrnutzerbetrieb, den Access zwar grundsätzlich unterstützt, aber vielleicht doch nicht ganz optimal. Haben Sie sich schon einmal wegen Netzwerkproblemen eine Access-Datenbank zerschossen? Auch das kann passieren. In Sachen Performance können die Grenzen schnell erreicht werden und eine Tabelle darf nciht größer als 2 GB werden.

Ist dann der Einsatz von Access trotzdem sinnvoll?

Na, klar, wenn man weiß wofür und wo die Grenzen liegen. Für die schnelle Bearbeitung größerer Datenmengen, wo wir in Excel schon an unsere Grenzen gestossen sind, gerne, aber als dauerhafte Anwendung im Betrieb bei vielen Nutzern, weniger. Übergangsweise lässt sich dann Access weiter als Frontend nutzen und eine Performance-stärkere Architektur kann im Backend schuften. Auch zur Modellierung oder für Prototypen spricht nichts gegen Access.

Um den Faden des letzten Office-Beitrags wieder auzugreifen: Wann nutze ich denn besser Excel oder Access als Office-eigene Datenbank für meine Datensammlung, -haltung,  -pflege, -verarbeitung,…?

Die Stärken von Excel liegen klar in seinen „number crunching capabilities“ und den einfachen Datenbankfunkionalitäten für Sortierung, Filterung, Matrixfunktionen, etc..  Berechnungen und Funktionen lassen sich in Excel aus dem Stegreif aufbauen und nutzen, da scheint der Aufbau einer Logik oder Berechnung in einer eigenen Access-Datenbank vergleichsweise umständlich.

Grenzen von Excel erreicht man, u.a. weil die Zahl der Datensätze  auf die Zeilenzahl des Worksheets beschränkt ist.  In älteren Excel-Versionen als 2007 waren dies 65,536 Zeilen. Excel 2007 erlaubt 1,048,576 Zeilen pro Worksheet. Für die meisten Problemstellungen mag dies reichen, aber es gibt noch weitere Restriktionen, die z.B. daraus resultieren, dass die Daten in einem Worksheet in einer „flachen Tabelle“ und nicht in einem relationalen Datenmodell gehalten werden, was schnell dazu führt dass Datenintegrität und Datenqualität zu Fremdwörtern werden. Der Anwender überlistet sich meist selbst, wenn er punktuell doch einmal eine Formel überschreibt oder z.B. Inhalte in Kommentaren versteckt, etc..

Eine Datenbank forder hier mehr Disziplin und auch mehr Vorüberlegungen, belohnt dann aber mit anderen Auswertungs- und Nutzungsmöglichkeiten und schafft erste Voraussetzungen für eine bessere Datenqualität.

Wann ist Access besser geeignet als Excel?

Zunächst einmal ist Access eine relationale Datenbank und bietet uns bei entsprechender Datenmodellierung die Möglichkeit uns von der flachen Tabelle zu verabschieden. Die häufige Verwendung von Matrixfunktionen, z.B sverweis() in unserem Excel-Sheet sind ein Indiz, dass vielleicht eine Datenbanklösung besser geeignet wäre. Gleiches gilt, wenn unsere Tabelle  sehr umfangreich und unübersichtlich geworden ist oder regelmäßig (z.B. monatlich) neue Spalten angefügt werden müssen.

Wenn wir große Datenmengen/Tausende von Datensätzen (Zeilen) erwarten, sollten wir ebenfalls über eine Datenbank nachdenken.

Soll die Anwendung vielen Anwendern zur Verfügung stehen? Die Anmeldeprozeduren von Excel sind dafür aber nicht ausreichend bzw. komfortabel genug. Für eine vernünftige Benutzerführung können in Access komplexe Formulare eingesetzt werden.

Auch wenn unsere Auswertungen regelmäßig  z.B. für den Druck aufbereitet werden müssen, spricht dies für die Berichtsoptionen einer Datenbank.

Quellen: Problemfreecomputing, Access-Tutorial

Genau wie unser Projektalltag, so waren die meisten bisherigen Office-Beiträge auf schlossBlog sehr Excel-lastig (siehe Rückblick). Doch wann setzt man sinnvollerweise Excel für eine Problemstellung ein und wann nicht?

 Häufig nutzen wir Excel, weil es eh da ist, den meisten zur Verfügung steht und wir es einigermaßen kennen. Man fängt schon mal an Daten in einem Excel-Sheet zu sammeln und auch wenn man dies vermeintlich unstrukturiert tut, zwingt uns die Tabellenlogik zu einer ersten Strukturierung, die wir freilich noch wild mit Kommentaren versehen oder wir durchbrechen die Logik stellenweise einfach, indem wir Formeln hart überschreiben oder zeilenweise Spalten unterschiedlich nutzen.

Aber wenn wir die Daten strukturiert gesammelt haben, ist dann Excel wirklich noch das geeignete Tool? Sprechen Auswertbarkeit und Wiederverwerttbarkeit der Daten nicht eher für eine Datenbank oder ein spezifisches Tool wie MS Project im Falle einer Projektplanung oder Sharepoint im Falle einer koloborativen Nutzung der Daten?

Mit Excel ist es ein bisschen so, wie es Paul Watzlawik für ein ganz anderes Werkzeug beschrieben hat:

Wer als einziges Werkzeug einen Hammer hat, für den sehen alle Probleme aus wie Nägel!