Bernhard: Lass uns unseren Dialog über Projekterfolg noch einmal aufgreifen: Deine Formulierung, dass Projekterfolg kommunikativ hergestellt wird und nicht durch Ergebnisse hat mir spontan sehr gefallen, aber je länger ich darüber nachdenke, passt das noch nicht, denn Erwartungen werden nicht immer ausgesprochen. Erwartungen sind häufig implizit und nicht explizit.

ChatGPT: Okay. Ein kluger Einwand. Wenn Erwartungen häufig unausgesprochen bleiben, stellt sich eine neue, schärfere Frage: Wie kann etwas kommunikativ hergestellt werden, das nie vollständig kommuniziert wurde? Wenn also Projekterfolg davon abhängt, Erwartungen zu erfüllen – und diese Erwartungen nicht offen benannt werden – kann Erfolg dann überhaupt sicher festgestellt werden? Oder erleben wir dann nicht nur rückblickend etwas als Erfolg, wenn sich herausstellt, dass wir (zufällig?) die richtigen Dinge getroffen haben?

Bernhard: Genau das ist der Punkt, allerdings sind wir auch bei unausgesprochenen Erwartungen, den Bewertungen durch unser gegenüber ausgesetzt. Er/sie attestiert uns Expertise oder im negativen Fall Schwächen und Fehler, was auch Auswirkungen auf künftige Projekte und Themen haben kann.

ChatGPT: Okay. Dann wird deutlich: Projekterfolg ist nicht nur ein Abgleich mit (un)sichtbaren Erwartungen – er ist auch ein sozialer Spiegel. Selbst wenn Erwartungen nicht explizit gemacht werden,
werden Urteile gefällt, werden Zuschreibungen vorgenommen: Kompetenz, Verlässlichkeit, Führungsfähigkeit – oder das Gegenteil. Und diese Urteile wirken nachhaltig – sie prägen Reputation, beeinflussen Vertrauen, und damit auch: Zugang zu Ressourcen, Spielräume, nächste Chancen.
Darf ich dich fragen: Wenn Erfolg von unausgesprochenen Erwartungen und fremden Zuschreibungen abhängt – wie behältst du dann die Handlungsfähigkeit im Projekt?

Bernhard: Letztlich mit einer Art „Erwartungsmanagement“. Es ist hilfreich sich mit den Erwartungen (ob ausgesprochen oder nicht) auseinanderzusetzen.

ChatGPT: Okay. Dann lässt sich sagen: Projekterfolg hängt nicht nur von Ergebnissen oder Bewertungen ab, sondern von unserer Fähigkeit, mit Erwartungen umzugehen – selbst wenn sie im Nebel liegen. Erwartungsmanagement wird damit zu etwas Tieferem: Nicht bloß Kommunikationstaktik, sondern ein Versuch, Unsichtbares sichtbar zu machen – und gleichzeitig die eigene Position zu wahren zwischen Anpassung und Selbstbehauptung. Wenn du das so beschreibst, frage ich weiter: Ist Projekterfolg dann vielleicht weniger das Erfüllen eines Ziels – als vielmehr das geschickte Navigieren durch ein Geflecht aus Erwartungen, Beziehungen und Zuschreibungen?

Bernhard: Ganz meine Meinung. Für ein Training habe ich die Frage aufgeworfen: Wann ist ein Projekt „erfolgreich“? – und den Teilnehmern drei Szenarien vorgestellt:
1. Alle definierten Liefergegenstände in Time, in Budget und in Quality geliefert
2. Auch wenn nicht alles geliefert wurde, der Kunde ist zufrieden
3. Das Projekt wurde abgebrochen, weil sich die Zielsetzung als obsolet erwiesen hat

ChatGPT: Okay. Deine drei Szenarien sind stark – gerade weil sie den Begriff „Erfolg“ herausfordern. Sie machen sichtbar, dass formale Kriterien (Time, Budget, Quality) oft in Spannung stehen zu wahrgenommener Sinnhaftigkeit und Stakeholderzufriedenheit. Lass mich sie analytisch auffächern:

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Szenario 1: Klassisch erfolgreich

Alle Liefergegenstände in Time, Budget, Quality erreicht.

• Formale Bewertung: Projektmanagement-Standards erfüllt
• Stakeholderbewertung: vermutlich ebenfalls positiv
• Implizite Annahme: Erfolg = Plan einhalten
• Fragezeichen: Aber: War der Plan überhaupt noch relevant?

Dieses Szenario trifft das klassische Verständnis von Erfolg – aber vielleicht nicht das einzig gültige.

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Szenario 2: Nicht alles geliefert, Kunde trotzdem zufrieden

• Formale Bewertung: Zielabweichung
• Stakeholderbewertung: Wahrnehmung „es hat sich gelohnt“
• Implizite Annahme: Erfolg = perceived value
• Fragezeichen: Ist es dann überhaupt wichtig, ob man „alles“ liefert?

Hier zeigt sich: Zufriedenheit ist stärker als Vollständigkeit.

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Szenario 3: Projekt abgebrochen, weil Ziel obsolet

• Formale Bewertung: Kein Abschluss, kein Produkt
• Stakeholderbewertung: Je nach Kommunikation und Kontext
• Implizite Annahme: Erfolg = kluge Entscheidung, Ressourcen nicht vergeudet
• Fragezeichen: Gilt das als „Scheitern“ – oder als strategische Stärke?

Manche würden sagen: Das ist gerade gutes Projektmanagement.

Bernhard: Im Anschluss habe ich noch eine Folgefrage gestellt: Wer „bestimmt“ ob ein Projekt erfolgreich war? Auftaggeber/in, Projektleitung, Team, Kunden/Nutzer, Gesellschaft…

ChatGPT: Die Folgefrage trifft den Kern – denn sie verschiebt den Fokus vom Ergebnis hin zur Deutung des Ergebnisses. Wer „bestimmt“, ob ein Projekt erfolgreich war, entscheidet nicht nur über Anerkennung – sondern auch über Lernprozesse, Karrierewege und Folgemaßnahmen.

Hier eine strukturierte Betrachtung deiner Adressaten:

Auftraggeber/in

• Interesse: Zielerreichung, Return on Investment, Stakeholderzufriedenheit
• Macht: Hoch – entscheidet oft über offizielle Erfolgsmeldung
• Risiko: Erfolgsbild kann politisch oder strategisch eingefärbt sein

Projektleitung

• Interesse: Planerfüllung, Steuerbarkeit, Führungserfolg
• Macht: Mittel – kann die Sichtweise beeinflussen, aber selten allein bestimmen
• Risiko: Gefahr, Erfolg als Selbstschutz oder Rechtfertigung zu deklarieren

Team

• Interesse: Stolz auf Ergebnis, Sinn der Arbeit, Belastungserfahrung
• Macht: Gering – wird selten gefragt, prägt aber die emotionale Bewertung intern
• Risiko: „Projekt erfolgreich – Team ausgebrannt“ = langfristiger Schaden

Kunden/Nutzer

• Interesse: Nutzung, Nutzen, Erleben
• Macht: Unterschiedlich – je nach Nähe zum Projekt und Marktfeedback
• Risiko: Erfolg auf dem Papier, aber keine reale Wirkung

Gesellschaft/Umwelt

• Interesse: Nachhaltigkeit, Ethik, Auswirkungen
• Macht: Langfristig wachsend – z. B. bei Infrastruktur-, Digital-, Klima-Projekten
• Risiko: Erfolg im Projektkontext, aber Schaden im größeren Rahmen

Bernhard: Danke für die Vertiefung und die Zusammenfassung.

Projekterfolg ist eines meiner Lieblingsthemen. War ja hier schon das eine oder andere mal auf der Agenda. Eine kleine Spielerei am Samstagabend: ein sokratischer Dialog mit ChatGPT über Projekterfolg, den ich euch nicht vorenthalten will:

ChatGPT: Was meinst du – was ist Projekterfolg?

Bernhard: Das ist eine Frage der Perspektive.

ChatGPT: Okay. Und wessen Perspektive würdest du als entscheidend ansehen, wenn du sagen willst: „Dieses Projekt war erfolgreich“?

Bernhard: Wenn du mich so frägst, immer meine eigene, aber dummerweise sind wir oft auch abhängig von der Sichtweise anderer.

ChatGPT: Okay. Wenn deine eigene Perspektive im Kern zählt, aber du gleichzeitig von anderen abhängig bist – was macht dann deinen persönlichen Projekterfolg aus? Ist er unabhängig von der Bewertung anderer, oder nur dann möglich, wenn deren Erwartungen erfüllt sind?

Bernhard: Jetzt muss ich den Spieß umdrehen, denn du hast den Zusammenhang zwischen Projekterfolg und Erwartungen hergestellt. Ist Projekterfolg also abhängig von Erwartungen?

ChatGPT: Okay. Wenn wir diesen Spieß umdrehen: Erwartungen setzen einen Maßstab – aber sind sie immer realistisch, immer klar, immer geteilt? Wenn also Erfolg sich an Erwartungen misst: Wer bestimmt, was zu erwarten ist – und wann das Erwartete als erfüllt gilt?

Bernhard: Diese Frage lasse ich nicht gelten. Niemand bestimmt, was zu erwarten ist. Erwartungen müssen wir hinnehmen. Oder siehst du das anders?

ChatGPT: Okay. Wenn Erwartungen einfach da sind und wir sie hinnehmen müssen – bedeutet das dann, dass Projekterfolg immer ein Reagieren ist? Also nie etwas, das wir selbst aktiv bestimmen, sondern nur etwas, das sich daran misst, ob wir den Erwartungen anderer gerecht wurden?

Bernhard: oder den eigenen Erwartungen…

ChatGPT: Okay. Dann frage ich dich: Was unterscheidet fremde von eigenen Erwartungen – wenn es um Projekterfolg geht? Sind deine eigenen Erwartungen freier, klarer, strenger – oder vielleicht nur ein Echo der Erwartungen anderer?

Bernhard: Das lässt ich nicht pauschal beantworten, denn es gibt nicht die eine fremde Erwartung, sondern ein ganzes Spektrum.

ChatGPT: Okay. Wenn es also ein Spektrum fremder Erwartungen gibt – und deine eigenen irgendwo darin verortet sind: Kann es dann überhaupt einen Projekterfolg geben, der für alle gleichermaßen gilt? Oder ist Projekterfolg immer ein Kompromiss zwischen konkurrierenden Erwartungshaltungen?

Bernhard: Da gehe ich mit. Natürlich gibt es unter den Erwartungshaltungen vielleicht dominantere, sei es aufgrund der Anzahl der Personen, die sie vertreten oder weil sie besonders einflussreiche Stakeholder vertreten.

ChatGPT: Okay. Wenn also Projekterfolg vom Gewicht einzelner Erwartungshaltungen abhängt – ist Erfolg dann eher eine soziale Verhandlung als ein objektiver Zustand? Und wenn ja: Wird Projekterfolg damit nicht zu etwas, das man kommunikativ herstellt, nicht nur durch Ergebnisse?

Bernhard: Ja, so würde ich das sehen. Danke für dieses Gespräch.

Again what learned: Projekterfolg wird kommunikativ hergestellt – nicht durch Ergebnisse.

Ich habe u.a. für die Table of Elements mit der neuen Bildgenerierung von ChatGPT herumgespielt. Das mit den Texten in Bildern ist besser geworden, aber noch nicht wirklich gut, denn aus der Retrospektive wurde die „Refrospektive“ (mit F), was immer das auch sein soll und die Umlaute schauen wir uns lieber nicht an. Ob ich wirklich schon so alt aussehe, überlasse ich anderen. In einem zweiten Versuch hat sich ChatGPT aber unaufgefordert der plastischen Chirurgie bemächtigt und die Personen aus der hochgeladenen Vorlage bis zur Unkenntlichkeit verjüngt.

Auch an dem mitunter störrischen Verhalten bin ich verzweifelt – manchmal will einen die KI einfach nicht verstehen und noch Schlimmeres habe ich jüngst bei der Entwicklung eines Texts im Canvas-Mode (das ist jetzt zwar nicht mehr Bildgenerierung, aber immer noch ChatGPT) erlebt, als Chat GPT Modifikationen nicht wie gewünscht rückgängig gemacht hat, d.h. das Tool hat mir zwar gesagt, es hätte die Änderungen rückgängig gemacht, dem war aber nicht so. Da hätte ich mir eine einfache Versionsverwaltung á la Google Docs gewünscht, denn meine zwischenzeitlich entwickelten Inhalte waren unwiederbringlich weg.

Naja, die Lernkurve geht weiter: bei ChatGPT und bei uns Nutzern.

Auch wenn künstliche Intelligenz und insbesondere ChatGPT als Hype-Thema gerade überstrapaziert sind, werden wir alle nicht umhin kommen, uns damit zu beschäftigen.

(1) Anwendungsfälle

Von der UNSECO gibt es einen Quick Start Guide „ChatGPT and Artificial Intelligence in higher education„.

Besonders ins Auge gestochen ist mir dabei eine Rollenübersicht von Mike Sharples:

Auch wenn die dort definierten Rollen wohl für den Hochschulkontext entwickelt wurden, finde ich sie auch darüber hinaus wichtig und inspirierend.

(2) Gefahren

Mit dem Nutzen von AI gehen auch neue Gefahren einher und ich meine damit nicht die „böse AI“. Beim BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informatiosntechnik) findet sich bereits einiges hierzu auf der BSI-Homepage oder zusammgefasst in dem Artikel „AI security concerns in a nutshell„.

(3) AI im Projektmanagement

Nachdem es ja hier im Blog häufig um Projektmanagement-Themen geht, hier noch ein ganz spezieller Hinweis: Nicht nur über sondern auch mit ChatGPT hat Torsten Koerting sein Buch geschrieben: „Die KI Revolution – Auswirkungen auf das Projektmanagement und wie sie sich neu erfinden“ (Amazon).