Mindjet, der Hersteller der Mind Map-Software Mindmanager bietet kostenlos eine Sammlung von englischsprachigen Mindmaps zu vielen Themen, u.a. Beispiele für die Projektplanung und Risikoassessment, zum Download an.
Ebenfalls kostenlos erhältlich ist ein Viewer, so dass auch nicht Mindmanager-Besitzer diese Mind Maps nutzen können. Mit dem Viewer ist es allerdings nicht möglich die Mind Maps zu verändern und weiterzuentwickeln.

Mind Maps sind eigentlich ein Kreativwerkzeug, das auf die Ideen von Tony Bzuan zurückkgeht. Sie lassen sich aber auch sehr gut auf andere Aufgabenstellungen, wie z.B. die schnelle Einarbeitung in neue Themen oder Projekte anwenden.
Mind Maps erfassen und strukturieren gleichzeitig Informationen.
Nichts anderes benötigt man bei der Einarbeitung in neue Themengebiete.

Hilfreicher noch als klassische Mind Maps sind hierbei elektronische Mind Maps, z.B. mit dem Mindmanager. Diese haben den Vorteil, dass man durch einfaches Drag and Drop die Struktur leicht wieder verändern kann, dass man z.B. in Kommentarfeldern zusätzliche Informationen hinterlegen kann, ohne das eigentliche Mind Map zu überfrachten oder dass man mehrere Mindmaps miteinander verknüpfen kann. Fehler lassen sich auch wieder leicht korrigieren. Wenn der Kollege Meier eigentlich Mayr heißt, ist das schnell korrigiert.

Wenn Sie der Meinung sind, ihr Einarbeitungs-Mind Map wäre fertig, können sie es schon fast wieder wegschmeißen… Seinen Dienst hat es dann nämlich getan. Die Struktur steht und die Inhalte sind ihnen vertraut. Sie können das Mind Map aber beispielsweise noch als Checkliste für die Einarbeitung neuer Kollegen verwenden. Sie werden es in der täglichen Arbeit aber immer weniger Heranziehen.

Im vorangegangenen Beitrag schwingt latent eine Frage mit:

Wann ist ein Projekt erfolgreich?

Zunächst hört sich diese Frage trivial an. Ein Projekt ist erfolgreich, wenn der Projektauftrag zeit-, termin- und kostengerecht umgesetzt ist.

Ist dem wirklich so?

Diese Liste hat keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Es finden sich sicher noch weitere „Erfolgs-Fälle“.

In der aktuellen Ausgabe des Projektmagazins findet sich ein Praxisbeitrag (nur für Abonnenenten, ansonsten kostenpflichtig) des Internet-Providers 1&1 mit einer provozierenden These: Projekte, die auf allzuviel PM-Methodik verzichten, sind tendenziell erfolgreicher als Projekte mit ausgeprägter PM-Methodik, wenn die Schlüsselfaktoren Mitarbeiterverhalten und Vertrauen gegeben sind.

In meiner persönlichen Interpretation deckt sich dies mit meinem Plädoyer für Selbstorganisation in Projekten. PM-Methodik ist natürlich sinnvoll, wer es aber schafft, den gesunden Menschenverstand der Beteiligten und ihre soziale Kompetenz zu nutzen, ist noch erfolgreicher. Der Artikel verdammt auch keine PM-Methodik, sondern weist auf die zentrale Bedeutung der Schlüsselfaktoren also von Soft-Skills im Projektmanagement hin.

Im Artikel wird aber noch auf einen zweiten Aspekt verwiesen:
PM-Methodik fokussiert sehr stark auf den Zielvereinbarungsprozess zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer. Dabei werden zahlreiche Kompromisse geschlossen. Gemäß PM-Methodik ist ein Projekt erfolgreich, wenn diese Ziele erreicht werden. Die Ziele decken sich aber nicht mehr mit den ursprünglichen Erwartungen der Beteiligten. PM-Methodik verleitet dazu, dass man sich mit den Kompromissen zufrieden zeigt und die maximale Abdeckung der eigentlichen Erwartungen vernachlässigt, selbst wenn mehr erreichbar gewesen wäre. Stellt dies die Zielarbeit und Scopedefiniton in Frage? Nein, nicht wirklich, vielmehr wird die Bedeutung der „richtigen“ Ziele betont.

Ein wesentlicher Punkt wird im Beitrag gar nicht erwähnt:
Das Unternehmen besitzt bereits eine ausgeprägte Projektkultur! Die Mitarbeiter kennen Projektarbeit und sind es gewohnt eigenverantwortlich in Projekten zu arbeiten. Nur weil Projektarbeit im Unternehmen bereits etabliert ist, war die Untersuchung von zahlreichen Projekten, die dem Beitrag zugrunde liegt, erst möglich.

Auf Alexander Vollands Homepage PMQS hatte ich schon früher hingewiesen. Dort finden sich auch eine ganze Reihe von interessanten Beiträgen zum Thema Projektmanagement zum Download:

Christian Henner-Fehr macht in seinem Blog Das Kulturmanagement auf einen Beitrag von Thomas Albrecht aufmerksam, der u.a. zeigt wie die Frage „Wozu?“ als Leitfrage bei der Projektplanung dienen kann. In der Praxis wird das „Wozu?“ häufig durch ein „Warum?“ verdrängt. Bei der Planung geht es aber nicht nur um den Aufbau von reinen Kausalketten, sondern auch um die Frage nach dem Sinn und Zweck – nämlich dem Projektauftrag.

Mit Portfolio- und Projektmanagement verhält es sich in etwa wie mit Effektivität und Effizienz:

Während das Portfoliomanagement dafür sorgt , dass wir die richtigen Dinge tun, also effektiv handeln, wird im Projektmanagement darauf geachtet , dass wir die Dinge richitig, also effizient machen.

Unschwer zu erkennen: Wir brauchen beides – Effizienz und Effektivität!

Kennen Sie das Phänomen, das Grossprojekte sich verselbständigen und ein Eigenleben entwickeln? Sich willkürlich von ihrem Projektauftrag entfernen oder im anderen Fall an ihm Festhalten, obwohl die Voraussetzungen dafür längst nicht mehr gegeben sind?

Während im vorangegangenen Beitrag das Autopoiesis-Konzept genutzt wurde, um aufzuzeigen, wie das Zulassen von Selbstorganisation zum Projekterfolg beitragen kann, erklärt uns die gleiche Theorie hier, wie es zu solchen Auswüchsen kommen kann, wie ein Staat im Staat entsteht.

Was heißt dies wiederum für die Projektarbeit?

Klar brauchen wir Selbstorgansiation, aber wir brauchen auch Grenzen. Sozusagen Selbsthygiene für unser soziales System. Auch wenn wir Freiräume für die Selbstorganistion sicherstellen müssen, müssen wir Auftrag und den Weg zum Ziel regelmäßig hinterfragen und verfolgen. Unsere Projektkultur benötigt nicht nur Selbstorganisation, sondern auch Selbstreinigung.

Abseits der bekannten Definitionen von Projekten (siehe auch Wikipedia), lassen sich Projekte auch als soziale Systeme interpretieren. Projekte können als ein Organisationsform sozialer Systeme für komplexe Aufgabenstellungen verstanden werden.

Einige vorangegangene Beiträge auf schlossbBlog haben sich bereits mit dem Thema Projektplanung und insbesondere den Grenzen der Planung beschäftigt.

Hier wird die Interpretation von Projekten als sozialen Systemen wieder interessant:

In der Theorie sozialer Systeme gibt es das Konzept der Autopoiesis. Autopoiesis (Begriffserklärung in Wikipedia) beschreibt die Selbstorganisation sozialer Systeme. In der täglichen Projektarbeit stellt sich die Frage, wie sich solche Selbstorganisationsmechanismen gezielt nutzen lassen. Die Antwort liegt auf der Hand: in der Schaffung einer entsprechenden Projektkultur, die die erforderlichen Freiräume zur Selbstorganisation sicherstellt. Das heißt z.B. für die Planung eines komplexen Projekts, dass diese nicht auf den Level von mehreren Tausend Tasks oder mehr heruntergebrochen werden muss, sofern die Selbstorganisation auf diesen Ebenen gewährleistet ist. Ein Planungsmonster von tausenden Zeilen ist nicht mehr aktuell pflegbar und ein solches Projekt wahrscheinlich mehr tot als lebendig.

Die Forderung: „Selbstorganisation statt Planung“ ist zugegebenermaßen ketzerisch und so nicht haltbar. Auch kleinere Teileinheiten können und müssen ihre Tasks sehr wohl planen. Dies muss aber nicht unbedingt in einer zentralen Gesamtplanung geschehen. Eine solche Planung muss nicht unbedingt deren formalen Anforderungen genügen, kann mitunter auch kurzfristig erfolgen und ist weitaus flexibler.

In der klassischen Projektplanung werden die Beziehungen zwischen einzelnen Tasks in Form von Abhängigkeiten abgebildet. Für den Projekterfolg entscheidend ist aber weniger deren formale Abbildung als das entsprechende Bewußtsein der Beteiligten und die Berücksichtigung im Handeln. Anderenfalls erklären Abhängigkeiten nur die Gründe für das Scheitern. Ein solches Bewußtsein, das Ansprechen und Aufgreifen der „richtigen Themen“ ist der Schlüssel zum Projekterfolg und führt uns wieder zurück zur Theorie sozialer System, insbesondere zu den Arbeiten von Niklas Luhmann (Wikipedia), der soziale Systeme über die Kommunikation definiert. In diesem Sinne liegt in der Kommunikation der Schlüssel zum Projekterfolg (aber auch der Schlüssel für eine erfolgreiche Planung 🙂 ).

Hier eine Studie zum Scheitern von Großprojekten, zitiert auf heise-online:
http://www.heise.de/newsticker/meldung/101626