Aufbewahrungspflichten f\u00fcr Projektunterlagen richtet sich in erster Linie nach dem Projektgegenstand (sind buchhalterische Fragen betroffen, handelt es sich um ein Vertriebsprojekt, sind Zoll und Au\u00dfenhandel betroffen, handelt es sich um eine Produktentwicklung,etc.). <\/p>\n
Aufbewahrungspflichten resultieren dabei teils aus gesetzlichen,aus „quasi-gesetzlichen“ oder aus nicht gesetzlichen Anforderungen. Ein Beispiel f\u00fcr quasi-gestzliche Anforderungen w\u00e4ren die Grunds\u00e4tze ordnungsm\u00e4\u00dfiger DV-gest\u00fctzter Buchf\u00fchrungssysteme (GoBS) nach denen Wirtschaftpr\u00fcfer Buchf\u00fchrungsrelevante DV-Systeme pr\u00fcfen. Nicht gesetzliche Anfoderungen k\u00f6nnen beispielsweise aus dem Qualit\u00e4tsmanagement oder dem Internen Kontrollsystem (obwohl man das mitunter schon wieder als quasi-gestzlich sehen k\u00f6nnte) bestehen. Bei den gesetzlichen Anforderungen ist neben Handels- und Steuerrecht, auch das Au\u00dfenhandelsrecht, die Produkthaftung und unter Umst\u00e4nden auch das Zivilrecht (Vertrags- und Prozessunterlagen) zu nennen. <\/p>\n
Die meisten Aufbewahrungspflichten schreiben in der Tat eine Aufbewahrungfrist von 10 Jahren vor. Dabei sind aber 10 Jahre nicht gleich 10 Jahre. Nimmt man wieder das Beispiel einer Buchhaltungssoftware so beginnt die 10j\u00e4hrige Aufbewahrungsfrist nicht mit der Einf\u00fchrung des Systems sondern mit dessen Abl\u00f6sung! Letztlich ist die Projektdokumentation erforderiich um belegen zu k\u00f6nnen, dass auch der letzte Beleg des System ordnungsgem\u00e4\u00df zustande gekommen ist. Die Aufbewahrungsfrist kann sich so weit \u00fcber 10 Jahre hinaus verl\u00e4ngern. <\/p>\n
Auswahl und Umfang der aufbewahrungspflichtigen Dokumente sind in der Tat leider interpretationsbd\u00fcrftig. Teilweise gibt es bei Wirtschaftspr\u00fcfern Kataloge \u00fcber aufbewahrungspflichtige Unterlagen nach GoBS. <\/p>\n
Mit Aufbewahrungfristen von 10 Jahren und mehr k\u00f6nnen auch besondere Archivierungsanforderungen einhergehen (z.B. dauerhafte Lesbarkeit der Dokumente) oder die Sicherstellung, dass die archivierten Dokumente nicht mehr ver\u00e4ndert wurden (z.B. mittels digitaler Signatur).<\/p>\n